Personalisierter, autorisierter Zugang zu Informationen – mit dem Need-to-know-Prinzip

Fachbeitrag von Andrea Wörrlein

Die tägliche Datenflut hat viele negative Folgen. Zwei Konsequenzen stechen jedoch als besonders nachteilig und gefährlich heraus: Erstens überfordert sie viele Menschen mit einer Unmenge für sie unnötiger Daten, aus denen sie relevante Informationen erst mühsam und zeitaufwändig herausfiltern müssen. Und zweitens birgt sie enorme Sicherheitsrisiken, weil häufig vertrauliche oder sicherheitsrelevante Informationen mangels gezielter Zugangssteuerung an unbefugte Personen gelangen. Beide Klippen können mit dem Need-to-know-Prinzip elegant umschifft werden. Dabei sorgt ein cleveres Berechtigungsmanagement dafür, dass nur genau die Daten und Informationen zugänglich sind, für die das jeweilige Nutzerprofil autorisiert ist.

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Die wichtigsten Voraussetzungen für das Need-to-Know-Prinzip im Überblick:

  1. Compliance liefert die Vorgaben: Die Definition der Nutzerprofile ist typischerweise die Aufgabe der Compliance-Abteilung. Hier wird für jeden Mitarbeiter, oder gegebenenfalls auch Partner oder Zulieferer, festgelegt, zu welchen Informations-Pools er Zugang erhält – und zu welchen nicht.
  2. Zugriffsrechte im Directory Management: Diese Vorgaben werden dann im Directory Management in Form rollenbasierter Zugriffsrechte umgesetzt. Die Nutzerrollen können nicht nur personenbezogen, sondern auch übergreifend für Teams oder Abteilungen vorgenommen werden.
  3. Flexibles Identity Management: Da sich die Rollen häufig verändern, ist ein flexibles, automatisiertes Identity Management Voraussetzung dafür, die Berechtigungen stets up-to-date zu halten. Ohne diese Automatismen sind laufende Änderungen und Innovationen sonst nicht mehr zu bewältigen.
  4. Berechtigungen auf Datenbank-Ebene: Die Zugriffsrechte auf die Daten erfolgen auf Field-Level, also konkret auf Felder in relationalen Datenbanken. Bei objektorientierten NoSQL- oder Cloud-Databases ist dies schwieriger zu regeln, da sie nicht mit Tabellenfunktionen arbeiten.
  5. Continuous Delivery Concepts: In verteilten Umgebungen müssen die Berechtigungsprofile der verschiedenen Instanzen plattform-agnostisch verwaltet und jederzeit synchron gehalten werden. Voraussetzung dafür ist eine gespiegelte Deployment-Strategie, die automatisiert aktualisiert wird.

„Das Need-to-know-Prinzip verbindet Datensicherheit mit der Ökonomie des Wissens. Es entlastet Anwender, Administratoren und Compliance-Abteilungen gleichermaßen“, erklärt Andrea Wörrlein, Geschäftsführerin von VNC in Berlin und Verwaltungsrätin der VNC AG in Zug. „Nutzer bekommen nur den Zugang zu für sie relevanten Informationen, wodurch sie gezielter und effizienter arbeiten können. Compliance-Abteilungen können schon im Vorfeld die Zugangsberechtigungen zu sicherheitskritischen Daten definieren und unberechtigte Zugriffe unterbinden, und Administratoren fällt es leichter, diese Vorgaben schnell und effizient umzusetzen.“

Quelle: https://www.wissensmanagement.net/themen/artikel/artikel/personalisierter_autorisierter_zugang_
zu_informationen_mit_dem_need_to_know_prinzip.html?no_cache=1

Posted on Aug - 11 - 2022 customer-knowledge-management

Datensicherheit als wissensintensive Herausforderung

Ransomware-Angriffe, Malware, Anwenderfehler – die Risiken, kritische Firmendaten zu verlieren, sind vielfältig. Umso wichtiger ist es, sich einen Überblick über alle gespeicherten Informationen zu verschaffen und einen umfassenden Recovery-Plan für den Ernstfall parat zu haben. Ein Unternehmen sollte dabei wie ein Profisportler vorgehen, der sich auf einen Wettkampf vorbereitet. Viele Firmen stehen unter erheblichen Druck, wenn es um ihre Daten und deren Schutz geht.

