Unternehmen sammeln immer mehr Daten, um sie auszuwerten und wichtige Erkenntnisse daraus abzuleiten. Allerdings bringen hochentwickelte Datenanalyse-Tools, die immer häufiger auch auf Basis von Künstlicher Intelligenz operieren, wenig, wenn die Datenqualität nicht stimmt. Betriebe, die sich bei ihren Geschäftsmodellen und Prozessen stark auf Daten stützen, brauchen deshalb klare Richtlinien, wie und wann Daten gepflegt und gegebenenfalls gelöscht werden können. Entsprechende Policies gibt es auch in fast jedem Unternehmen. Das Problem in der Praxis ist jedoch oft die Umsetzung.

Unternehmen erfassen immer mehr und immer vielfältigere Daten und nutzen immer mehr Kanäle, um mit ihren Kunden zu interagieren. Nicht selten entstehen dadurch fragmentierte Datensilos, die sich nur mit großem Aufwand aufbrechen und zentralisieren lassen. Vor diesem Hintergrund ist die Gefahr groß, dass ungenaue, unvollständige und veraltete Datensätze entstehen, die die Aussagekraft und Aktualität der in Analysen gewonnenen Erkenntnisse mindern.

Auch in rechtlicher Hinsicht – Stichwort: Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) – hat die Komplexität zugenommen. Dies betrifft insbesondere auch die Frage nach der Löschung von Daten. Laut einer Studie von Blancco, einem Spezialisten für Datenpflege, gibt es zwar in fast allen (96 Prozent) der mehr als 1.800 weltweit befragten Unternehmen Richtlinien für den Umgang und das Löschen von Daten. Die meisten Betriebe scheitern aber daran, ihren Mitarbeitern diese Regelungen umfassend zu vermitteln. In Deutschland trifft das auf die Hälfte aller Teilnehmer der Umfrage zu – mit spürbaren Auswirkungen auf den operativen Umgang mit unternehmensseitig erfassten Informationen.

Sensible Daten können in falsche Hände geraten

In vielen Betrieben herrscht vor diesem Hintergrund ein Gefühl von falscher Sicherheit im Daten-Handling vor – insbesondere dann, wenn es um deren Löschung geht. Wie die Studie weiter zeigt, erfolgt diese häufig in der rein physikalischen Zerstörung von Datenträgern oder in Lösch- bzw. Formatierungsvorgängen. Einfach formatierte Festplatten lassen sich jedoch vergleichsweise leicht wiederherstellen und dadurch können sensible Daten möglicherweise in falsche Hände gelangen.

Ein ähnliches Risiko besteht auch, wenn Beschäftigte das Unternehmen verlassen oder veraltete Laptops, Desktop-Rechner, Festplatten oder Server-Hardware für die Entsorgung vorgesehen werden. Laut Studie wird etwa die Hälfte aller Altgeräte durch Drittanbieter entsorgt und damit dem unmittelbaren Einflussbereich des Unternehmens entzogen. Wenn die Geräte vor dem Löschen noch lange gelagert werden oder nicht hinreichend dokumentiert wird, welche Daten sicher gelöscht wurden, können Unternehmen schnell in Erklärungsnot geraten.

Datenkompetenz institutionalisieren und klare Verantwortlichkeiten schaffen

Die bloße Formulierung von Richtlinien für Compliance und Datenschutz sowie für den Umgang mit und das Löschen von Daten reichen vor diesem Hintergrund nicht aus. Unternehmen, die mit Daten und deren Analyse arbeiten, brauchen über den reinen Vorschriftstext hinaus auch klare personelle Verantwortlichkeiten für das Thema Datenkompetenz und Datensicherheit – beispielsweise in Form eines CDO (Chief Data Officer oder Chief Digital Officer). Dieser trägt die Verantwortung für die Umsetzung der entsprechenden Richtlinien, treibt ihre Einhaltung und Umsetzung voran und fordert die dafür erforderlichen Prozesse ein bzw. kommuniziert diese.

