Die moderne Gesellschaft als Wissensgesellschaft?

Fachbeitrag von Andreas Lercher

Inhaltsübersicht:

  • Visualisierung im Wissensmanagement motiviert
  • Mindmapping und andere visuelle Strukturen
  • Fazit

Nico Stehr definierte bereits vor knapp zehn Jahren zwei Einwände gegen die Vorstellung der Idee einer modernen Wissensgesellschaft: Einerseits spricht er von historischer Redundanz, denn Streben nach und der Einsatz von Wissen war schon immer von Vorteil, und andererseits, meint er, dass der Begriff „Wissen“ unzureichend wäre, um ihn als Grundfeste einer modernen Wissensgesellschaft zu sehen.Eine Abgrenzung des Begriffes und ein sorgsamerer Umgang scheinen somit unabdingbar zu sein.

Gut gesicherte Fähigkeiten und Fertigkeiten unterstützen den modernen Menschen in der Handhabbarkeit seines Wissens. Gesellschaftsstrukturen und die Gesellschaftsordnung selbst basieren auf dem weitreichenden Einsatz von Wissen. Wissensexperten waren immer schon präsent. Es galt und gilt noch immer, Wissen dafür zu nutzen, um etwas in Bewegung zu setzen, um Menschen zum Handeln zu bringen, um Entscheidungen zu treffen.

Wissensarbeiter sehen ihre Aufgabe vor allem darin, gewonnene Erkenntnisse so zu sammeln, um diese in unternehmensinternen Zusammenhängen anzuwenden und diese auch als Basis für menschliches Handeln ganz allgemein einzusetzen. Wissen sichtbar machen ist die Devise! Doch wie kann das funktionieren? Was braucht es, um zu erkennen, welcher tatsächliche Nutzen entstehen kann, wenn das ständig wachsende Wissen derart visualisiert wird, dass dadurch ein Handlungsvorsprung entsteht?

Von Seiten der aktuellen Wissensökonomie kristallisieren sich drei Haupttätigkeiten der Wissensarbeiter heraus, die auf dem Produktionsfaktor „Wissen“ beruhen, um sicherzustellen, dass intelligente Produkte und Dienstleistungen produziert werden. Es sind dies die Datenerzeugung, die Informationsverarbeitung und die Wissensgenerierung. Genau dafür benötigen wir einfache und praktikable Wissens-Cockpits und effektive, visuelle Navigationen zu den relevanten Informationen. Ansonsten gehen wir als Wissensarbeiter in der Fülle von linearen Listen und Tabellen verloren.

Visualisierung im Wissensmanagement motiviert

Es gibt seit vielen Jahren ganz unterschiedliche Visualisierungssoftware und Mindmapping-Tools. Diese ermöglichen es auf sehr einfache und hocheffiziente Weise, Wissen abzubilden, zu speichern und mit vorhandenen Dateien zu verknüpfen. Durch die Kompaktheit in der Visualisierung und der zahlreichen Funktionen, die Softwaretools, wie z.B. Mindjet MindManager bieten, lassen sich firmeninterne Wissenslandkarten rasch und einfach aufbauen. Erfahrungsgemäß finden sich die Beteiligten rasch in einer gemeinsam erstellten Wissenslandkarte zurecht. Handelt es sich doch um ihre eigenen Aufzeichnungen und Dokumente. Entgegen vieler anderer oft sehr komplex aufgebauter Wissenssoftwaretools, die im Wissensmanagement zum Einsatz kommen, bietet die Arbeit mit Mindmapping-Software sehr schnelle Erfolge und Einsichten.

Die an der Wissensdarstellung beteiligten Personen sind durch die einfache Handhabung und den visuellen Ansatz gewillt mitzuarbeiten und sich einzubringen. Ihre eigenen Ideen, ihr eigenes vorhandenes Wissen lässt sich einfach abbilden und somit kann jeder einzelne Mitarbeiter seine Themen auch sofort sehen. Aktive Mitarbeit des Einzelnen wird sichtbar gemacht und motiviert zu mehr Engagement und persönlichem Einsatz.

