Eine Zapfsäule, um bei einem Personalwechsel Wissen einfach abzuzapfen und dann in einen neuen Kopf zu tanken – klingt nach einer verlockenden Idee, oder?

Aber wäre das überhaupt sinnvoll? Das gesamte Wissen einer ausscheidenden Kollegin oder eines ausscheidenden Kollegen zu transferieren? Vermutlich nicht. Ein Großteil des Wissens wäre wahrscheinlich schon veraltet. Anderes Wissen ist für die Zukunft vielleicht gar nicht mehr relevant. Ein Teil des Wissens wäre vermutlich sehr allgemein und ließe sich schnell wiederaufbauen. Manches Wissen würde vielleicht sogar dabei stören, neue Ideen zu entwickeln und alte Muster zu verlassen.

Von welchem Wissen reden aber dann immer alle, wenn sie über Wissenstransfer sprechen?

Wir reden dabei immer von kritischem Wissen! Also dem Wissen, das für das Unternehmen zu einem großen Risiko werden kann, wenn es durch Fluktuation verloren geht. Zum Beispiel, weil Prozesse nicht mehr richtig durchgeführt, Maschinen nicht mehr bedient, Kundenbeziehungen nicht mehr gepflegt und Projekte nicht mehr weitergeführt werden können. Dann haben Organisationen ein echtes Wissensrisiko – und das gilt es zu verringern.

Deshalb lautet eine unserer Devisen: Erst priorisieren, dann transferieren! Um den Aufwand für die ausscheidenden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie die unterstützende Personalentwicklung so gering wie möglich zu halten, muss das (Erfahrungs-)Wissen ausscheidender Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen durchforstet und dabei nach transferrelevanten und oftmals impliziten Wissensaspekten gesucht werden.

Einmal volltanken bitte – aber mit Köpfchen: Wissen ist viel mehr als das rein fachliche Know-how

Wir haben in der Praxis festgestellt, dass die meisten Wissensträger und Wissensträgerinnen als erstes (und oftmals auch ausschließlich) an ihr fachliches Wissen denken. Hierzu zählen neben Methoden und Techniken, die angewendet werden, Wissen über Normen und Vorschriften und wichtige Informationsquellen auch firmenspezifisches Fachwissen, zum Beispiel über Produkte und über Prozesse.

Es gibt jedoch Wissensaspekte, die über diese Fachlichkeit hinausgehen. Zum Beispiel das persönliche Netzwerk: Hier liegt der Fokus nicht auf Fakten, sondern viel mehr auf Erfahrungen und weichem Wissen: „Mit welchen Kunden vereinbare ich Auftragsdetails aufgrund bestimmter Erfahrungen nur noch schriftlich?“ „Welchen Kollegen oder welche Kollegin spreche ich für spezifische Fachfragen an – allerdings nie vor seinem oder ihrem ersten Kaffee um 09:00 Uhr?“ „Welche Kooperationsbeziehungen bestehen zu Universitäten und Ausbildungsstäten und wie wird das Potenzial eingeschätzt?“

Auch Wissensaspekte aus dem Bereich Arbeitsorganisation können hochrelevant für den Transfer sein. Hier geht es um Aufgaben und Aufgabenbereiche, um Prozesse und Prozessschnittstellen, um genutzte Tools und Softwareprodukte und um die Kommunikation innerhalb und außerhalb des eigenen Bereichs. Gegebenenfalls hilft es, eine Arbeitswoche aus der nahen Vergangenheit zu reflektieren und die entscheidenden Aspekte zu notieren.

Wenn der ausscheidende Mitarbeiter oder die ausscheidende Mitarbeiterin in internen oder externen Projekten beteiligt gewesen ist, sollte man auch hierauf einen Blick werfen. Neben aktuellen Projekten und deren Stand in Bezug auf Meilensteine, Herausforderungen und Beteiligte sind auch Lernerfahrungen aus prägnanten abgeschlossenen Projekten wichtige Wissensaspekte.

