Fachbeitrag von Andreas Lercher

Inhaltsübersicht:

• Visualisierung im Wissensmanagement motiviert
• Mindmapping und andere visuelle Strukturen
• Fazit

Nico Stehr definierte bereits vor knapp zehn Jahren zwei Einwände gegen die Vorstellung der Idee einer modernen Wissensgesellschaft: Einerseits spricht er von historischer Redundanz, denn Streben nach und der Einsatz von Wissen war schon immer von Vorteil, und andererseits, meint er, dass der Begriff „Wissen“ unzureichend wäre, um ihn als Grundfeste einer modernen Wissensgesellschaft zu sehen.Eine Abgrenzung des Begriffes und ein sorgsamerer Umgang scheinen somit unabdingbar zu sein.

Gut gesicherte Fähigkeiten und Fertigkeiten unterstützen den modernen Menschen in der Handhabbarkeit seines Wissens. Gesellschaftsstrukturen und die Gesellschaftsordnung selbst basieren auf dem weitreichenden Einsatz von Wissen. Wissensexperten waren immer schon präsent. Es galt und gilt noch immer, Wissen dafür zu nutzen, um etwas in Bewegung zu setzen, um Menschen zum Handeln zu bringen, um Entscheidungen zu treffen.

Wissensarbeiter sehen ihre Aufgabe vor allem darin, gewonnene Erkenntnisse so zu sammeln, um diese in unternehmensinternen Zusammenhängen anzuwenden und diese auch als Basis für menschliches Handeln ganz allgemein einzusetzen. Wissen sichtbar machen ist die Devise! Doch wie kann das funktionieren? Was braucht es, um zu erkennen, welcher tatsächliche Nutzen entstehen kann, wenn das ständig wachsende Wissen derart visualisiert wird, dass dadurch ein Handlungsvorsprung entsteht?

Von Seiten der aktuellen Wissensökonomie kristallisieren sich drei Haupttätigkeiten der Wissensarbeiter heraus, die auf dem Produktionsfaktor „Wissen“ beruhen, um sicherzustellen, dass intelligente Produkte und Dienstleistungen produziert werden. Es sind dies die Datenerzeugung, die Informationsverarbeitung und die Wissensgenerierung. Genau dafür benötigen wir einfache und praktikable Wissens-Cockpits und effektive, visuelle Navigationen zu den relevanten Informationen. Ansonsten gehen wir als Wissensarbeiter in der Fülle von linearen Listen und Tabellen verloren.

Visualisierung im Wissensmanagement motiviert

Es gibt seit vielen Jahren ganz unterschiedliche Visualisierungssoftware und Mindmapping-Tools. Diese ermöglichen es auf sehr einfache und hocheffiziente Weise, Wissen abzubilden, zu speichern und mit vorhandenen Dateien zu verknüpfen. Durch die Kompaktheit in der Visualisierung und der zahlreichen Funktionen, die Softwaretools, wie z.B. Mindjet MindManager bieten, lassen sich firmeninterne Wissenslandkarten rasch und einfach aufbauen. Erfahrungsgemäß finden sich die Beteiligten rasch in einer gemeinsam erstellten Wissenslandkarte zurecht. Handelt es sich doch um ihre eigenen Aufzeichnungen und Dokumente. Entgegen vieler anderer oft sehr komplex aufgebauter Wissenssoftwaretools, die im Wissensmanagement zum Einsatz kommen, bietet die Arbeit mit Mindmapping-Software sehr schnelle Erfolge und Einsichten.

Die an der Wissensdarstellung beteiligten Personen sind durch die einfache Handhabung und den visuellen Ansatz gewillt mitzuarbeiten und sich einzubringen. Ihre eigenen Ideen, ihr eigenes vorhandenes Wissen lässt sich einfach abbilden und somit kann jeder einzelne Mitarbeiter seine Themen auch sofort sehen. Aktive Mitarbeit des Einzelnen wird sichtbar gemacht und motiviert zu mehr Engagement und persönlichem Einsatz.

Visuelle Anker nach dem Motto: „Diese Eingabe stammt von mir, meine Ideen werden berücksichtigt, ich bin in der Wissenslandkarte verewigt“, bringen einen gewissen Stolz, an den Unternehmenszielen mitgewirkt zu haben. Jeder Mitarbeiter findet sich auf den Wissenslandkarten des Unternehmens wieder und ist motiviert zur weiteren Mitarbeit. Wissensaufbau und Wissensdokumentation können damit enorm beschleunigt werden.