Visuelle Anker nach dem Motto: „Diese Eingabe stammt von mir, meine Ideen werden berücksichtigt, ich bin in der Wissenslandkarte verewigt“, bringen einen gewissen Stolz, an den Unternehmenszielen mitgewirkt zu haben. Jeder Mitarbeiter findet sich auf den Wissenslandkarten des Unternehmens wieder und ist motiviert zur weiteren Mitarbeit. Wissensaufbau und Wissensdokumentation können damit enorm beschleunigt werden.

Mindmapping und andere visuelle Strukturen

Informationen und Ideen als Mindmap dargestellt, haben immer ein zentrales Thema als Ausgangspunkt. Davon ausgehend können z.B. in MindManager Zweigobjekte mit Ideen, Notizen, Bildern, Aufgaben, Hyperlinks und Anhängen hinzugefügt werden. So gesammeltes Wissen lässt sich strukturiert und in einem visuellen Kontext zum jeweiligen Thema verständlich und einprägsam präsentieren. Darüber hinaus ist es möglich, diese Wissenssammlungen in unterschiedliche Formate, wie z.B. MS-Office, PDF und HTML zu exportieren und so relativ einfach einer großen Anzahl von Personen zur Verfügung zu stellen. Wissensverteilung wird damit zu einer leichten Übung und die Personen in der Aufgabenplanung sowie in der Projektorganisation sind aktiv eingebunden. Das wiederum forciert die nachhaltige Kommunikation im Unternehmen. Aufgaben können personen- und projektbezogen mit relevanter ergänzender Informationen visualisiert werden und bilden so die wichtige Basis für ein strukturiertes Vorgehen.

Diese Struktur bildet die Grundlage für die Erstellung von Informationssammlungen und Wissenslandkarten. In der Strategieplanung helfen dynamische Diagramme und integrierte Schnittstellen bei der Erreichung definierter Zielsetzungen. Dabei wird die Arbeit mehrerer Mitarbeiter an einer zentralen Mindmap durch sofortiges Hinzufügen von Kommentaren, Notizen und Markierungen unterstützt. Automatisch generierte Markierungen (Meta-Informationen) ermöglichen das Filtern großer Mindmaps und helfen, den Fokus zu behalten. Ergebnisse werden ebenfalls mit der Software präsentiert. Medienbrüche gibt es nicht mehr.

Firmeninterne Richtlinien und Prozesse können klar und übersichtlich dokumentiert werden. Dabei erhalten alle relevanten Mitarbeiter die erforderlichen Informationen über eine zentrale Ablage. Doppeltes Erfassen von Informationen und eine damit verbundene Redundanz wichtiger Daten wird vermieden.

Mindmapping-Tools bietet einzelnen Mitarbeitern und Teams die Möglichkeit, auf einfache Art und Weise Struktur in Informationen und Daten zu bringen, indem alle relevanten Details in einer einzigen interaktiven Ansicht angezeigt werden. Mittels intuitiver Drag & Drop-Funktionalität werden vorhandene Dokumente innerhalb einer Map angeordnet und mit notwendigen Informationen versehen. Die so entstandene Mitarbeiter-Wissens-Mindmap gibt den Blick frei auf eine zweite, meist noch unbekannte Sicht der Dinge. Die im Unternehmen vorhandenen digitalen Informationen werden mit Notizen und Kommentaren versehen. Zusätzlich erhalten die so entstandenen Zweigobjekte Farben, Symbole und Markierunge.

Die Möglichkeit, Zweigstrukturen und Anordnungen einfach zu verändern und damit aus einer Mindmap schnell ein Organigramm oder eine Liste zu machen, bietet die Chance, seine Aufzeichnungen neu anzuordnen um dadurch eine weitere Sichtweise auf das Thema zu bekommen. Eine wirklich wertvolle Möglichkeit, die es in herkömmlichen Office-Tools nicht gibt. Damit bekommt man die Gelegenheit, sein Wissen entsprechend dem jeweiligen Einsatzgebiet und für seine Kollegen darzustellen. Das fördert die firmeninterne Kommunikation und unterstützt die Zusammenarbeit mit Kollegen, die noch nicht mit Mindmapping-Software arbeiten.