Bei ausscheidenden Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen mit Führungsverantwortung sollte auch deren Führungswissen betrachtet und strukturiert werden. Neben Führungsinstrumenten geht es um Besonderheiten einzelner Angestellten, Zielvereinbarungen, aber auch Visionen und Strategien für den geführten Bereich.

Und was ist noch wichtig für den Transfer an einen neuen Kollegen oder an eine neue Kollegin? Die (inoffiziellen) Werte und Regeln der Zusammenarbeit. Deshalb werfen wir auch einen Blick auf die Unternehmenskultur der Gesamtorganisation sowie des betroffenen Bereichs und schauen mit dem Wissensträger und der Wissensträgerin, wie gemeinsam gearbeitet wird.

Und was passiert dann mit diesen ganzen Informationen? Wissen strukturieren und priorisieren

Dokumentiert werden die einzelnen Wissensaspekte in diesen sechs Wissenskategorien stichpunktartig in einer sogenannten Wissenslandkarte. Das Ziel ist, die unterschiedlichen Aspekte zu sammeln, zu strukturieren und dann zu priorisieren, indem überlegt wird, wie kritisch der einzelne Aspekt für die Organisation ist.

Hier benutzen wir ein Ampelsystem zur Beurteilung:

• Grün bedeutet, dass das Wissen eher allgemein und/oder mehrfach vorhanden und/oder schnell wieder aufzubauen ist.
• Gelb bedeutet, dass der Aspekt zwar wichtig ist, der Verlust jedoch keine ernsthafte Gefahr darstellen würde.
• Rot steht für die Wissensaspekte, die hochkritisch sind, da sie sehr spezifisch sind und/oder keine qualifizierte Stellvertretung vorhanden ist und/oder nur mit sehr viel Erfahrung und Zeit wieder aufzubauen sind.

Das richtige Wissen an die richtige Stelle bringen: Den Transfer planen und organisieren

Nur für die kritischen (die roten) Aspekte wird dann der Transfer geplant– immer mit einer geeigneten Methode für den jeweiligen Anwendungsfall. Hier kommen beispielweise Checklisten, Videos, Bildschirmaufzeichnungen, Datenbrillen oder interne Schulungen zum Einsatz. Wir sind überzeugt: Jeder Transferaspekt hat seine ideale Transfermethode. Und nicht immer ist die Dokumentation der richtige oder alleinige Ansatz…

Das klingt alles aufwendig? Ist es aber nicht: Wissenstransfer strukturiert planen in nur einem Tag!

Durch den strukturierten und priorisierten Ablauf dauert die Planung eines effizienten Wissenstransfers aus unserer Erfahrung ca. 8 Stunden – eine überschaubare und vor allem gute Investition!

Also: Tanken mit Köpfchen – das können wir Ihnen bieten. Probieren Sie es einfach aus!

Quelle: https://www.wima-tage.de/news/wissensnehmer_und_wissensnehmerinnen_sinnvoll_betanken.html

Krone-Gruppe setzt auf ausbaubare ECM-Plattform

Fachbeitrag von Julia Pedak, Redakteuring bei der SER Group

Informationen gehören nicht in Silos! Das hat die Krone-Gruppe längst erkannt. Der internationale Nutzfahrzeug- und Landmaschinenspezialist versorgt seine Kunden mit modernsten Maschinen und Fahrzeugen – und seine Mitarbeiter mit den richtigen Informationen. Krone hat mit der unternehmensweiten Doxis4 Enterprise Content Management (ECM) -Plattform von SER die Basis für bereichsübergreifendes Informations- und Prozessmanagement geschaffen.

Sattelauflieger, Containerfahrgestelle, Anhänger, Agrar-High-Tech: Das Portfolio der Krone-Gruppe umfasst echte Riesen. Riesig war auch das Dokumentenvolumen des norddeutschen Unternehmens – und noch dazu verteilt im Altarchiv, in verschiedenen Laufwerken, E-Mail-Postfächern, lokalen Ordnern und Papierakten. Im Krankheits- oder Urlaubsfall waren Dokumente für Kollegen oder andere Fachabteilungen nicht zugänglich, Geschäftsprozesse mussten warten. Verließen Mitarbeiter das Unternehmen, ging mit ihnen zum Teil sogar wertvolles Wissen verloren. Das musste sich einfach ändern!