So lassen sich Daten sicher und rechtskonform löschen

• Zunächst gilt es, die Rahmenbedingungen festzulegen. Dazu gehört es, Standards hinsichtlich Verfügbarkeit, Nutzung, Datenqualität, Zugriff, Sicherheit und Datenschutz zu definieren.
• Zuständigkeiten für die Umsetzung der Richtlinien und die Überwachung der Einhaltung müssen klar verteilt sein.
• Auch die Zeitpunkte für das Bereinigen und Löschen von personenbezogenen Daten sowie Aufbewahrungsfristen sollten in den Rahmenbedingungen festgelegt werden. Hierbei müssen auch die gesetzlichen Vorgaben (etwa der DSGVO) berücksichtigt werden.
• Die vorab definierten Richtlinien müssen unternehmensweit kommuniziert und alle Mitarbeiter für das Thema Datenqualität sensibilisiert werden.
• Die Richtlinie zur Datenlöschung sollte alle IT-Assets umfassen – inklusive Smartphones, Tablets, PCs, Server und die virtuelle Infrastruktur.
• Wichtig ist, dass Geräte mit sensiblen Daten das Unternehmen oder die Rechenzentrumsumgebung nicht verlassen – das gilt insbesondere vor dem Hintergrund, dass sich die private und geschäftliche Nutzung von Endgeräten durch hybride Arbeitsmodelle nicht mehr klar trennen lässt.
• Auch bei Altgeräten sollte darauf geachtet werden, dass deren Daten innerhalb des IT-infrastrukturellen Einflussbereichs des jeweiligen Betriebs verbleiben – etwa bei Recycling oder Spende. Daten sollten in diesen Fällen noch vor Ort von den Geräten gelöscht und die Bereinigung durch ein entsprechendes Zertifikat nachgewiesen werden.
• Übernimmt ein externer Anbieter die Entsorgung von Altgeräten, sollte er eine vollständige Nachweiskette erstellen, wie mit der Ware seit Abholung im Detail verfahren wurde. Empfehlenswert ist es, sich in diesem Fall ein Datenvernichtungszertifikat für jedes Gerät ausstellen zu lassen.
• Geräte sollten am Ende ihrer Lebensdauer vorzugsweise innerhalb von 24 Stunden entsorgt werden.

Quelle: https://www.wissensmanagement.net/magazin/newsartikel/risiko_big_data_viele_
unternehmen_vernachlaessigen_das_thema_datenqualitaet.html

Aufgrund des anhaltenden Fachkräftemangels fällt es Firmen zunehmend schwer, ihr qualifiziertes Fachpersonal an sich zu binden und sich vor Abwerbungen zu schützen. Dieser Trend ist jedoch fatal, das Unternehmen angesichts des Fachkräftemangels und der demografischen Entwicklung von ihrem von ihrem Personal abhängig sind. Um das Abwerben zu verhindern, sollten sie ihren Mitarbeitern folglich gute Gründe geben, um bei ihrem gegenwärtigen Unternehmen zu bleiben. Dabei gilt: Das Gehalt ist schon lange kein wirksames Mittel mehr, um Mitarbeiter zu halten. Doch es gibt zahlreiche andere Maßnahmen, die die Bindung an das Unternehmen nachhaltig stärken.

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Die richtige Ansprache wählen

Ehe die fünf Tipps betrachtet und die Frage beantwortet werden kann, wie sich die Mitarbeiter tatsächlich an das Unternehmen binden lassen, ist darauf hinzuweisen, dass Inhalte alleine kaum überzeugen werden. Vielmehr müssen die Angestellten so angesprochen werden, wie sie sich das wünschen und wie es ihrem Lebensalltag entspricht – auch wenn das für Unternehmen bedeuten kann, sich von bisherigen Vorgehensweisen und vor allem von einem überhalten Kommunikationsstil zu lösen. Konkret bedeutet das: Wer sein Personal nicht verlieren will, muss es bildlich gesprochen dort abholen, wo es steht, nämlich überwiegend im Internet und dort bevorzugt in den sozialen Medien.

An digitalen Tools, wie Smartphone und Tablet, führt folglich kein Weg vorbei. Erst damit gelingt es, die Bedürfnisse und die Wünsche insbesondere der jungen Generation zu erkennen und ihre Gewohnheiten zu nutzen. Doch der Aufwand zahlt sich aus! Sollte nämlich tatsächlich ein Top-Mitarbeiter die Organisation verlassen, geht dem Unternehmen dessen gesamtes Know-how verloren. Dazu gehört neben wertvollem Erfahrungs- auch das wichtige Beziehungswissen – und damit der „richtige Draht“ zu Kunden und Geschäftspartnern.