Ein weiterer großer Vorteil in der Arbeit mit Mindmapping-Software liegt darin, dass es praktisch keine Beschränkungen oder, wie sonst üblich, Seitenbegrenzungen gibt. Besonders die MindManager-Software unterstützt Anwender darin, möglichst viele relevante Informationen in einer Mindmap zu vernetzen. Die verwendeten Markierungen und Meta-Informationen verwaltet das Programm und stellt es dem Anwender in Form von Filtern und Index vollautomatisch zur Verfügung.

Diese Vernetzung und Zusammenführung vieler Daten ist auch der Grund, warum Mindmaps manchmal besonders groß werden. Dennoch sollten die Beteiligten immer ermutigt werden, möglichst alle vorliegenden Informationen in ihre Mindmap einzubauen. Das ist ein oft schwieriges Unterfangen. Viele sind es einfach nicht gewohnt, frei und flächig zu denken und schon gar nicht so zu arbeiten. Bis dato wurde uns von den Werkzeugen der Rahmen der Darstellung, der Listen oder der Präsentationen vorgegeben. Mindmapping sprengt diesen Rahmen und bietet einfach und ganz unspektakulär eine große Arbeitsfläche. Endlich können wirklich alle relevanten und auch die peripheren Informationen in einem einzigen Dokument zusammengefasst, bearbeitet und präsentiert werden.

Einsatz von Wissenslandkarten, erstellt in MindManager

Fazit

MindmappingSoftware, im Speziellen MindManager, ist damit auf dem besten Weg, zum Standardwerkzeug für Wissensarbeiter und Projektmanager zu werden.

Quelle: https://www.wissensmanagement.net/themen/artikel/artikel/die_moderne_gesellschaft_
als_wissensgesellschaft-1.html?no_cache=1

Posted on Sep - 15 - 2023 customer-knowledge-management

Von der Mindmap zum Prezi – Neue Wege der Visualisierung im Wissensmanagement

Fachbeitrag von Bernd Fiedler

Inhaltsübersicht:

  • Wie geht Prezi?
  • Wissenslandkarten
  • Kreativität
  • Wissensvermittlung
  • Fazit
  • Weiterführende Links

Prezi – woher dieser seltsame, aber sympathische Name kommt, ist bislang nicht feststellbar. Es ist zu vermuten, dass es etwas mit „Präsentation“ zu tun hat. Doch was ist überhaupt ein Prezi? Die einen sagen eine neue Art von PowerPoint-Präsentation, andere nutzen es als Mindmap. Letztendlich ist es aber keines von beiden. „Prezi hilft den Menschen, sich besser zu verstehen“, so die Erklärung auf der eigenen Website. Doch wie so oft, ist ein Werkzeug nur so gut, wie der Nutzer, der es bedient. Von selber geht dabei gar nichts, denn vor jede Prezi-Präsentation haben die Erfinder – der ungarische Künstler Adam Somlai-Fischer und der Computerwissenschaftler Peter Halacsy – den Entwurf gesetzt. Und der hat es in sich.

Wie geht Prezi?

Die Handhabung ist erfrischend einfach. Es gibt zwei Bedienungselemente, die entgegen aller Gewohnheiten keine Kastenform haben, sondern rund sind. Sowohl das Auswahlmenü als auch die Positionierungshilfe sind kreisförmig und bieten auf engstem Raum alle notwendigen, das heißt auch alle verfügbaren Funktionen. Wer schon mit ähnlichen Tools gearbeitet hat, wird dabei viele Funktionen vermissen. Es gibt pro Prezi nur drei Schrift-Formate, drei Linienformen. Schon bei dem Versuch, einen Doppelpfeil zu zeichnen wird man scheitern.

Die beste Umschreibung ist wohl die eines Whiteboards. Man kann an jeder Stelle Texte, Formen, Linien, aber auch diverse Medien wie Bilder oder Videos positionieren. Anders wie bei Mindmaps entsteht also auch keine automatische Struktur, alles muss ständig selbst erzeugt werden und bleibt auch nicht fest verbunden, sondern muss nachgezogen werden.

Eine wesentliche Eigenschaft ist das Zoomen. Wie bei GoogleEarth kann man immer wieder neue Übersichten gewinnen oder in tiefere Detailierungsgrade hinein zoomen und das in einer beeindruckenden Spannbreite.