Mindmapping und andere visuelle Strukturen

Informationen und Ideen als Mindmap dargestellt, haben immer ein zentrales Thema als Ausgangspunkt. Davon ausgehend können z.B. in MindManager Zweigobjekte mit Ideen, Notizen, Bildern, Aufgaben, Hyperlinks und Anhängen hinzugefügt werden. So gesammeltes Wissen lässt sich strukturiert und in einem visuellen Kontext zum jeweiligen Thema verständlich und einprägsam präsentieren. Darüber hinaus ist es möglich, diese Wissenssammlungen in unterschiedliche Formate, wie z.B. MS-Office, PDF und HTML zu exportieren und so relativ einfach einer großen Anzahl von Personen zur Verfügung zu stellen. Wissensverteilung wird damit zu einer leichten Übung und die Personen in der Aufgabenplanung sowie in der Projektorganisation sind aktiv eingebunden. Das wiederum forciert die nachhaltige Kommunikation im Unternehmen. Aufgaben können personen- und projektbezogen mit relevanter ergänzender Informationen visualisiert werden und bilden so die wichtige Basis für ein strukturiertes Vorgehen.

Diese Struktur bildet die Grundlage für die Erstellung von Informationssammlungen und Wissenslandkarten. In der Strategieplanung helfen dynamische Diagramme und integrierte Schnittstellen bei der Erreichung definierter Zielsetzungen. Dabei wird die Arbeit mehrerer Mitarbeiter an einer zentralen Mindmap durch sofortiges Hinzufügen von Kommentaren, Notizen und Markierungen unterstützt. Automatisch generierte Markierungen (Meta-Informationen) ermöglichen das Filtern großer Mindmaps und helfen, den Fokus zu behalten. Ergebnisse werden ebenfalls mit der Software präsentiert. Medienbrüche gibt es nicht mehr.

Firmeninterne Richtlinien und Prozesse können klar und übersichtlich dokumentiert werden. Dabei erhalten alle relevanten Mitarbeiter die erforderlichen Informationen über eine zentrale Ablage. Doppeltes Erfassen von Informationen und eine damit verbundene Redundanz wichtiger Daten wird vermieden.

Mindmapping-Tools bietet einzelnen Mitarbeitern und Teams die Möglichkeit, auf einfache Art und Weise Struktur in Informationen und Daten zu bringen, indem alle relevanten Details in einer einzigen interaktiven Ansicht angezeigt werden. Mittels intuitiver Drag & Drop-Funktionalität werden vorhandene Dokumente innerhalb einer Map angeordnet und mit notwendigen Informationen versehen. Die so entstandene Mitarbeiter-Wissens-Mindmap gibt den Blick frei auf eine zweite, meist noch unbekannte Sicht der Dinge. Die im Unternehmen vorhandenen digitalen Informationen werden mit Notizen und Kommentaren versehen. Zusätzlich erhalten die so entstandenen Zweigobjekte Farben, Symbole und Markierunge.

Die Möglichkeit, Zweigstrukturen und Anordnungen einfach zu verändern und damit aus einer Mindmap schnell ein Organigramm oder eine Liste zu machen, bietet die Chance, seine Aufzeichnungen neu anzuordnen um dadurch eine weitere Sichtweise auf das Thema zu bekommen. Eine wirklich wertvolle Möglichkeit, die es in herkömmlichen Office-Tools nicht gibt. Damit bekommt man die Gelegenheit, sein Wissen entsprechend dem jeweiligen Einsatzgebiet und für seine Kollegen darzustellen. Das fördert die firmeninterne Kommunikation und unterstützt die Zusammenarbeit mit Kollegen, die noch nicht mit Mindmapping-Software arbeiten.

Ein weiterer großer Vorteil in der Arbeit mit Mindmapping-Software liegt darin, dass es praktisch keine Beschränkungen oder, wie sonst üblich, Seitenbegrenzungen gibt. Besonders die MindManager-Software unterstützt Anwender darin, möglichst viele relevante Informationen in einer Mindmap zu vernetzen. Die verwendeten Markierungen und Meta-Informationen verwaltet das Programm und stellt es dem Anwender in Form von Filtern und Index vollautomatisch zur Verfügung.