1. Das tägliche Feedback

Grundsätzlich ist es wichtig, regelmäßiges Interesse daran zu zeigen, wie es dem Mitarbeiter geht. Bereits in kurzen Gesprächen lässt sich erfragen, welche positiven oder negativen Situationen der Angestellte tagtäglich erlebt und wie er sie meistert. Was hat ihn stolz gemacht und wann hat er sich innerhalb des Teams integriert gefühlt? Demgegenüber aber auch: Wann hätte er sich mehr Unterstützung erhofft und in welchen Bereichen schafft er es nicht, sein Potenzial auszuschöpfen? Gelingt es einmal nicht, diese Fragen im direkten Gespräch zu erörtern, kann eine aufs Smartphone gespielte Firmen-App zur Beantwortung genutzt werden. Der Chef erhält damit ein Feedback seiner Mitarbeiter und kann deren Bedürfnisse künftig besser berücksichtigen. Die Mitarbeiter fühlen sich dadurch verstanden und wertgeschätzt – ihre Bindung zum Unternehmen wächst.

2. Der Status als Top-Arbeitgeber

Der Arbeitgeber sollte seinen Angestellten aber nicht nur zuhören, sondern ein ideales Umfeld schaffen. Denn Arbeitszeit ist immer auch Lebenszeit – sie will sinnvoll genutzt werden. Es gilt also, den Mitarbeiter und seine Bedürfnisse konsequent in den Mittelpunkt zu stellen, den Bedarf für erforderliche Veränderungen zu verstehen und entsprechend zu handeln. Auf diese Weise gelingt es nicht nur, ein besseres Klima innerhalb der Firma zu entwickeln. Vielmehr wird damit die Grundlage geschaffen, um das Potenzial der Angestellten bestmöglich zu nutzen – und dem Einzelnen beim Überwinden individueller Schwächen zu helfen. Denn der Mitarbeiter möchte nicht nur auf seine Arbeitsleistung reduziert werden. Er wünscht sich Qualifizierungsmaßnahmen und Aufstiegschancen. Je besser der Arbeitgeber diesen Bedarf umsetzt, desto mehr profitiert sein Image davon.

3. Etwas Besonderes für die Angestellten

Zudem muss sich das Unternehmen fragen, was es seinen Mitarbeitern bieten kann, was sie in einer anderen Organisation nicht erhalten. Dazu können Vorteile gehören, die weit über die Erhöhung des Gehalts hinausgehen. Gemeint ist etwa die Aussicht, früher in Rente zu gehen und somit schon ab dem 62. Lebensjahr statt erst nach dem 67. Geburtstag den Lebensabend genießen zu dürfen – eine Vereinbarung, die erfahrungsgemäß vor allem auf die älteren Fachkräfte sehr verlockend wirkt. Immerhin erhalten sie damit die Chance, in einem körperlich und geistig fitten Zustand in die Rente zu gehen – und somit noch ein deutlich mehr vom Leben zu haben. Natürlich muss damit zugleich gewährleistet sein, dass der Arbeitnehmer auch finanziell entsprechend abgesichert ist. Die Rentenzahlung muss folglich ohne Abzüge bleiben.

4. Die bessere Versorgung im Gesundheitssystem

Ein weiterer Aspekt wird in der medizinischen Versorgung gesehen. Auch hier lohnt es sich, gemeinsam mit dem Angestellten nach Möglichkeiten für eine individuellen Verbesserung zu suchen, denn die von den Krankenkassen übernommenen Leistungen decken sich nicht immer mit den Wünschen und Bedürfnissen der Versicherten. Zu denken wäre an die langwierige Terminvergabe bei Fachärzten. Oder an die Behandlung durch den Chefarzt. Übernimmt das Unternehmen entsprechende Maßnahmen, wird das von vielen Fachkräften honoriert – durch eine hohe emotionale Bindung an den Arbeitgeber.

5. Keine einmalige Angelegenheit

Natürlich sollten die Vorteile und Goodies nicht nur einmal angeboten werden. Vielmehr gilt es, sie fest in das Leistungspaket zu integrieren, das der Arbeitgeber anbietet, so dass sich die Fachkräfte darauf verlassen können. Die Fachkräfte müssen sich zu jeder Zeit darauf verlassen können. Weitere Optionen wären etwa die Erhöhung des Gehalts und der Rentenbeträge, die Übernahme einer Berufsunfähigkeitsversicherung oder die Zahlung eines auch für den Privatgebrauch vorgesehenen Handys.