In einer aktuellen Studie von Trend Micro äußerten sich mehr als 83 Prozent der Teilnehmer besorgt über die Zunahme von Ransomware-Angriffen. Neben dem Risiko, dass Hacker Unternehmensdaten exfiltrieren und verschlüsseln, besteht aber auch die Gefahr, dass Informationen durch Anwendungsfehler der Mitarbeiter verloren gehen. Und dieses Risiko ist seit der Pandemie deutlich gestiegen, da die Firmen verstärkt Cloud-Lösungen implementiert haben, um ihre Daten für alle Mitarbeiter auch im Homeoffice verfügbar zu machen. Ob das Inventur-System, das mit großen saisonalen Schwankungen umgehen muss, oder die Quartalsabrechnung: Unternehmen sollten immer einen umfassenden Überblick über die zugrunde liegenden Daten haben. Wie groß ist ihr Fußabdruck? Wie schnell lassen sie sich migrieren? Wie alt sind bestimmte Informationen und werden sie überhaupt noch benötigt?

Zudem sollten Unternehmen in der Lage sein, ihre Daten nach einem Verlust schnell wiederherzustellen. Dazu müssen sie diese zunächst umfänglich bewerten. Auf dieser Grundlage lässt sich anschließend ein Plan erstellen, welche Informationen wie geschützt und gespeichert werden sollen. Dabei empfiehlt sich die Vorgehensweise eines Spitzensportlers, der seinen Trainingsplan auf Basis seiner vorherigen Leistungen sowie Faktoren wie Gewicht, Größe, Alter, Herzfrequenz und Ernährung erstellt, seine Ergebnisse regelmäßig misst und die Planung entsprechend anpasst. Ähnlich sollten Unternehmen ihre Daten anhand von Alter und Speicherorten sowie im Hinblick auf Datenschutz und -sicherheit immer wieder überprüfen und ihre Datenstrategie darauf ausrichten. Allerdings fehlt vielerorts ein umfassender Überblick über die Firmendaten. Untersuchungen von Veritas zufolge handelt es sich bei 66 Prozent aller digitalen Informationen, die deutsche Unternehmen speichern, um „Dark Data“, deren Inhalt nicht bekannt ist.

Trial and error: Den Ernstfall proben

Statistisch wird ein Profi-Sportler bei 100 Wettkämpfen 1,38-mal verletzt und muss pausieren. Diese Erholungsphase ist bereits in sein Trainingsprogramm eingerechnet, hängt aber auch davon ab, wie schwer die Verletzung ist. Ähnlich verhält es sich mit Cyber-Angriffen: Ein Unternehmen fällt im Schnitt 1,87 Ransomware-Attacken zum Opfer. Statistisch gesehen, ist der Ernstfall also unvermeidbar. Deshalb müssen sich Firmen darauf vorbereiten – etwa durch regelmäßige Testläufe, bei denen der Prozess der Datenwiederherstellung geprobt wird. Nicht selten werden dabei große Lücken ersichtlich: „Oft sind Unternehmen schockiert, wenn sie bei einem Test ihres Recovery-Plans feststellen, wie viele Daten fehlen. Daher ist es wichtig, ähnlich wie im Profi-Sport, das ‚Training‘ immer wieder anzupassen, um eventuelle Lücken zu schließen“, erläutert Eric Waltert, Regional Vice President DACH bei Veritas Technologies. Durch regelmäßige Testläufe lassen sich auch unerwartete Probleme bei der Datensicherung aufdecken. Denn eine Maßnahme, die in einem Bereich für Verbesserungen sorgt, kann in anderen zu Einschränkungen führen. Daher kommt es auf eine genaue Überwachung der Daten an: „Veränderungen an Daten sind das beste Frühwarnsystem dafür, dass etwas nicht in Ordnung ist. Ransomware-Angriffe zum Beispiel lösen einen Verschlüsselungsprozess aus, der die Daten verändert. Je schneller das betroffene Unternehmen solche Abweichungen erkennt, desto rascher kann es reagieren und die Auswirkungen des Angriffs minimieren,“ erklärt Waltert. „Eine umfassende Datenschutz- und Datenmanagement-Plattform sowie die richtigen Richtlinien helfen dabei, das Unternehmensnetzwerk von Dark Data und Archivdaten zu entlasten.“

Entscheidend ist eine einheitliche Datenverwaltung

Angesichts der hohen Wahrscheinlichkeit einem Ransomware-Angriff zum Opfer zu fallen, brauchen Unternehmen einen umfassenden Recovery-Plan – ähnlich wie ein Spitzensportler nach einer Verletzung: Welche Daten wurden gestohlen? Welche Informationen müssen wiederhergestellt werden, um kritische Geschäftsfunktionen zum Laufen zu bringen? Und wie viel Zeit bleibt noch, um einen größeren Schaden abzuwenden?