Diese Vernetzung und Zusammenführung vieler Daten ist auch der Grund, warum Mindmaps manchmal besonders groß werden. Dennoch sollten die Beteiligten immer ermutigt werden, möglichst alle vorliegenden Informationen in ihre Mindmap einzubauen. Das ist ein oft schwieriges Unterfangen. Viele sind es einfach nicht gewohnt, frei und flächig zu denken und schon gar nicht so zu arbeiten. Bis dato wurde uns von den Werkzeugen der Rahmen der Darstellung, der Listen oder der Präsentationen vorgegeben. Mindmapping sprengt diesen Rahmen und bietet einfach und ganz unspektakulär eine große Arbeitsfläche. Endlich können wirklich alle relevanten und auch die peripheren Informationen in einem einzigen Dokument zusammengefasst, bearbeitet und präsentiert werden.

Einsatz von Wissenslandkarten, erstellt in MindManager

Fazit

MindmappingSoftware, im Speziellen MindManager, ist damit auf dem besten Weg, zum Standardwerkzeug für Wissensarbeiter und Projektmanager zu werden.

Quelle: https://www.wissensmanagement.net/themen/artikel/artikel/die_moderne_gesellschaft_
als_wissensgesellschaft-1.html?no_cache=1

Fachbeitrag von Ivo Swaag

In den vergangen zwei Jahren hat sich vieles verändert, allen voran die Art und Weise zu arbeiten. Um den Erwartungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerecht zu werden, müssen Unternehmen ihre Arbeitsmodelle neu definieren. Für die Einführung eines Everywhere-Enterprise-Konzepts sind dabei insbesondere vier Merkmale ausschlaggebend.?

^{Bildquelle: (C) Gerd Altmann / Pixabay}

Die Corona-Pandemie hat eins gelehrt: Außergewöhnliche Zeiten erfordern außergewöhnliche Lösungen. Unternehmen, die angesichts fallender Inzidenzen ein obligatorisches Zurück an die Schreibtische fordern, werden sich künftig allerdings schwertun – immer mehr Mitarbeiter fordern einen Everywhere-Enterprise-Ansatz ein. Auf dem Weg dahin müssen Unternehmen aus Sicht des Digitaldieinstleisters Macaw folgende Punkte auf dem Schirm haben:

1. Neue Denkweisen und Ansätze etablieren

Laut der von Gartner herausgegebenen Studie „Redesigning Work for a Hybrid Future“ wollen 75 Prozent der Befragten künftig flexibel arbeiten. Besteht ein Unternehmen darauf, dass die Belegschaft wieder Vollzeit ins Büro zurückkehrt, sind vier von zehn Mitarbeitenden bereit, den Arbeitgeber zu wechseln. Angesichts dieser Zahlen müssen sich Unternehmen neu ausrichten. Am Anfang steht dabei die Beantwortung einiger Fragen: Was brauchen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter? Wer kann aus der Ferne arbeiten und wer muss eventuell regelmäßig vor Ort sein? „Employee Experience“ (EX) lautet das Schlagwort und wie bei der „Customer Experience“ soll eine emotionale Bindung zu den Kunden, in diesem Fall den Beschäftigten, entstehen. Eine zentrale Rolle nehmen dabei digitale Tools und Plattformen ein. Beschäftigte sollen dort alles finden, was sie brauchen, um ihren Job zu erledigen, zu lernen und sich mit Kollegen auszutauschen. Unternehmen, die in EX investieren, werden schnell die Vorteile sehen: Mitarbeiter sind motivierter und damit innovativer. Gleichzeitig wächst der Kreis potentieller neuer Talente, wenn von jedem Ort der Welt aus gearbeitet werden kann.

2. Die Verbindung untereinander stärken

Starke Netzwerke am Arbeitsplatz sind mehr als nur „nice to have“, sie beeinflussen zwei maßgebliche Faktoren – Produktivität und Innovation. Der Microsoft Work Trend Index zeigt allerdings eine alarmierende Entwicklung: Durch die Umstellung auf Remote-Arbeit sind die Beziehungen innerhalb eines Teams zwar stärker geworden, doch die unterschiedlichen Teams schotten sich immer mehr voneinander ab. So sagt fast jeder zweite Beschäftigte in Deutschland, dass sein Netzwerk kleiner geworden ist. Das Knüpfen von Beziehungen ist zudem für jemanden, der am Anfang ihrer oder seiner Karriere steht, ohne Gespräche auf dem Flur, zufällige Begegnungen und Smalltalk besonders schwierig. Eine wichtige Rolle kommt deshalb den Führungskräften zu: Sie müssen nach Möglichkeiten suchen, die teamübergreifende Zusammenarbeit und den spontanen Ideenaustausch zu fördern. Darüber hinaus wird künftig in vielen Unternehmen der Chief Purpose Officer die nächste wichtige Funktion auf C-Level-Ebene sein: Seine Aufgabe ist es, Werte und Aufgaben wie Nachhaltigkeit, Diversity, Inklusion und People Empowerment vorzuleben.