Maßnahmen also, die einerseits erhebliche Vorteile für den Angestellten auslösen und die einen echten Mehrwert für diesen bereithalten. Andererseits aber auch das Handeln eines Unternehmers, der um das Wohlergehen seiner Mitarbeiter bemüht ist und der stets versucht, ihren beruflichen wie privaten Alltag zu verbessern. Denn wer hoch qualifizierte Fachkräfte für sich gewinnen und sie möglichst lange in der Firma halten möchte, muss ihnen mehr bieten als eine Tankkarte und einen Obstkorb.

Quelle: https://www.wissensmanagement.net/themen/artikel/artikel/fuenf_tipps_damit_fachkraefte_nicht_
mehr_abgeworben_werden.html

Homeoffice, flexible Arbeitszeiten und neue Formen der Zusammenarbeit: Die Modernisierung und Digitalisierung der Arbeitswelt haben sich in der Corona-Pandemie weiter beschleunigt. Aktuell arbeitet die Hälfte aller Erwerbstätigen (50 Prozent) in Deutschland vollständig oder teilweise im Homeoffice beziehungsweise mobil. Der Zuspruch für flexiblere Arbeitsformen ist groß. Die übergroße Mehrheit der Erwerbstätigen versammelt sich hinter Werten und Einstellungen, die mit „New Work“ verbunden werden: Die Arbeitszeit frei einteilen (95 Prozent), individuelle Leistungs- und Lernziele selbst bestimmen (95 Prozent) und allgemein einer sinnstiftenden Tätigkeit (91 Prozent) nachgehen zu können, sind breit geteilte Wünsche an den Job. Vom Arbeitgeber wird erwartet, gesellschaftliche Verantwortung zu übernehmen (91 Prozent) und Gleichstellung und Diversität zu fördern (92 Prozent).

Vor die Wahl gestellt, möchten neun von zehn Erwerbstätigen (88 Prozent) nach der Pandemie zumindest teilweise im Homeoffice arbeiten, acht von zehn (80 Prozent) an einem festen Arbeitsplatz in einem Einzelbüro. Allgemein sollte mobiles Arbeiten in Deutschland nach Ansicht der großen Mehrheit (71 Prozent) viel stärker genutzt werden. Mehr als die Hälfte (56 Prozent) spricht sich dafür aus, dass jede und jeder Beschäftigte einen Anspruch auf eine Prüfung haben sollte, ob die Tätigkeit auch mobil ausgeübt werden kann. Das sind zentrale Ergebnisse einer repräsentativen Befragung von mehr als 1.500 Erwerbstätigen in Deutschland ab 16 Jahren im Auftrag des Digitalverbands Bitkom. „Kaum ein anderer Lebensbereich hat sich zuletzt so rasant gewandelt wie die Arbeitswelt. In der Pandemie sind von heute auf morgen Millionen Erwerbstätige ins Homeoffice gewechselt – und viele möchten daran festhalten. Längst nicht alle Jobs sind zum mobilen Arbeiten geeignet. Aber der Wunsch nach mehr Flexibilität, Selbstbestimmung und Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben ist groß und die Politik und Unternehmen sind gefordert, hierfür den richtigen Rahmen zu setzen“, sagt Bitkom-Präsident Achim Berg.

Digitalisierung der Arbeit wird zunehmend als Chance gesehen

In der Pandemie hat sich die Sichtweise auf die Digitalisierung der Arbeitswelt weiter stark zum Positiven entwickelt. Mehr als acht von zehn Erwerbstätigen (84 Prozent) sehen die Digitalisierung als Chance für ihre berufliche Situation. 2019 waren es erst 66 Prozent. Nur noch jede und jeder Siebte (14 Prozent) sieht dagegen in der Digitalisierung eine Gefahr für die eigene berufliche Situation, sehr viel weniger als vor der Pandemie (2019: 32 Prozent). Corona-bedingt hat die Mehrheit der Erwerbstätigen Erfahrungen im Homeoffice gesammelt. Ein gutes Viertel (27 Prozent) geht einer Tätigkeit nach, die vollständig für Homeoffice geeignet ist. Ein gutes Drittel (35 Prozent) der Jobs eignet sich nach Einschätzung der Befragten zumindest teilweise dafür. 36 Prozent der Tätigkeiten sind dagegen nicht für Homeoffice geeignet. Aktuell dürfen zwei Drittel der Erwerbstätigen (65 Prozent) mobil, etwa im Homeoffice, arbeiten. Von ihnen nehmen drei Viertel (77 Prozent) diese Möglichkeit auch wahr. Auf alle Erwerbstätigen gerechnet – also auch diejenigen, deren Jobs sich nicht für mobiles Arbeiten eignen – macht das genau die Hälfte: 50 Prozent der Erwerbstätigen in Deutschland arbeiten aktuell ganz oder teilweise mobil beziehungsweise im Homeoffice.