Allerdings ist es nicht immer einfach herauszufinden, welche Daten entwendet wurden, da diese an vielen unterschiedlichen Orten gespeichert sind – auf verschiedenen Endgeräten, virtuellen Maschinen, in Clouds und in Containern. Und all diese Systeme arbeiten wieder mit unterschiedlichen Berechtigungen und Vorschriften. Zudem ist es nicht immer offensichtlich, in welcher Reihenfolge die Daten wiederhergestellt werden sollten. So werden häufig Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Datensätzen und Systemen übersehen. Mit einer einheitlichen Verwaltung der Daten und einer umfassenden Strategie für ihren Schutz und ihre Wiederherstellung im Ernstfall erhält die IT-Abteilung einen genauen Überblick über alle digitalen Informationen im Unternehmen. Auf dieser Basis kann sie beurteilen, welche Datensätze betroffen sind und wie sie sich wiederherstellen lassen. „Wichtig ist dabei, dass sich der Recovery-Plan auf eine Plattform stützt, die alle Daten abdeckt, und zwar unabhängig davon, wo sie sich befinden – am Edge, im Core oder in der Cloud. Das vereinfacht die Wiederherstellung und gibt den Verantwortlichen die Kontrolle über ihre Daten und Systeme zurück“, so Waltert abschließend.

Quelle: https://www.wissensmanagement.net/magazin/newsartikel/datensicherheit_als_wissensintensive_
herausforderung.html

Posted on Jul - 29 - 2022 customer-knowledge-management

Handel im Wandel … durch technische Innovationen und neue Kundenanforderungen

Fachbeitrag von Florian Kraus

In der heutigen Zeit werden Unternehmen mehr denn je mit volatilen Märkten und geopolitischen Ereignissen wie dem Brexit oder der Corona-Pandemie konfrontiert. Hinzu kommen die rasch fortschreitende digitale Transformation und sich stetig wandelnde Kundenbedürfnisse, die eine Einschätzung der Markt- und Zukunftsentwicklung erschweren. „Im Handel hat die Corona-Pandemie gerade gezeigt, wie schnell sich Kundenverhalten ändern und die Wettbewerbsfähigkeit beeinflussen kann. Nur Unternehmen, die digital gut aufgestellt sind und ihren Kundinnen und Kunden ein einheitliches Einkaufserlebnis über mehrere Kanäle hinweg bieten und denen es gelingt, Stammkunden an sich zu binden, bestehen auch zukünftig am Markt“, sagt Florian Kraus, Partner der retailsolutions GmbH und Leiter Vertrieb & Business Development.

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Moderne ERP-Systeme für Effizienz und vereinfachte Abläufe

Technische Innovationen der vergangenen Jahre haben die Entwicklung der Handelsbranche in hohem Maße beeinflusst. Der Handel der Zukunft ist digital, die Pandemie hat diesen Trend noch verstärkt. Vielen Händlern hat die Digitalisierung dabei nicht nur zusätzliche Vertriebskanäle wie Onlineshops, Plattformen oder die sozialen Medien eröffnet. „Auch die optimale Verfügbarkeit von Produkten und Mengen in den richtigen Filialen, effektives Flächen- und Bestandsmanagement oder personalisierte Kampagnen für die eigene Zielgruppe lassen sich durch die Nutzung vieler verschiedener Daten und der Vernetzung komplexer Schnittstellen verbessern“, erklärt Kraus. Gleichzeitig stellen diese Entwicklungen auch massive Anforderungen an das ERP-System im Handelsbereich. Datenverarbeitung und -analyse in Echtzeit, Datentransparenz, die intelligente Verschmelzung von on- und offline, vereinfachte Abläufe oder die Wiederverwendbarkeit von gleichen Prozessen und Systemen in verschiedenen Ländern und Unternehmensbereichen ermöglichen nur moderne, hochentwickelte ERP-Systeme. „Wir bieten beispielsweise mit RapidRetail ein vorkonfiguriertes, vollintegriertes System mit einer leistungsstarken SAP-S/4HANA-Plattform speziell für den Handel an. Dabei handelt es sich um eine Gesamtlösung, die alle wichtigen Geschäftsprozesse einschließlich Stammdaten, Merchandising, Finance und Controlling, Order-to-Cash, Procure-to-Pay sowie Bestandsmanagement, Lagerverwaltung und POS-Integration abbildet“, so Kraus. Neueste Softwarelösungen unterstützen so auf dem Weg zum digitalen Unternehmen. Doch neben Einkauf, Logistik und Unternehmensorganisation steht der Kunde zunehmend im Fokus.