Ziel: Einheitliches Dokumentenmanagement

Heute setzt Krone mit Doxis4 von SER auf eine unternehmensweite ECM-Plattform, die einheitliches und transparentes Dokumenten- und Prozessmanagement ermöglicht. Ein wichtiger Aspekt bei der Plattform-Auswahl war die Mehrsprachigkeit: Das ECM ist in der Landessprache der jeweiligen Standorte verfügbar. Und die sind auf allen Kontinenten vertreten. Auch bei der Wahl des Anbieters hatte Krone klare Vorstellungen. „Wir suchten nach einem deutschen ECM-Hersteller, der bei Supportanfragen schnell greifbar ist. Kurze Kommunikationswege waren uns wichtig“, so Lars Schmerge, ECM-Projektleiter bei der Bernard Krone Holding.

Bye Bye Altarchiv

Zum ECM-Projektstart 2012 stand bei Krone zunächst die Ablösung des AS/400-Archivs an. „Der Support war hierfür einfach nicht mehr gegeben. Auch die Ersatzteilversorgung für unser Altarchiv konnte nicht mehr ausreichend sichergestellt werden“, so Sandra Nee, IT-Mitarbeiterin bei Krone. Eine Migration war dringend notwendig – und gelang mit dem Migrationskonzept von SER. Fünf Millionen Daten und Dokumente wurden im laufenden Betrieb in Doxis4 überführt. Mehr als drei Millionen kommen jedes Jahr neu hinzu. Undurchsichtige lokale Ordnerstrukturen muss und will sich für ihre Ablage niemand mehr anlegen. Die Krone Mitarbeiter finden jetzt alle Informationen, die sie für ihre täglichen Aufgaben brauchen, über die ECM-Plattform. Dazu zählen auch Daten und -Dokumente aus dem integrierten SAP, das Vertrieb, Kundendienst, Qualitätsmanagement, Finanzwesen, Produktion und viele weitere Abteilungen einsetzen.

Doxis4 ist tief in die von Krone eingesetzten SAP-Module integriert.

eAkten vernetzen Abteilungen

Für reibungslose, schnelle Prozesse müssen Mitarbeiter bei Krone Informationen bereichsübergreifend nutzen können. Zentraler Bestandteil der SER-Lösung sind daher digitale Akten, die unternehmensweit zum Einsatz kommen. Sie bündeln Informationen im Geschäftskontext und ermöglichen den unterschiedlichen Abteilungen spezifische Sichten darauf. Mit Lieferantenakten dokumentiert Krone z.B. den gesamten Lebenszyklus der Lieferanten-Geschäftsbeziehung sowie die Eigenschaften und Qualität des Liefermaterials. Der Einkauf legt hier z.B. E-Mail-Korrespondenz oder Angebote für Schweißbaugruppen und Trailerreifen ab. Dazu wird die Akte mit Bestellungen, Materialstämmen sowie Preis- und Stücklisten direkt aus dem integrierten SAP befüllt. Die Abteilung Qualitätssicherung ergänzt die Akte u.a. mit Prüf- und Abnahmeprotokollen. All diese Informationen sind jederzeit verfügbar und unterstützen Krone-Mitarbeiter z.B. bei Jahresabschlussgesprächen mit Lieferanten.

Schnelle Auskunft steigert Service

Warten, bis ein Mitarbeiter die richtigen Informationen gefunden hat? Das will kein Kunde. Darum nutzt Krone im Vertrieb eAkten, die Mitarbeiter sofort auskunftsfähig machen. Für den Vertrieb im Geschäftsbereich Nutzfahrzeuge stehen in Doxis4 Fahrzeugakten mit SAP-Anbindung bereit. Wird ein Anhänger im SAP-System als Materialnummer angelegt, erzeugt das ECM automatisch eine eigene elektronische Fahrzeugakte mit Plandokumenten, Betriebsanleitungen, Stücklisten, TÜV-Abnahmeprotokollen, Beschriftungsvorlagen etc. Das spart Zeit bei der Ablage und stellt sicher, dass immer alle relevanten Informationen im richtigen Kontext zur Verfügung stehen. Auch im Geschäftsbereich Landtechnik erleichtern digitale Akten die Arbeit: Die Sales-Kollegen wechseln mit einem Klick von einer Kundenakte in eine Maschinenakte und beantworten im Verkaufsgespräch sofort spezifische Fragen zu einer Maschine.