Auch in Präsenz-Jobs wächst der Wunsch nach Flexibilität

Wer nicht mobil arbeiten darf, obwohl das von der Tätigkeit her möglich wäre, ist damit unzufrieden. Drei von zehn (30 Prozent) möchten zumindest einen Tag pro Woche mobil arbeiten, zwei von zehn (22 Prozent) mehrere Tage pro Woche und ein Zehntel (10 Prozent) will ausschließlich mobil arbeiten und nicht mehr ins Büro. Das übrige Drittel (34 Prozent) würde zumindest ab und zu mobil arbeiten wollen. Auch unter denjenigen, die einer Tätigkeit nachgehen, für die Präsenz erforderlich ist, wollen viele mehr Flexibilität. Vier von zehn (44 Prozent) würden mobil arbeiten, wenn der Job es zuließe. Dem stehen drei von zehn (29 Prozent) gegenüber, die das nicht möchten. Ein Viertel der Erwerbstätigen mit Präsenz-Jobs (23 Prozent) wünscht sich als Ausgleich andere Angebote wie zusätzliche Urlaubstage oder mehr Selbstbestimmung bei der Erstellung von Dienst- und Schichtplänen. 8 Prozent würden den Job wechseln, um mobil arbeiten zu können. Wer sich trotz der Möglichkeit dagegen entscheidet, mobil beziehungsweise im Homeoffice zu arbeiten, nennt dafür technische, persönliche und organisatorisch-kulturelle Gründe. Ein Drittel (34 Prozent) hat zu Hause eine zu langsame oder fehleranfällige Internetverbindung. Ein Viertel (27 Prozent) berichtet von einer allgemein starken Präsenzkultur beim Arbeitgeber. Und zwei von zehn (22 Prozent) haben den Wunsch, sich im Büro mit Kolleginnen und Kollegen persönlich auszutauschen. „Homeoffice ist für viele Erwerbstätige von der Ausnahme zur Regel geworden. Eine breite Mehrheit möchte ihren Arbeitsort flexibel wählen, wobei die meisten generell nicht vollständig mobil arbeiten, sondern zwischen Büropräsenz und Homeoffice wechseln wollen“, sagt Achim Berg.

Neun von zehn sehen ihre Zukunft im Homeoffice

Geht es nach den Erwerbstätigen, wird es in der Zeit nach der Pandemie eine Mischung aus mobiler und Präsenzarbeit geben. In Zukunft möchten neun von zehn (88 Prozent) mindestens teilweise im Homeoffice arbeiten. Acht von zehn wollen einen festen Arbeitsplatz (80 Prozent) in einem Einzelbüro, sieben von zehn (69 Prozent) einen festen Arbeitsplatz in einem Mehrpersonenbüro. Ins Großraumbüro will dagegen nur ein Drittel (32 Prozent), und das nur gelegentlich. Populärere Arbeitsorte sind dagegen die Ferienwohnung (59 Prozent), ein Shared Desk im Büro (58 Prozent), ein fester Wohnort im Ausland (58 Prozent) und ein Co-Working-Space (58 Prozent). Drei von zehn (31 Prozent) möchten gerne vom Campingbus aus arbeiten. Zwei von zehn (19 Prozent) bevorzugen es, unterwegs zu arbeiten, etwa in der Bahn. Berg: „Die neue Normalität entscheidet sich nicht zwischen klassischer Präsenzarbeit und Homeoffice, sondern ist ein klares Sowohl-als-auch. Hybride Arbeitsmodelle werden sich zunehmend durchsetzen. Die meisten werden einige Tage pro Woche ins Büro gehen und einige Tage zu Hause arbeiten. Einige werden nur noch im Homeoffice sein, andere nur im Büro. Und der eine und die andere wird ‚Workation‘ bevorzugen und am Urlaubsort arbeiten, sei es im Hotel oder Camper – immer vorausgesetzt, der Job lässt das zu.“