3. Der digitalen Überlastung entgegenwirken

Der Anteil der Zeit, die für E-Mail, Instant Messaging, Telefon- und Videoanrufe aufgewendet wird, ist angesichts von Remote-Arbeit deutlich gestiegen – und damit die digitale Belastung. Auch hier gibt der Microsoft Work Trend Index interessante Einblicke: In Deutschland fühlen sich 55 Prozent der Beschäftigten überarbeitet, 42 Prozent sind erschöpft. Führungskräfte müssen sich überlegen, wie sie die Arbeitsbelastung reduzieren, ein Gleichgewicht zwischen synchroner und asynchroner Zusammenarbeit herstellen und eine Kultur schaffen, in der Pausen gefördert und respektiert werden. Ein absolutes No-Go ist die Überwachung der Mitarbeiter: Zwar erlaubt die beliebte Office-Software Microsoft 365 eine Auswertung der Nutzung einzelner Produkte. Zum Beispiel wie häufig der Kundenservice den Chat nutzt, wie viele E-Mails an welchen Tagen verschickt werden und wie lange die Kamera bei Kundenmeetings aktiviert ist. Diese Informationen dürfen aber keinesfalls für die Mitarbeiterbewertung herangezogen werden.

4. Wissen demokratisieren

Eine gemeinsame Nutzung von Informationen und Know-how ist für die Innovationskraft einer Firma unabdingbar. In der Regel verteilt sich Wissen aber über das gesamte Unternehmen – in Microsoft-Teams-Kanälen, Posteingängen, gemeinsam genutzten Laufwerken, Apps für die Zusammenarbeit und natürlich in den Köpfen der einzelnen Mitarbeiter. Damit jeder in der Lage ist, die Informationen zu finden, die er braucht, um seine Arbeit bestmöglich zu leisten, sollten Unternehmen eine zentrale, durchsuchbare Plattform einrichten, in die alle verfügbaren Informationen einfließen. Gleichzeitig gilt es, eine Kultur des Wissensaustauschs zu fördern. Beispielsweise, indem Mitarbeiter, deren geteilte Inhalte auf großes Interesse stoßen, belohnt werden. Grundsätzlich gilt: Geteiltes Wissen hilft, fundierte Entscheidungen zu treffen und damit die Arbeit zu verbessern. Darüber hinaus stellt es sicher, dass ein Unternehmen nicht wertvolle Expertise verliert, wenn jemand kündigt oder in eine neue Abteilung wechselt.

„Momentan haben wir die Chance, unsere Arbeitsmodelle und Arbeitsabläufe von Grund auf zu überdenken. Diese Chance sollten Unternehmen nicht verpassen. Auf dem Weg zu einem Everywhere-Enterprise ist es allerdings entscheidend, gute Lösungen zu entwickeln, um Netzwerke, soziale Interaktion und kulturelle Aspekte wieder zu stärken und die neue Flexibilität der Arbeitswelt so zu gestalten, dass sie allen zugutekommt“, erklärt Ivo Swaag.

Quelle: https://www.wissensmanagement.net/themen/artikel/artikel/everywhere_enterprise_ansatz_
bereit_fuer_die_neue_arbeitswelt.html?no_cache=1

Effizientes Sammeln und Verwalten von Informationen im gesamten Unternehmen kann einen starken und entscheidenden Einfluss auf den Geschäftserfolg schaffen. Vor allem durch hybride Arbeitsmodelle und die Zusammenarbeit von Mitarbeitern über unterschiedliche Standorte wird die Bedeutung von Wissensmanagement weiter vorangetrieben. Richtig angewandt, schafft Wissensmanagement eine Basis, um das Fachwissen und die Expertise von Teams und Mitarbeitern zu erhöhen und dadurch die Effizienz eines Unternehmens nachhaltig zu verbessern.