Der eigentliche Clou eines Prezis liegt in seiner Präsentation. Ist das Prezi erst einmal fertig, erlebt man einen Flug durch die Begrifflichkeiten und grafischen Elemente. Kurz verweilt man bei einer Grafik, schon geht es wieder weiter zum nächsten Begriff, der sich für den Betrachter in die richtige Position dreht und sanft zur Landung ansetzt. Diese Freiheiten kommen dem Wissensarbeiter bei manchen Aufgaben sehr entgegen. Als Beispiel seien die folgenden Anwendungsfälle skizziert: Wissenslandkarten, Kreativität, Wissensvermittlung.

Wissenslandkarten

Wissenslandkarten dienen der ganzheitlichen Darstellung des Unternehmenswissens und seiner Prozesse. Viele nutzen hierzu, aus Ermangelung alternativer Tools – Mindmaps. Die feste Struktur lässt sich zwar noch durch beliebige Verbindungen ergänzen, die Kernstruktur ist aber fix. Oft ist es auch schwierig, ein zweites Mindmap daneben zu platzieren. Präsentationsmodi gibt es in aller Regel nicht. Gerade im Wissensmanagement ist es aber interessant, auch Wissensinseln aufzuspüren, die wenige oder gar keine Verbindung zum Unternehmen haben. Wissenslandkarten mit Mindmaps helfen, komplexe Zusammenhänge auf eine zweidimensionale Ebene zu ziehen. Mit einem Prezi gehen vielschichtigere Vernetzungen dennoch nicht verloren. Ein großer Punkt für Prezis ist eben die Flexibilität.

Kreativität

Schon Mindmaps sind ein wunderbares Werkzeug, um Brainstormings durchzuführen. Wie bereits erwähnt wird den Gedanken auch gleichzeitig Struktur verliehen. Prezis lassen aber im Vergleich den Gedanken und ihren Zusammenhängen freien Lauf. Der Zugriff erfolgt ausschließlich über das Internet und unterstützt daher die standortunabhängige Arbeit. Jeder kann sich also am Wissensaustausch beteiligen.

Wissensvermittlung

In der Präsentation werden prinzipiell zwei Schichten übereinander gelegt. Basis ist die Darstellung der Inhalte und ihres Kontexts, so komplex es auch sein mag. Jedoch der „Überflug“, der die eigentliche Präsentation ausmacht, folgt einem linearen Weg, um diese Zusammenhänge zu verstehen. Also: Keine Angst vor Kreativität. Keine Angst vor Komplexität. Der Pfad, der durch das Prezi führt, macht es verständlich.

Technologisch und organisatorisch findet alles im Internet statt, auch die Präsentation. Hierzu gibt es neben dem üblichen „Weiterklicken“ auch einen automatischen Lauf. Da dieser aber nur pro Position eine Verweilzeit von etwa zwei Sekunden hat, sollte man in diesem Fall keine allzu langen Sätze, sondern nur Schlagwörter verwenden. Für den Ersteller gibt es unterschiedlich komfortable Versionen. Die Einfachste ist kostenfrei, bietet aber schon alles, was man benötigt. Wer professionellere Funktionen ergänzen möchte, muss upgraden. Schön ist, dass Lehrende eine Stufe höher kostenfrei bekommen. Sie können ihr Prezi schützen und nur für bestimmte Personen sichtbar machen, es aber ebenso auf Prezi.com veröffentlichen. Eine nützliche Funktion liegt darin, das Prezi auf der eigenen Website einzubinden, indem man ein wenig HTML-Code per Copy & Paste integriert. Für iPad-Nutzer gibt es eine App. Dabei handelt es sich allerdings lediglich um einen Viewer.

Fazit

Der experimentelle Wissensarbeiter wird, mit seiner Neugier, keine Schwierigkeiten haben die Potenziale eines Prezis zu erforschen. PowerPoint-Fans und MindMapper müssen jedoch umdenken, wenn sie die Möglichkeiten eines Prezis erkennen und nutzen wollen. Ein Tipp aus der Praxis: Versuchen Sie erst, mit einem MindMap Stuktur in Ihren Vortrag zu bekommen und wenn Sie an die Grenzen stoßen bzw. wenn es an die Präsentation geht, schwenken Sie zum Prezi über. Ob Folienpräsentation oder Prezi, muss jeder selber entscheiden. Das hängt von den Zielen und der Zielgruppe einer Präsentation ab. In jedem Fall ist ein Prezi mal etwas Neues und belebt daher auf erquickende Art die Präsentationslandschaft.