Mit filialspezifischem Sortiment Kundenloyalität gewinnen

Aufgrund vieler Marktteilnehmer sieht sich der Handel einem immer stärkeren Wettbewerbsdruck ausgesetzt. Retailer fokussieren sich deshalb neben der Gewinnnung von Neukunden zunehmend auf die Bedürfnisse ihrer Bestandskunden und versuchen diesen ein optimales filialspezifisches Sortiment zu bieten. „Die Herausforderung liegt dabei zum einen im Erkennen der jeweiligen Kundenbedürfnisse. Zum anderen gilt es das richtige Maß an Differenzierung zu finden, damit die Kosten-Nutzen-Rechnung noch aufgeht“, erklärt Kraus und ergänzt: „Für die Sortimentsgestaltung muss deshalb die Bildung von Clustern auf Produktebene optimiert werden – also zum Beispiel Artikelangebote nach regionalen Vorlieben, Einkommen, Alter oder Lebensstil der Kundschaft.“ Speziell das Kernthema Nachhaltigkeit rückt immer mehr in den Fokus der Endkonsumenten und damit auch in den der Unternehmen. Klimawandel und nachhaltige Produkte, aber auch die soziale Verantwortung gegenüber Mitarbeitern und Lieferanten, ESG-Berichte – also die Evaluierung der unternehmerischen Sozialverantwortung – und die Kreislaufwirtschaft zählen zu den neuen Bedürfnissen der Kunden. Um darauf einzugehen, müssen Händler jedoch Absatzmuster auf Basis des Kaufverhaltens identifizieren und Big-Data-Analysen einsetzen. ERP-Systeme unterstützen dabei, Erkenntnisse über Muster und Cluster zu gewinnen und sie in die Operative umzusetzen. So lässt sich dann auch die Marge verbessern und ein One-Stop-Shopping realisieren.

Kundenverhalten und -bedürfnisse kennen und nutzen

Kundinnen und Kunden schätzen ein auf ihre eigenen Bedürfnisse zugeschnittenes Sortiment. Gleichzeitig erwarten sie im Zeitalter des Omnichannel ein Einkaufserlebnis über alle Berührungspunkte hinweg: im stationären Handel, online zu Hause am PC oder mobil unterwegs. Zudem spielen auch Flexibilität hinsichtlich Bezahlmöglichkeiten, schnelle Angebotserstellung oder Bearbeitungszeiten eine Rolle bei der Kaufentscheidung. QUICK-Commerce, also die sofortige Auslieferung mittels Fahrradkurieren, kommt als Nachfolger von E-Commerce noch hinzu. „Der Onlinehandel wird durch diese Entwicklung noch schneller. Dies schafft auch neue Möglichkeiten, da der stationäre Händler den Versand von Artikeln relativ kostengünstig ermöglichen kann. Gleichzeitig stellt QUICK-Commerce logistisch sowie für die IT eine Herausforderung dar. Häufig ist der Personaleinsatz groß, was bedeutet, dass die Margen vergleichsweise gering sind“, so Kraus. Um alle diese Punkte zu beachten, gilt es die Kundschaft besser kennenzulernen. Händler sollten sich dafür Fragen wie „Welche Interessen hat die Kundin/der Kunde?“, „Was macht sie/er in diesem Moment im Onlineshop?“ oder „Wie ist das Browser-Verhalten beziehungsweise das Kaufverhalten im Laden?“ stellen. „Antworten auf diese Fragen finden Händler in der Datenanalyse. Der Schlüssel zur Generierung relevanter Angebote für die Kunden liegt schließlich in der Integration dieser Daten in die Marketing-Plattform. So lassen sich nämlich Zielgruppen definieren, die die Basis für personalisierte Kampagnen bilden“, berichtet Kraus. Durch vernetzte Lösungen, Tools und Technologien können auch 360-Grad-Kundenprofile bereitgestellt werden. Mit einer kundenorientierten Strategie lassen sich dann nicht nur bessere Verkaufserlebnisse ermöglichen, die zu mehr Kundenzufriedenheit und -treue führen. Letztlich können Händler so auch dem Preis- und Margendruck begegnen und ihre Absätze steigern.