Unter anderem können folgende Informationen und Dokumente in einer Wissensmanagement-Software nützlich sein:

• Personen: Grundlegende Informationen über Mitarbeiter und Ansprechpartner, die sich innerhalb und außerhalb des Unternehmens befinden
• Prozesse und Verfahren: Implementierte und aktive Prozesse als auch Informationen und Dokumentationen über Prozessveränderungen
• Technologie: Genutzte Technologien und nützliche Informationen über unternehmensinterne IT-Landschaften
• Dokumentationen: Hilfreiche Dokumente und Informationen, um ein besseres und tieferes Verständnis zu ermöglichen
• Weiterbildung: Dokumente, Trainings- und Workshop-Informationen oder Links zu Kursen, Video- und Audiodateien
• Fachwissen: Spezifische Dokumente, Guidelines, Video- und Audiodateien, Interviews, Podcasts
• Onboarding: Grundlegende oder spezifische Informationen die neuen Mitarbeitern den Einstieg erleichtern
• Wissenstransfer: Konkreter Austausch von Wissen oder Informationen zwischen Mitarbeitern (dies kann vor allem beim Ausscheiden von Mitarbeitern aus dem Unternehmen oder bei einer Veränderung der Rolle nützlich sein)
• Und vieles mehr!

Vorteile durch Wissensmanagement

Abhängig von Unternehmen, Branche und den Prozessen innerhalb eines Unternehmens, können die Vorteile, die durch ein effizientes Nutzen von Wissensmanagement, vielseitig sein.

Wichtig ist zu verstehen, dass der Einsatz einer Wissensmanagement-Software in jedem Unternehmen Vorteile und Nutzen schaffen kann. Da durch die Einführung und kontinuierliche Verwendung nachhaltige und langfristige Verbesserungen ermöglicht werden. Informationen, die ohne Wissensmanagement einfach verloren gehen könnten, zum Beispiel wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, können im besten Fall simultan gesammelt und aufbereitet werden und dadurch eine ideale Basis für den Einstieg eines neuen Mitarbeiters bilden.

Die Einführung einer Wissensmanagement-Strategie in Kombination mit der passenden Software kann unter anderem zu folgenden Vorteilen führen:

• Verbesserte Entscheidungsprozesse
• Erhöhte Kundenzufriedenheit
• Innovationen und Veränderung fördern
• Schneller Zugang zu Wissen und Informationen
• Doppelte Arbeit vermeiden
• Leistungserfüllung beschleunigen
• Aktive Teilnahme als Erfolgsfaktor

Die Verwendung eines Visualisierungstools wie MindManager^® kann dabei helfen, das Wissen eines Unternehmens aus seinen Silos zu holen und in umsetzbare Aufgaben, Prozesse und Arbeitsabläufe einzubringen.

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• die größten Herausforderungen bei der Wissenserfassung und Wissensübertragung und wie diese gelöst werden
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Fachbeitrag von Christoph Buluschek

Wer erstellt regelmäßig Pläne für die Unternehmensziele? Wer weiß ganz genau, wie das eigene Unternehmen hinsichtlich der gesteckten Ziele steht? Wenn die Antwort in Richtung „Ich mache das manchmal“ oder „Ich weiß das so ungefähr“ geht, lassen sich Unternehmen viel Potenzial entgehen.

^{Bildquelle: (C) Mohamed Hassan / Pixabay}

Kennen sie nämlich die Unternehmensdaten und nutzen diese auf einfache Art und Weise als Grundlage für ihre Planungen, können sie:

• die Zielerreichung im laufenden Geschäftsjahr sichern. Sie kennen immer den aktuellen Stand und können rechtzeitig gegensteuern, wenn sie hinter ihrem Plan zurückbleiben.
• zielgenaue Entscheidungen treffen. Sie schätzen realistisch ein, wie sich geschäftliche Maßnahmen, Neuinvestitionen und Marktveränderungen auf Ihr Geschäft auswirken.
•  sich vor den Folgen von Marktrisiken und Krisen schützen. Sie sind besser auf solche Situationen vorbereitet und ergreifen schnell die richtigen Maßnahmen.

Wo finden Unternehmen die dafür benötigten Informationen?  

Ganz einfach: in der Buchführung. Kleine und mittlere Unternehmen haben also bereits viele wichtige Daten vorliegen. Mit einer professionellen Rechnungswesen-Software lassen sich daraus verlässliche Analysen und Planungen erstellen. Diese wiederum bilden die Basis für zukünftige Entscheidungen.

