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Wissensmanagement und Cloud Computing

Wissensmanagement in der Cloud – eine Online-Umfrage

Beitrag von Frederike Bausen, Mona Hild

Inhaltsübersicht:

  • Wissensmanagement in Organisationen
  • Cloud Computing in Organisationen
  • Wissensmanagement in der Cloud in Organisationen
  • Fazit

Inwieweit bietet der Einsatz von Cloud Computing (neue) Möglichkeiten für das Wissensmanagement in Organisationen? Eine Tendenz des aktuellen und zukünftigen Einsatzes zeigt die im Rahmen einer Masterthesis an der Hochschule Darmstadt durchgeführte Online-Umfrage zum Thema „Wissensmanagement in der Cloud“. Neben der gewonnen Erkenntnis, inwieweit Wissensmanagement und Cloud Computing bereits heute von Organisationen um- und eingesetzt werden, liefert die Umfrage Erkenntnisse über die Möglichkeiten, die das Cloud Computing zukünftig auch für das Wissensmanagement bieten kann.
Durchgeführt wurde die fragebogengestützte Online-Umfrage vom 15. November bis zum einschließlich 12. Dezember 2010. Sowohl national als auch international agierende Unternehmen aus der IT- und Telekommunikationsbranche, sowie aus den Bereichen Verlagswesen, Wirtschaftsprüfung, Medien, Wissensmanagement, Automotive, Banken/Versicherungen und Dienstleistung, beantworteten unter anderem 19 Fragen zu folgenden Themenblöcken:

  • Wissensmanagement in Organisationen,
  • Cloud Computing in Organisationen und
  • Wissensmanagement in der Cloud in Organisationen

 

Wissensmanagement in Organisationen

Es ist das interdisziplinäre Fachgebiet des Wissensmanagements, das es Unternehmen ermöglicht, einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil zu erzielen und zu bewahren. Unter Voraussetzung einer gelebten Wissenskultur, müssen Unternehmen dabei sowohl das explizite als auch das implizite Wissen ihrer Mitarbeiter und damit verschiedene Wissensbereiche verwalten. Aus diesem Grund ist es nicht verwunderlich, dass das Wissen über Kunden von knapp 70 Prozent der Befragten als der größte zu verwaltende Bereich benannt wurde. Neben dem Wissen über Produkte und dem unternehmenseigenen Fachwissen (jeweils 64 Prozent), ist es darüber hinaus das Wissen über den Markt und die Wettbewerber, das von knapp 54 Prozent der Befragten im jeweiligen Unternehmen verwaltet wird. Zudem verwalten bereits 46 Prozent das Erfahrungswissen innerhalb ihres Unternehmens und bewahren dabei sowohl Wissen über angewandte Methoden als auch über die unternehmenseigenen Experten.

Wissensbereiche, die von den befragten Unternehmen heute verwaltet werden
In diesem Zusammenhang sind es vor allem die von den Unternehmen verwendeten Anwendungen, die es den Mitarbeitern eines Unternehmens ermöglichen, das dort hinterlegte Wissen zu nutzen. Die Umfrageergebnisse zeigen, dass Unternehmen dabei zum Großteil Contentmanagement-Systeme (42 Prozent), Social Software (40 Prozent) und Dokumentenmanagement-Systeme (38 Prozent) zur Verwaltung ihres Wissens einsetzen. Gerade in Bezug auf Anwendungen für Social Software, wie Wikis und Webblogs, bestätigt sich mit diesem Ergebnis, dass bereits das Web 2.0 ein enormes Potenzial für das Wissensmanagement gebracht hat.

Systeme zum Einsatz von Wissensmanagement
Der Einsatz der genutzten Anwendungen zum Wissensmanagement wird von den Befragten jedoch überwiegend als erdrückend bewertet. Knapp 32 Prozent der befragten Unternehmensmitarbeiter teilten mit, dass sie oft nicht wissen, wo sie welche Informationen finden können. Selbst in Unternehmen, die eigens entwickelte Systeme zum Wissensmanagement einsetzen, bewerten die Mitarbeiter das Problem der Informationsflut als kaum gelöst. Nur knapp 28 Prozent der Befragten bewerten den Einsatz der Informationsplattformen als genau passend, knapp 17 Prozent empfinden die Auswahl sogar als zu gering. Der Aussage, dass der Zugriff auf diese Anwendungen und damit auf das Unternehmenswissen unabhängig von Ort und Zeit erfolgt, stimmen die befragten Unternehmensmitarbeiter überwiegend zu. Interessant in diesem Zusammenhang ist allerdings die Tatsache, dass von diesen Befragten nur knapp ein Viertel einem endgeräteunabhängigen Zugriff zustimmen.
Den grundsätzlichen Nutzen bei der Ermittlung des Unternehmenswissens durch die eingesetzten Wissensmanagement-Lösungen bewerten die Befragten als eher schlecht. Sowohl die Routine bei der Suche als auch das vereinfachte Auffinden von Wissen sowie das Erkennen der unternehmenseigenen Experten durch die eingesetzten Wissensmanagement-Lösungen wird mit teilweiser bis geringer Zustimmung bewertet.