Quelle: https://www.wissensmanagement.net/themen/artikel/artikel/handel_im_wandel_durch_technische_
innovationen_und_neue_kundenanforderungen.html

Posted on Jul - 15 - 2022 customer-knowledge-management

Die Industrie ist heiß auf KI

Fachbeitrag von Dirk Pothen

Wurde die erste industrielle Revolution noch durch Dampf in Gang gesetzt, lebt die Industrie 4.0 von Daten – dem Rohmaterial für Künstliche Intelligenz. KI-Verfahren erlauben es, Fertigungsprozesse in bisher ungeahntem Ausmaß zu automatisieren. Oder Produkte mit neuen, digitalen Fähigkeiten auszustatten. Von der ersten Produktidee bis hin zur Wartung optimiert KI die Wertschöpfungskette im Manufacturing. Themen wie Cloud-Infrastrukturen, Big-Data-Anwendungen oder Internet-of-Things-Lösungen hielten längst Einzug in die Branche. Dagegen sind Anwendungen auf KI-Basis noch ein recht neuer Aspekt mit einer überschaubaren Zahl an realisierten Projekten. Das wird sich allerdings ändern. Denn der Einsatz von KI-Technologien ist der Schlüssel zum Unternehmenserfolg von morgen.

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KI steckt in der Fertigung erst in den Startlöchern. Aber das Bewusstsein für das Potenzial der Technologie ist vorhanden. Das bestätigt unsere aktuelle KI-Studie mit über 100 Industrieverantwortlichen. Bei 58 Prozent der Befragten steht der Einsatz neuer Technologien ganz oben auf ihrer Agenda. Auch eine andere Zahl ist mir im Kopf geblieben: 52 Prozent der Befragten sind davon überzeugt, dass Investitionen in KI in den nächsten fünf Jahren zu Wettbewerbsvorteilen führen. Das sind gut 20 Prozentpunkte mehr als bei der branchenübergreifenden Befragung. Kurzum: Die Industrie ist heiß auf KI. Von den Vorteilen muss keiner mehr überzeugt werden.

Typische Einsatzszenarien: Auf Basis ihrer Betriebsabläufe „lernen“ Anlagen und vereinfachen so eine vorausschauende Wartung. Oder das Sammeln und Auswerten der Nutzungsdaten von Produkten, das neuartige Finanzierungsmodelle oder Serviceangebote erlaubt. Allerdings sind bislang selbst branchentypische Einsatzszenarien wie Predictive Maintenance oder der digitale Zwilling – also ein Simulationsmodell von Bauteilen, Prozessen oder Anlagen – erst bei gut einem Viertel der Befragten im Einsatz. Wenigstens hat rund jedes dritte Industrieunternehmen bereits konkrete Pläne für das Einführen entsprechender Lösungen.

Jetzt kommt es auf die Verantwortlichen an. Ihre Aufgabe ist es, auf Basis der Potenziale der Technologie reale Wettbewerbsvorteile für ihre Unternehmen zu schaffen: Es gilt, die Technologie zu entmystifizieren, um Ängste in der Belegschaft abzubauen. Aber auch Budgets zu organisieren und Personal einzustellen. KI verändert Arbeit quer durch alle Aufgabenbereiche und Hierarchiestufen. Dieser Wandel betrifft nicht nur gering Qualifizierte, auch die sogenannten Knowledge Worker müssen sich anpassen. Das setzt auf Unternehmensseite Weiterbildung der Mitarbeitenden genauso voraus wie das Suchen nach neuen Beschäftigten mit KI-Qualifikationen. Jedoch – und hier überraschen mich die Zahlen aus unserer Umfrage – plant aktuell nur knapp jedes zweite befragte Unternehmen Einstellungen oder kann sie sich vorstellen. Aber wer nicht ausreichend KI-Profis hat, wird sich schwertun, von der Technologie zu profitieren.