Das Potenzial der eigenen Zahlen sollten sich Unternehmen nicht entgehen lassen. Vor allem nicht in Situationen, wenn sich Kosten erhöhen und der Absatz nachlässt. Ist das Betriebsziel noch erreichbar? Und wenn nicht, was muss ein Unternehmen tun, um wieder auf Kurs zu kommen?

Plan-Ist-Vergleich: die Orientierungshilfe

Pläne zu erstellen ist nur die eine Seite der Medaille. Deren Ergebnisse im Blick zu behalten, ist die andere. Dafür eignet sich der Plan-Ist-Vergleich hervorragend – auch als Einsteigertool.

Die Methode basiert auf bereits vorliegenden Daten der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA). Diese Ist-Zahlen gleichen Unternehmen regelmäßig mit zuvor definierten Plan-Werten ab. So erhalten sie mit geringem Aufwand eine verlässliche Auskunft darüber, wo sie hinsichtlich ihres Ziels stehen und ob Gegenmaßnahmen nötig sind.

So funktioniert der Plan-Ist-Vergleich

1. Plan erstellen: Nehmen wir an, der Geschäftsführer eines Unternehmens hat seine Plan-Zahlen analysiert. Dabei hat er herausgefunden, dass sich die angekündigten Kostenerhöhungen negativ auf sein Betriebsergebnis auswirken werden. Um die Situation wieder zu verbessern, entscheidet er sich, die eigenen Preise zu erhöhen. Dadurch kann er den Umsatz steigern und die neuen Kosten abdecken – sofern der Absatz der gleiche bleibt.
   
2. Monatswerte ableiten: Nun legt er die Plan-Werte in der Software auf monatlicher Ebene fest. Als Basis nutzt er die BWA-Daten aus dem Vorjahr und erhöht die Werte von Umsatzerlös und Materialkosten entsprechend.
   
3. Ist-Stand regelmäßig prüfen: Jeden Monat gleicht die Buchhaltung Plan- und Ist-Werte der definierten Kennzahlen miteinander ab. Stellt sie fest, dass Plan-Werte und die tatsächlichen Zahlen voneinander abweichen, muss genauer hingesehen werden.
   
4. Gründe für Abweichung herausfinden: Sind die Ist-Werte besser als die Plan-Werte, ist das eine erfreuliche Sache. Sind sie allerdings schlechter, muss die Geschäftsführung den Plan prüfen, anpassen und neue Maßnahmen entwickeln.
   
5. Passende Maßnahmen entwickeln: Nehmen wir für unser Beispiel an, dass aufgrund der Preiserhöhung der Absatz zurückgegangen ist und das Betriebsziel in Gefahr ist. Nun kann der Geschäftsführer mithilfe von Szenarien herausfinden, wie sich verschiedene Gegenmaßnahmen auswirken können. Wenn er den Markt gut kennt und abschätzen kann, ob die Situation nur vorrübergehend ist, kann eine Übergangsfinanzierung eine mögliche Lösung sein. 
   
6. Maßnahmen umsetzen: Wird die geplante Maßnahme umgesetzt, muss diese wieder monatlich überprüft werden. Für unser Beispiel-Unternehmen geht die Rechnung im wahrsten Sinne des Wortes auf: Bei der nächsten Auswertung stimmen Plan- und Ist-Werte überein. Dennoch behält der Geschäftsführer die Zahlen mithilfe der Auswertung immer im Blick. Denn mit diesem Wissen kann er das Unternehmen sicher führen und schnell reagieren.   

Quelle: https://www.wissensmanagement.net/themen/artikel/artikel/plan_ist_vergleich_wissen_ueber_
geschaeftszahlen_als_basis_fuer_den_unternehmenserfolg.html?no_cache=1

Fachbeitrag zur Digitalisierung von Doreen Wronka

Um sich als Organisation den zahlreichen Herausforderungen anzupassen, die der digitale Wandel mit sich bringt, ist es wichtig, ein modernes Wissensmanagement zu betreiben. Neben einem deutlich spürbaren Anstieg der Mitarbeitenden- und Kundenzufriedenheit, können so auch Arbeitsprozesse besser skaliert und damit z.B. die Einarbeitungszeit für neue Mitarbeitende gesenkt sowie die Qualität der Arbeitsergebnisse verbessert werden. Dazu reicht es allerdings nicht aus, dass das notwendige Wissen einfach nur im Unternehmen vorhanden ist.