Corona treibt den Kulturwandel hin zu New Work

Mit der Digitalisierung und Flexibilisierung der Arbeitswelt verändert sich auch die Kultur am Arbeitsplatz. Die Corona-Pandemie hat ein breites Umdenken ausgelöst, was Führung, Kollaboration und Prozesse angeht. Acht von zehn abhängig Beschäftigten (79 Prozent) haben den Eindruck, dass ihr Arbeitgeber seinen Beschäftigten seit der Pandemie mehr vertraut und verstärkt auf Eigenverantwortung setzt. Drei Viertel (74 Prozent) stellen eine größere Aufgeschlossenheit gegenüber digitalen Technologien fest. Die Hälfte (51 Prozent) sagt, dass mehr auf die Gesundheit und das Wohlbefinden der Beschäftigten geachtet wird. Jeweils vier von zehn (40 Prozent) berichten von einem kooperativeren Führungsstil, flexibleren Arbeitszeiten und einer gelockerten Kleiderordnung. Ein Drittel (34 Prozent) sieht mehr Weiterbildungsmöglichkeiten für die Beschäftigten. Berg: „Die von Corona ausgelösten Veränderungen gehen weit über den Trend zum Homeoffice hinaus. Die Pandemie hat die Arbeitskultur tiefgreifend verändert, für viele Beschäftigte fühlt sich Arbeit nach Corona ganz anders an.“

Produktivität und Zufriedenheit im Büro am höchsten

Je nach Arbeitsort und Umfeld beurteilen die Erwerbstätigen ihre Produktivität und ihre Arbeitszufriedenheit unterschiedlich. Klassische Büroarbeit setzt dabei Maßstäbe: 98 Prozent der Erwerbstätigen schätzen ihre Produktivität im Büro als hoch ein, für die Arbeitszufriedenheit sagen das 90 Prozent. Das Homeoffice erzielt bei Produktivität (90 Prozent) und Zufriedenheit (88 Prozent) ebenfalls sehr hohe Werte und folgt knapp dahinter. Unterwegs, zum Beispiel in der Bahn, schätzt gut die Hälfte (56 Prozent) ihre Produktivität als hoch ein, bei der Arbeitszufriedenheit sind es 55 Prozent. Am schwächsten schneiden sonstige Orte ab, wie Co-Working-Spaces, Cafés oder Ferienwohnungen. Dort empfinden nur 48 Prozent ihre Produktivität und 44 Prozent ihre Arbeitszufriedenheit als hoch.

Quelle: https://www.wissensmanagement.net/magazin/newsartikel/new_work_die_haelfte_der_deutschen_
arbeitet_im_homeoffice.html

Fachbeitrag von Peter Schreiber

Spricht man mit den Kunden von Unternehmen, dann zeigt sich oft: Sie spüren die Folgen der verstärkten virtuellen oder hybriden Zusammenarbeit bei ihren Dienstleistern und Lieferanten – in Form einer sinkenden Qualität. Deshalb staut sich bei ihnen Unmut an.

^{Bildquelle: (C) TheDigitalArtist / Pixabay}

„Alles paletti; alles läuft rund.“ Diese Aussage hört man oft von Führungskräften und Mitarbeitern von Unternehmen, wenn man mit ihnen über die seit Ausbruch der Corona-Pandemie verstärkte virtuelle Zusammenarbeit bzw. das vermehrte Arbeiten im Homeoffice spricht. Zwar beklagen die Gesprächspartner dann zuweilen die reduzierte persönliche Kommunikation mit ihren Kollegen, doch ansonsten ist aus ihrer Warte „alles in Butter“.

Kunden spüren ein Nachlassen der Qualität

Anders äußern sich oft ihre Kunden, wenn man mit ihnen über das Thema spricht. Dann beklagen diese nicht selten, dass sie durchaus die Auswirkungen der veränderten Form der Zusammenarbeit spüren – zum Beispiel in Form

• einer verzögerten oder zuweilen sogar ausbleibenden Reaktion auf ihre per Mail an ihre Lieferanten und Dienstleister artikulierten Fragen und Anliegen bzw.
• einer steigenden Zahl von Fehlern und Nachlässigkeiten, die sich in die Auftragsbearbeitung einschleichen

– und zwar insbesondere dann, wenn an der Leistungserbringung beim Lieferanten mehrere Mitarbeiter oder Bereiche mitwirken, die sich wechselseitig informieren und/oder ihre Arbeit koordinieren müssen.