Um die Servicequalität weiter zu steigern, hat Krone Doxis4 und die Telefonie-Software Estos miteinander integriert. Geht ein externer Anruf ein, erkennt das ECM-System an der Telefonnummer, um welchen Kunden es sich handelt, und ermöglicht dem Servicemitarbeiter einen direkten Absprung in die digitale Kundenakte. Der findet hier direkt alles, was zum Beantworten der Kundenfragen nötig ist: Notizen des letzten Telefongesprächs, versendete Angebote, eingegangene Bestellungen und die Historie abgeschlossener Geschäfte.

Startklar am ersten Arbeitstag

Eine wichtige Voraussetzung für Spitzen-Service und -qualität sind zufriedene Mitarbeiter. Bei Krone sind es rund 4.500 – und denen soll es ab dem ersten Arbeitstag an nichts fehlen. Auch dabei wird Krone durch die ECM-Plattform unterstützt: Stellt die Personalabteilung das Eintrittsdatum eines neuen Mitarbeiters in der Zeiterfassungs-Software ein, legt Doxis4 automatisch eine neue digitale Personalakte an. Parallel dazu startet das ECM einen Personaleintrittsworkflow und benachrichtigt die IT, wann der neue Mitarbeiter seinen Job antritt und was bis dahin vorbereitet werden muss: Chip für den Gebäudezutritt bereitstellen, Firmen-Laptop oder -Smartphone beschaffen, Zugangskonten anlegen, E-Mail-Postfach einrichten etc. Auch der Einkauf wird einbezogen, wenn z.B. im Arbeitsvertrag ein Firmenwagen zugesichert ist. Doxis4 bezieht verschiedenste Abteilungen in diesen Prozess ein und leitet sie durch alle nötigen Aufgaben.

Automatisiert & revisionssicher – in allen Sprachen

An welchem Standort Krone-Mitarbeiter auch arbeiten: Sie nutzen die ECM-Plattform einfach in ihrer Landessprache. Ein Beispiel dafür ist die Kreditorenbuchhaltung, die Doxis4 an zwei Standorten in Deutschland und in den Auslandsgesellschaften in Frankreich, den Niederlanden, der Türkei und Großbritannien einsetzt. Per E-Mail, Papier und IDoc-Format eingehende Rechnungen werden automatisiert erfasst, klassifiziert, im SAP-System sachlich geprüft und an die Buchhalter zur Validierung und Freigabe weitergeleitet. Diese freuen sich über die schnelleren Durchlaufzeiten und die Übersicht über alle offen Rechnungen und Skontofristen, die das ECM ermöglicht. Nach Abschluss einer Buchung können sie sich außerdem darauf verlassen, dass alle Rechnungen revisionssicher in Doxis4 archiviert und jederzeit wieder auffindbar sind.

Plattform mit Potenzial

Die Krone-Gruppe baut ihre ECM-Plattform kontinuierlich aus: Doxis4 soll immer mehr Geschäftsprozesse automatisieren und beschleunigen – auch über die Unternehmensgrenzen hinaus. Bei dem Projekt „Lieferantenanbindung 2020“ spielt Doxis4 daher eine zentrale Rolle. Stellen Krone-Lieferanten im mit Doxis4 integrierten Lieferantenportal z.B. eigene Zertifikate, technische Zeichnungen oder QS-Schweißprotokolle bereit, werden die Unterlagen automatisiert der richtigen elektronischen Lieferantenakte zugeordnet. „Das wäre ein wahrer Benefit für unsere Qualitätssicherung, die diesen Dokumenten dann nicht mehr hinterherlaufen muss“, freut sich Lars Schmerge.

Quelle: https://www.wima-tage.de/news/vom_individuellen_wissen_zum_transparenten_know_how.html