Cloud Computing in Organisationen

Die Thematik Cloud Computing ist omnipräsent in den Medien vertreten und bietet zahlreiche Chancen der Kostenreduzierung und Flexibilitätssteigerung. Sowohl durch das Beobachten des Marktes als auch durch die Ergebnisse der Umfrage wird allerdings deutlich, dass kein einheitliches Verständnis von Cloud Computing existiert. So stimmen die Befragten sowohl der Aussage zu, dass Cloud Computing ein Geschäftsmodell (77 Prozent) als auch die nächste Generation des Internets (71 Prozent) sowie eine neuartige Technologie (59 Prozent) und einen Marketing-Hype (57 Prozent) darstellt. Auch wenn dadurch keine eindeutige Mehrheit festgestellt werden kann, so lässt sich tendenziell aber erkennen, dass Cloud Computing eine weitere Evolutionsstufe des Internets ist und keines Falls nur einen Marketing-Hype. Dies wird auch durch die interviewten Experten in der vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie in Auftrag gegebenen Studie „Das wirtschaftliche Potenzial des Internet der Dienste“ bestätigt.
Interessant ist darüber hinaus, dass 30 Prozent aller Befragten Cloud Computing schon in ihrem Unternehmen einsetzen. Dabei nutzen Unternehmen hauptsächlich Software as a Service (SaaS), gefolgt von Platform as a Service (PaaS) und Infrastructure as a Service (IaaS). Unternehmen, die Cloud Services bereits einsetzen, nutzen diese vor allem in den drei Unternehmensbereichen IT & Technik (78 Prozent), Absatz & Vertrieb (44 Prozent) sowie Forschung & Entwicklung (35 Prozent).

Nutzung von Cloud Computing
Durch die Bewertung der Chancen und Risiken wird zum einen deutlich, dass die Teilnehmer besonders den Chancen der Kostenreduktion und der Flexibilitätssteigerung zustimmen. Lediglich die Chance einer einfachen Integration in bestehende Systeme wird mit geringer Zustimmung bewertet. Zum anderen bestätigen die Befragten die bekannten Risikoaspekte bezüglich Sicherheit und Datenschutz. Interessant ist dabei jedoch, dass das Entstehen von Anbieterabhängigkeiten als zweitgrößtes Risiko, und damit noch vor dem eigentlichen Datenverlust, beurteilt wird.

Zustimmung bezüglich der Chancen von Cloud Computing / Zustimmung bezüglich der Risiken von Cloud Computing
Insgesamt bewerten die Teilnehmer der Umfrage die Chancen von Cloud Computing höher als dessen Risiken. Dies zeigt sich auch in der Einschätzung des Potenzials von Cloud Computing. So geben 48 Prozent der Befragten an, dass das Potenzial des neuen Technologiekonzepts unterschätzt wird, wohingegen 21 Prozent das Potenzial durch den Markt als richtig eingeschätzt bewertet und nur 31 Prozent die Meinung vertreten, dass es überschätzt wird.

Wissensmanagement in der Cloud in Organisationen

Knapp 38 Prozent der Befragten, die Cloud Computing bereits in ihrem Unternehmen einsetzen, nutzen diese Services schon heute explizit zum Management ihres Unternehmenswissens. Gerade Anwendungen aus den Bereichen Social Software, Dokumentenmanagement-Systeme und Groupware sind es, die die Unternehmen hierbei über Cloud Services realisieren. Dieses Ergebnis zeigt, dass Cloud Services zum Wissensmanagement gerade auf der SaaS-Ebene eingesetzt werden. Dabei geht aus dem Ergebnis deutlich hervor, dass nach den genannten Systemen zur Kollaboration und zum Dokumentenmanagement vor allem Anwendungen für einzelne Geschäftsprozesse in der Cloud umgesetzt werden. Dieses Ergebnis bestätigt auch eine Umfrage der add-all AG aus dem Jahr 2010, die zeigt, dass die befragten Unternehmen sowohl Kollaborationssoftware als auch Geschäftsanwendungen aus der Cloud beziehen würden.
Insgesamt fällt jedoch auf, dass immernoch 60 Prozent der Unternehmen, die Cloud Computing hauptsächlich in Form von SaaS-Lösungen einsetzen, diese heute noch nicht zum Management ihres Unternehmenswissens nutzen. Die Unternehmen begründen dieses Verhalten mit einem erhöhten Risiko hinsichtlich des Kontrollverlustes und des unbefugten Zugriffs auf sensible Unternehmensdaten, die für das Unternehmen einen erheblichen Wettbewerbsvorteil ausmachen.
Abschließend lassen sich diverse Chance und Risiken von Cloud Computing im Wissensmanagement erkennen: Zum einen wird deutlich, dass der einheitliche und unabhängige Zugriff auf das Unternehmenswissen in einer globalisierten Welt, in der mobiles Arbeiten an Relevanz gewinnt, auch für die Befragten einen wichtigen Aspekt darstellt. So erkennen sie im Cloud Computing die Chance, zeit-, orts- und endgeräteunabhängig auf ihr Unternehmenswissen zugreifen zu können.