So beklagte zum Beispiel ein Kunde von mir unlängst beim gemeinsamen Mittagessen, dass er zunehmend das Vertrauen in die Steuerkanzlei, mit der er seit über 20 Jahre zusammenarbeite und die auch die Lohnabrechnung für seine Mitarbeiter mache, verliere. Der Grund: Seit die Kanzleimitarbeiter weitgehend im Homeoffice arbeiteten, also verstärkt virtuell zusammenarbeiteten, häuften sich in ihrer Arbeit die Fehler. So seien zum Beispiel Steuerunterlagen noch ein halbes Jahr nach dem Umzug seines Unternehmens wiederholt an die alte Büroadresse geschickt worden – „obwohl ich mehrfach darum bat, dass unsere Adresse auch in den Briefvorlagen geändert wird“. So seien per Mail mitgeteilte Infos über das Ausscheiden von Mitarbeitern und Lohnänderungen bei den Lohnauswertungen nicht berücksichtigt worden – „und generell“, so mein Kunde, „registriere ich: Wenn ich mich heute per Mail mit einem Anliegen an die Kanzlei wende, dauert es länger bis eine Resonanz, wenn überhaupt erfolgt; eigeninitiativ aktiv wird sie auch seltener.“

Kommunikation und Kooperation weist Defizite auf

Über solche Defizite, die sie als eine Verschlechterung der Qualität wahrnehmen, klagen Kunden gehäuft – und zwar insbesondere

• bei Unternehmen, die für ihre Kunden recht komplexe (Dienst-)Leistungen erbringen, die eine Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter bzw. Bereiche auf Seiten des Leistungserbringers erfordern oder
• wenn ein Unternehmen (wie der Steuerberater) mehrere Leistungen für einen Kunden erbringt, die von unterschiedlichen Mitarbeitern oder Bereichen erbracht werden.

Dann spüren die Kunden oft nicht nur in der Auftragsabwicklung, sondern auch Betreuung einen aus der virtuellen Zusammenarbeit resultierenden Mangel an Kommunikation und Koordination.

Dies kann speziell für Unternehmen, die primär von Stammkunden leben und bei denen die Vertrauensbeziehung zu ihren Kunden ein zentraler Erfolgsfaktor ist, fatale Folgen haben. Denn staut sich bei Kunden mit der Zeit ein Unmut über die gesunkene Arbeits- oder Betreuungsqualität an, platzt ihnen irgendwann der Kragen. Das heißt, sie beenden die Zusammenarbeit. Und ihr Dienstleister bzw. Lieferant? Er fällt aus allen Wolken: „Jahrzehntelang haben wir doch gut zusammengearbeitet. Stets war unser Kunde zufrieden.“

Prozesse und Standards neu definieren

Stimmt! Deshalb sah der Kunde ja lange über die Nachlässigkeiten hinweg. Doch irgendwann ist die gute Zusammenarbeit in der Vergangenheit Schnee von gestern.

Entsprechend wichtig wäre es zurzeit in vielen Unternehmen einmal systematisch zu analysieren:

• Inwieweit hat sich durch die virtuelle bzw. hybride Zusammenarbeit die Qualität unserer Leistung aus Kundensicht verändert?
• Wo sollten wir deshalb unsere Prozesse überdenken und eventuell neue Standards definieren, um unseren Kunden weiterhin eine Top-Qualität zu bieten?
• Inwieweit haben sich durch die veränderte Zusammenarbeit außer den Anforderungen an die Mitarbeiter, auch die an Führung verändert und wo sollten wir folglich nachjustieren?

Zudem sollten sie gemäß der Formel „Menschen-Tools-Prozesse“ ermitteln: Welche (digitalen) Tools können wir außer zum Optimieren unseres Vertriebs und unserer Marktbearbeitung für die Kundenpflege und -bindung nutzen?

^{Bildquelle: (C) Peter Schreiber & Partner, Ilsfeld}

Kunden erwarten schlicht: Es funktioniert!