Quelle: https://www.wissensmanagement.net/themen/artikel/artikel/von_der_mindmap_zum_
prezi_neue_wege_der_visualisierung_im_wissensmanagement.html?no_cache=1

Posted on Sep - 10 - 2023 customer-knowledge-management

Best Practices: Wissensmanagement – Darauf sollten Coworker achten

Fachbeitrag von Michael Sudahl

Vielen Büroarbeitern reicht es: Sie haben das Homeoffice satt. Zuhause am Schreibtisch im Schlafzimmer kauern und die Kinder ermahnen, still zu sein, damit Mama in Ruhe telefonieren oder Papa konzentriert ein Protokoll lesen kann, zermürbt. Doch was ist die Alternative? Zurück ins Büro pendeln und seien es auch nur drei Tage in der Woche, überzeugt auf Dauer nicht. Schließlich schont jeder nicht gefahrene Kilometer die Umwelt. Deshalb können Coworking-Räume eine Alternative sein. Doch Wissensarbeiter sollten ein paar Dinge wissen und vor allem Datenschutzaspekte kennen, ehe sie ihren Arbeitsplatz mit anderen teilen.

Bildquelle: (C) Mudassar Iqbal / Pixabay

Nach mehr als zwei Jahren Pandemie sind es vor allem Angestellte, die Schreibtische außerhalb der eigenen vier Wände und des Firmenbüros suchen“, beobachtet Felix Pflüger vom Telefonie-Provider Peoplefone. Laut Branchenverband können sie aus mehr als 1200 Coworking-Spaces in Deutschland wählen. Tendenz steigend. Etliche davon finden Wissensarbeitende in Großstädten, doch auch auf dem Land eröffnen immer mehr Gemeinschaftsbüros. Die meisten sind übersichtlich und bieten etwa zwei bis drei Dutzend Arbeitsplätze an.

Service geboten?

Die Offerten reichen von vollautomatisierten Konzepten mit Rund-um-die-Uhr-Zugang, einer Chipkarte für den Kaffeeautomaten und das Zubuchen von Konferenzräumen per App. Am anderen Ende der Anbieterpalette finden sich Dienstleister mit umsichtigen Rezeptionisten, die beim Druckereinrichten genauso helfen wie beim Finden eines Restaurants fürs Geschäftsessen. Selbst Yoga-Kurse, Massagetermine und Kinderbetreuung bieten Deluxe-Coworking-Spaces an. Das Preisgefüge vom Discounter ohne Personal bis zum Fullservice-Anbieter ist entsprechen breit. Es startet bei 25 Euro fürs Tagesticket und endet bei 699 Euro pro Monat für eine „Private Office“ noch nicht.

Wer sich entschließt, mal was Neues auszuprobieren lässt sich laut Klaus-Peter Stiefel vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Stuttgart „auf ein Abenteuer ein“. Nicht etwa, weil Coworking-Plätze chaotisch wären, sondern, weil fremde Menschen in neuer Umgebung warten. Hinzu komme, dass sich Arbeiten im Coworking anders anfühle als im Büro mit vertrauten Kollegen und bekannter Infrastruktur, so Stiefel.

Mangelhafte Datensicherheit

Enden sollte das Abenteuer allerdings beim Datenschutz. Vor allem für Angestellte ist es ratsam, dass der Arbeitgeber, wie im Homeoffice auch, für eine sichere EDV-Infrastruktur sorgt. Dazu zählt ein verschlüsselter VPN-Zugang zum Firmenserver genauso wie der passwortgeschützte Laptop. „Auch das W-Lan im Coworking sollte abgesichert sein“, rät Pflüger. Der Peoplefoner empfiehlt einen nicht öffentlichen Internetzugang, idealerweise mit individueller Passwortvergabe. Eine weitere Datenschutzfalle ist das Telefonieren. Gerade für Coworker, die personenbezogene Daten wie Adresse oder Geburtsdatum abfragen, sollten schallgeschützte Räume suchen. Gleiche Vorsicht gilt beim Nennen von Firmenwissen, wie Umsatz und Gewinn. Oder für Mitarbeitergespräche im Videocall. Stiefel verweist darauf, dass etliche Coworking-Spaces inzwischen „Telefonboxen“ für vertrauliche Gespräche anbieten – ähnlich wie sie in Großraumbüros der Unternehmen zu finden sind.