Beurteilung der Thesen zum Wissensmanagement in der Cloud
Zum anderen zeigen die Ergebnisse, dass durch eine umfassende Wissensmanagement-Lösung in der Cloud Kosteneinsparungen erzielt werden können. Die Befragten erkennen den allgemein vereinfachten Einsatz eines Wissensmanagement-Systems, der sowohl Kostenreduzierungen gegenüber der Anschaffung wie auch des Betriebes der eingesetzten Lösung bedeutet. Zudem ist den befragten Mitarbeitern der Unternehmen bewusst, dass sich eine Zeitersparnis allein durch die Einführung eines Wissensmanagement-Systems über die Cloud nicht erzielen lässt. Mit der Projektion der softwareunterstützten Maßnahmen in die Cloud werden auch die mit den einzelnen Lösungen verbundenen Aufgaben und Herausforderung übertragen.

Fazit

Cloud Computing als nächste Evolutionsstufe des Internets kann eine elementare Bedeutung für zukünftiges Wissensmanagement in Unternehmen haben. Dabei ist Cloud Computing nicht als ein durch die Medien propagierter Hype zu sehen, sondern als ein neues Technologiekonzept, das Impulse und Synergien aus anderen Fachgebieten für sich nutzt. Es stellt Hardware, Middleware und Anwendungen virtualisiert über das Internet als Cloud Services zur Verfügung, wobei sich der Markt derzeit noch vor allem an Software-Produkten ausrichtet, die über Software-as-a-Service angeboten werden. Dabei umfasst das Angebot sowohl Software-as-a-Service für Büroanwendungen, als auch Software-as-a-Service der Kommunikation, Koordination und Kooperation sowie Software-as-a-Service für Geschäftsprozessanwendungen. Sowohl die Ergebnisse der Online-Umfrage als auch die Marktbeobachtungen zeigen, dass die Services dabei bisher nur eine Projektion der klassischen Software-Anwendungen in die Cloud darstellen, die dabei sowohl die mit diesen Anwendungen verbundenen Herausforderungen und Aufgaben übernehmen.
Cloud Computing weist deshalb besonders in Bezug auf einen einheitlichen Zugriff, der unabhängig von Zeit, Ort und Endgerät ist, Vorteile für das Wissensmanagement auf. Denn der Bedarf an orts- und endgeräteunabhängigen Anwendungen und Daten nimmt weiter zu. Zudem werden durch den Einsatz die Kosten eines Systems sowie dessen technische Komplexität für das Unternehmen reduziert. Denn auch für das Wissensmanagement in der Cloud ist die kostenorientierte Bewertung der Cloud Services ein großer Vorteil. Die insgesamt reduzierten Kosten verbunden mit einer Verschiebung der Investitionskosten in Betriebskosten ermöglichen den Einsatz komplexer und umfassender Software-Lösungen.
Die Online-Umfrage hat außerdem gezeigt, dass Cloud Computing, unter Berücksichtigung von Datenschutz und Sicherheitsrichtlinien, den Einsatz von einzelnen Wissensmanagement-Systemen verbessern kann. Allerdings werden derzeit nur bereits vorhandene Wissensmanagement-Lösungen als Cloud Service genutzt. Diese profitieren zwar von einer nutzungsabhängigen Abrechnung und einem flexiblen Zugriff, schöpfen allerdings das Entwicklungspotenzial von Cloud Computing für ein einheitliches Wissensmanagement-System nicht aus.

Quelle: https://www.wissensmanagement.net/zeitschrift/archiv/fachbeitraege/ausgabe/artikel/wissensmanagement_in_der_cloud_eine_online_umfrage.html