Dies zu tun, wird umso dringlicher, je stärker sich die virtuelle und hybride Zusammenarbeit zum neuen Normal in den Betrieben entwickelt. Denn im Verlauf dieses Prozesses verändern sich auch die Erwartungen ihrer Kunden. In den ersten Monaten nach dem Ausbruch der Pandemie waren sie noch bereit, „situationsbedingt“ über gewisse Unzulänglichkeiten in der Auftragsbearbeitung und Kundenbetreuung bei ihren Dienstleistern und Lieferanten hinwegzusehen. Doch heute – also zwei Jahre später – erwarten sie schlicht, dass die Kommunikation und Kooperation in und mit ihnen reibungslos funktioniert. Zu Recht!

Quelle: https://www.wissensmanagement.net/themen/artikel/artikel/arbeiten_im_homeoffice_und_virtuelle_
zusammenarbeit_wirklich_alles_paletti.html

Fachbeitrag von Andrea Wörrlein

Die tägliche Datenflut hat viele negative Folgen. Zwei Konsequenzen stechen jedoch als besonders nachteilig und gefährlich heraus: Erstens überfordert sie viele Menschen mit einer Unmenge für sie unnötiger Daten, aus denen sie relevante Informationen erst mühsam und zeitaufwändig herausfiltern müssen. Und zweitens birgt sie enorme Sicherheitsrisiken, weil häufig vertrauliche oder sicherheitsrelevante Informationen mangels gezielter Zugangssteuerung an unbefugte Personen gelangen. Beide Klippen können mit dem Need-to-know-Prinzip elegant umschifft werden. Dabei sorgt ein cleveres Berechtigungsmanagement dafür, dass nur genau die Daten und Informationen zugänglich sind, für die das jeweilige Nutzerprofil autorisiert ist.

^{Bildquelle: (C) Gerd Altmann / Pixabay}

Die wichtigsten Voraussetzungen für das Need-to-Know-Prinzip im Überblick:

1. Compliance liefert die Vorgaben: Die Definition der Nutzerprofile ist typischerweise die Aufgabe der Compliance-Abteilung. Hier wird für jeden Mitarbeiter, oder gegebenenfalls auch Partner oder Zulieferer, festgelegt, zu welchen Informations-Pools er Zugang erhält – und zu welchen nicht.
2. Zugriffsrechte im Directory Management: Diese Vorgaben werden dann im Directory Management in Form rollenbasierter Zugriffsrechte umgesetzt. Die Nutzerrollen können nicht nur personenbezogen, sondern auch übergreifend für Teams oder Abteilungen vorgenommen werden.
3. Flexibles Identity Management: Da sich die Rollen häufig verändern, ist ein flexibles, automatisiertes Identity Management Voraussetzung dafür, die Berechtigungen stets up-to-date zu halten. Ohne diese Automatismen sind laufende Änderungen und Innovationen sonst nicht mehr zu bewältigen.
4. Berechtigungen auf Datenbank-Ebene: Die Zugriffsrechte auf die Daten erfolgen auf Field-Level, also konkret auf Felder in relationalen Datenbanken. Bei objektorientierten NoSQL- oder Cloud-Databases ist dies schwieriger zu regeln, da sie nicht mit Tabellenfunktionen arbeiten.
5. Continuous Delivery Concepts: In verteilten Umgebungen müssen die Berechtigungsprofile der verschiedenen Instanzen plattform-agnostisch verwaltet und jederzeit synchron gehalten werden. Voraussetzung dafür ist eine gespiegelte Deployment-Strategie, die automatisiert aktualisiert wird.

„Das Need-to-know-Prinzip verbindet Datensicherheit mit der Ökonomie des Wissens. Es entlastet Anwender, Administratoren und Compliance-Abteilungen gleichermaßen“, erklärt Andrea Wörrlein, Geschäftsführerin von VNC in Berlin und Verwaltungsrätin der VNC AG in Zug. „Nutzer bekommen nur den Zugang zu für sie relevanten Informationen, wodurch sie gezielter und effizienter arbeiten können. Compliance-Abteilungen können schon im Vorfeld die Zugangsberechtigungen zu sicherheitskritischen Daten definieren und unberechtigte Zugriffe unterbinden, und Administratoren fällt es leichter, diese Vorgaben schnell und effizient umzusetzen.“

Quelle: https://www.wissensmanagement.net/themen/artikel/artikel/personalisierter_autorisierter_zugang_
zu_informationen_mit_dem_need_to_know_prinzip.html?no_cache=1