Falsches Ambiente

Auch Rüdiger Klatt vom Forschungsinstitut für innovative Arbeitsgestaltung und Prävention (fiap), einer Ausgründung der TU Dortmund, empfiehlt Coworkings zu finden, die ähnlichen Komfort bieten wie der Arbeitgeber im firmeneigenen Büro. Dazu gehört ein Büroservice, der einem beim Wissensmanagen hilft, etwa den Drucker erklärt oder die Vorstellungsrunde moderiert. „Neue Coworker fühlen sich manchmal wie der Klassenneuling in der Schule“, veranschaulicht Klatt. Man kennt keinen und wird mitunter schräg angeschaut. Da hilft es, wenn ein Kümmerer vernetzt. Beides, Service und Vernetzung, sind laut fiap die vorrangigen Dienstleistungen, die sich etwa Pendler wünschen, wenn sie sich auf einen Coworking-Platz einlassen.

Wichtig ist laut Pflüger auch darauf zu achten, dass die Community stimmt. Wer als Außendienstler nur einen Tag pro Woche im Gemeinschaftsbüro andockt, dem mag es egal sein, ob die übrigen Büroarbeiter Programmierer, Architekten oder Künstler sind. Mitunter gesellen sich sogar Handwerker dazu, die ihre Monatsrechnungen im Coworking tippen. Doch wer hofft, auf Kollegen zu treffen, um sich fachlich auszutauschen, sollte nach Expertise und Wissen der anderen Mitglieder fragen. „Es gibt Coworking für Juristen, Journalisten und Webdesigner“, sagt Klatt. In Hamburg eröffnet jüngst ein Co-Büro nur für Frauen.

Fehlende Vernetzungschancen

Wer hingegen auf Aufträge hofft, sollte sich einen Coworking-Platz suchen, dessen Publikum vielfältig ist – und dessen Anbieter Räume zum Austausch schafft. Das können Teeküchen genauso sein, wie wiederkehrende Gesprächsrunden, in denen sich die Coworker vorstellen und einander kennenlernen. Mitunter entstehen sinnvolle Kooperationen. Lohnen kann sich die Arbeit am dritten Ort auch steuerlich. Wo Heimarbeitsplätze oft von Finanzämtern nicht oder nur gemindert anerkannt werden, ist die Sache beim Coworking eindeutig. Zumal inzwischen Arbeitgeber dafür aufkommen und die Steuerbehörden Rechnungen als Ausgabe akzeptieren. Wer überdies noch Betreuungsfragen zu klären hat, etwa für die Ferienzeit eigener Kinder, kann darauf achten, welche Kita-Kooperationen Coworking-Plätze anbieten.

Checkliste Datenschutz

  • Vor fremden Blicken aufs Notebook schützen Blickschutzfolien. Sie reduzieren den Einsichtswinkel von 180 auf unter 60 Grad.
  • Wer noch mit Papier arbeitet sollte darauf achten, zeitweise nicht benötigte Unterlagen abzudecken bzw. einzuschließen.
  • Bei Netzwerkdruckern ist es schwierig, Daten zu schützen. Jedoch helfen Pull-Printing-Lösungen. Da rattert der Drucker erst, wenn man authentifiziert ist.
  • Coworker sollten Notebooks beim Verlassen des Schreibtisches gegen Zugriff sichern. Idealerweise per Desktop-Passwort.
  • Mit Notebook-Ketten können Coworker ihr Arbeitsgerät am Schreibtisch anketten – das schützt die Hardware vor langen Fingern.

Quelle: https://www.wissensmanagement.net/themen/artikel/artikel/wissensmanagement_darauf_
sollten_coworker_achten.html?no_cache=1

Posted on Feb - 9 - 2023 customer-knowledge-management