Das Rennen um die Künstliche Intelligenz ist gerade erst eröffnet. Trotzdem darf sich die Fertigungsbranche nicht in falscher Sicherheit wiegen: Jetzt leiten Unternehmen die Maßnahmen ein, die darüber entscheiden, wer sich in den nächsten Jahren dank KI vom Wettbewerb absetzen kann.


Quelle: https://www.wissensmanagement.net/themen/artikel/artikel/kommentar_die_industrie_ist_heiss_
auf_ki.html

Posted on Jun - 7 - 2022 customer-knowledge-management

CRM an der Universität Witten/Herdecke

Hochschule 4.0: Universität Witten / Herdecke bringt Struktur in administrative Prozesse

Zur Zeit ihrer Gründung im Jahr 1982 war die Universität Witten/Herdecke die erste und einzige deutsche Hochschule in privater Trägerschaft. Mit mittlerweile über 600 Mitarbeitern und mehr als 2.600 Studierenden teilt sich die Universität in zwei Fakultäten: Gesundheit sowie Wirtschaft und Gesellschaft. Sie betrachtet Vielfalt als große Entwicklungschance und pflegt eine Kultur der Beteiligung aller – mit ihren spezifischen Fähigkeiten und Besonderheiten. Die Universität nutzt bereits seit dem Jahr 2018 eine Vielzahl von Anwendungen zur Organisation einzelner Abteilungen und der Kommunikation zwischen selbigen. So fallen die Aufgabenbereiche der CRM-Software ebenso vielfältig aus wie das Studium an der Universität Witten/Herdecke selbst.

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Professional Campus: Alles auf einen Nenner gebracht

Hinter dem Namen Professional Campus steckt die Plattform für alle berufsbegleitenden Fort- und Weiterbildungsprogramme der Universität. In der Vergangenheit speicherten Mitarbeiter dieser Abteilung wichtige Adresslisten auf unterschiedlichste Weise und an den verschiedensten Orten ab, was ein Auffinden wichtiger Informationen erschwerte. Durch den Einsatz einer professionellen CRM-Lösung hat sich dies schnell zum Besseren gewandt: „Wir nutzen cobra CRM PRO nicht nur, um standesgemäß Adressen zu verwalten, sondern auch für unser Veranstaltungsmanagement“, berichtet Diplom-Ökonom Sebastian Benkhofer, Geschäftsführender Direktor des WittenLabs und Leiter der Bereiche Professional Campus, Career Service und Alumni Management.

„Wir haben beispielsweise unsere Lehrgänge in die Datenbank eingepflegt und können Informationen, Interessenten, Teilnehmende oder Dozierende den jeweiligen Veranstaltungen zuordnen. Außerdem ließ sich durch vereinfachte Kommunikation und mit klugem Aufgabenmanagement eine neue Art der Transparenz schaffen.“ Die CRM-Lösung integriert so für die Mitarbeiter des Professional Campus zunehmend alle relevanten Informationen zu einer 360-Grad-Sicht. Auf dieser umfassenden Informationsbasis können dann die Mitarbeiter des Professional Campus mit dem BI-Add-on und den dazugehörigen BI-Dashboards entscheidungsunterstützende Grafiken produzieren, die schnelle statistische Auswertungen liefern.

Alumni Management: Kontakt halten mit System

An der Universität Witten/Herdecke wird seit jeher großer Wert auf den Kontakt zu ehemaligen Studierenden gelegt. „Wir fühlen uns unseren Alumni besonders verbunden und möchten sie im Idealfall ein ganzes Leben lang begleiten“, erklärt Benkhofer. „In Form von Ehemaligentreffen, Networking-Angeboten oder sogar kooperierenden Partnerschaften trägt dieser Ansatz immer wieder Früchte.“ Als besonders wichtig für ein solches Unterfangen stellt sich wenig überraschend eine sorgfältige Pflege der Kontaktdaten heraus. Mitarbeiter der Abteilung Alumni Management verwalten daher eine Datenbank von über 8.000 Ehemaligen. „Was vorher den mühevollen händischen Eintrag in verschiedenste Excel-Tabellen bedeutete und oft in doppelte Erfassungen mündete, geht nun leicht von der Hand. Außerdem lassen sich per Knopfdruck Serienmails mit Veranstaltungseinladungen oder monatliche Newsletter erstellen, die unsere Alumni immer auf dem neusten Stand halten“, macht Benkhofer deutlich. So konnte auch diese Abteilung sowohl Mehrarbeit als auch potenzielle Fehleranfälligkeit deutlich reduzieren.

Career Service: Zusammenbringen, was zusammengehört

Auch Unternehmensdaten spielen bei der Verwaltung von Informationen an der Universität Witten/Herdecke eine übergeordnete Rolle. Die Abteilung Career Service hat es sich zur Aufgabe gemacht, Studierende mit potenziellen Arbeitgebern zusammenzubringen. Die dazu nötige Datenbank fand zuvor Platz in einem anderen CRM-System, wie Benkhofer erzählt: „Im Jahr 2018 haben wir uns entschieden, zunächst in dieser Abteilung auf das neue CRM-System umzusteigen. Dabei war uns vor allem wichtig, dass unsere Ansprechpartner beim Dienstleister verstehen, dass wir verschiedenste Abteilungen mit den unterschiedlichsten Ansprüchen unter einem Dach vereinen.“ Nach der Entscheidung ließen sich die Informationen problemlos auf das neue Programm übertragen. Wie auch bei den anderen Abteilungen finden neben der Adresserfassung hauptsächlich die Tools für das Veranstaltungs- und Aufgabenmanagement Verwendung.

Studium fundamentale: Mit Plan durch die Semester

Was ein CRM-System alles leisten kann, zeigt sich beim Blick auf die Organisation der Lehrpläne. Studium fundamentale nutzt die Software zur Planung von Lehrveranstaltungen. „Mit der Erfassung der Daten von Dozierenden und einer stetigen Korrespondenz zu ihnen, behält die Verwaltung permanent den Überblick“, so Sebastian Benkhofer. „Persönliche und untereinander nicht abgestimmte Excel-Tabellen gehören auch hier der Vergangenheit an.“ Zudem gelingt es, mit einer eigens entwickelten Innovation die Brücke zu den Dozierenden schlagen: Dank einer Schnittstelle werden online eingetragene Informationen direkt und automatisiert an die richtige Stelle in die Datenbank integriert, wo sie anschließend auf Weiterverarbeitung warten. Darüber hinaus können Dozierende über vorgefertigte Webformulare Einträge und Wünsche zu geplanten Lehrveranstaltungen hinterlegen, die das System direkt bei den Lehrveranstaltungen abbildet und somit gleichermaßen Material sowie Zeit spart.

Lösungen für jede Form der Anforderung

Zwar stehen die bereits genannten Bereiche stellvertretend für die schon angesprochene Vielfalt einer CRM-Lösung, doch endet das Anwendungsportfolio an der Universität Witten/Herdecke nicht dort. Insgesamt verwenden Mitarbeiter aus acht Abteilungen die Software – und das jeden Tag. „All diese verschiedenen Projekte haben ihre Besonderheiten“, erklärt Benkhofer. „Im gemeinsamen Dialog mit unseren Ansprechpartnern konnten wir bisher immer gute Lösungen für diese Herausforderungen erarbeiten. So bilden wir inzwischen fast all unsere Prozesse mit cobra ab, was die Bewältigung des operativen Tagesgeschäfts um ein Vielfaches erleichtert. Die Folge ist ein schnelleres, fokussierteres und strukturierteres Arbeiten, auch über Abteilungsgrenzen hinaus – und das vollständig DSGVO-konform. So können wir intern wie auch mit unserem Netzwerk aus Dozenten, Studenten, Alumni und Förderern mit neuer Qualität zusammenarbeiten. Das hilft uns auch in Zukunft, den Erfolg zu wahren.“

Quelle: https://www.wissensmanagement.net/themen/artikel/artikel/hochschule_40_universitaet_witten_
herdecke_bringt_struktur_in_administrative_prozesse.html?no_cache=1

Posted on Mai - 19 - 2022 customer-knowledge-management

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