^{Bildquelle: (C) Gerd Altmann / Pixabay}

Ein modernes Wissensmanagement kümmert sich neben der Bereitstellung auch um die Auswahl, Aufbereitung, Auffindbarkeit, Verknüpfung und die Aktualität des vorhandenen Wissens. Eine Kombination aus einem Confluence-Wiki von Atlassian sowie Microsoft 365 als modernen Arbeitsplatz bietet eine sehr gute technische Basis, um ein modernes Wissensmanagement im Unternehmen zu etablieren.

Herausforderungen im modernen Wissensmanagement

Im Zeitalter der Digitalisierung und des globalen Wettbewerbs stellen sich Unternehmen zunehmend die Frage, wie sie wichtiges Unternehmens-Wissen für die Mitarbeitenden effektiv aufbereiten und nutzbar machen können. Dies ist eine große Herausforderung, da die dem Wissen zugrundeliegenden Informationen oft in unterschiedlichen Systemen und Formaten vorliegen, unstrukturiert sind und sich schnell verändern. Zudem arbeiten die Mitarbeitenden zunehmend verteilt und müssen von überall auf das Wissen zugreifen und es teilen können.

Ein modernes Wissensmanagement muss diesen Herausforderungen begegnen, um Unternehmen wettbewerbsfähig zu halten. Gleichzeitig zeigt ein effektives Wissensmanagement zusätzlich Potentiale auf, wie Unternehmen z.B. ihre Prozesse optimieren, Kosten reduzieren und die Innovationskraft steigern können.

Doch was genau ist eigentlich Wissensmanagement? Und welche Herausforderungen gilt es bei der Einführung modernen Wissensmanagement zu meistern?

Zentrales Wissensmanagement mit Unternehmens-Wiki Confluence

Wissensmanagement ist die systematische Sammlung, Verwaltung und Nutzung von Informationen und Wissen in einem Unternehmen. Das Ziel des Wissensmanagements ist es, das vorhandene Wissen zu erfassen, zu strukturieren und allen Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen. So können Unternehmen ihre Prozesse optimieren und Kostenvorteile erzielen.

Ein wesentliches Instrument des Wissensmanagements ist das Wiki. Ein Wiki ist eine webbasierte Plattform, auf der Nutzer Inhalte erstellen, bearbeiten und teilen können. Wikis haben den Vorteil, dass sie sehr flexibel sind und sich leicht an die Bedürfnisse jedes Unternehmens anpassen lassen. Eines der beliebtesten Wikis und gleichzeitig Marktführer ist das Enterprise Wiki „Confluence“ von Atlassian.

Confluence ist ein leistungsstarkes und intuitiv bedienbares Wiki, das speziell für Unternehmen entwickelt wurde. Mit Confluence können Unternehmen ihr Wissen effektiv managen und allen Mitarbeitenden zur Verfügung stellen. Außerdem bietet Confluence viele nützliche Funktionen wie eine Suchmaschine, Versionierung, Benutzerverwaltung und Zugriffsrechte sowie eine Integration mit anderen Atlassian-Produkten wie Jira Software.

Verbindung von Confluence mit Microsoft 365

Microsoft 365 ist eine cloudbasierte Produktivitätsplattform mit einem umfangreichen Anwendungen-Portfolio, darunter SharePoint Online, Microsoft Teams, Yammer oder Office. Im Zuge der Digitalisierung hat die Komplettlösung in vielen Organisationen Einzug gehalten und unterstützt seitdem viele Nutzende in ihrem Arbeitsalltag. Doch gibt es auch beim Einsatz Microsoft 365 Grenzen, die mit einem modernen Wiki wie Confluence ausgeglichen werden können.

Damit die Mitarbeitenden beide Systeme ohne Systembrüche wie aus einer Hand nutzen können, bieten sich verschiedene Integrationsmöglichkeiten von Confluence in die Microsoft 365 Anwendung an.

Gestalten Sie Ihre digitale Zukunft von morgen

Organisationen, die modernes Wissensmanagement in einen digitalen Arbeitsplatz integrieren, profitieren auf lange Sicht von effizienteren Prozessen.

Quelle: https://www.wissensmanagement.net/themen/artikel/artikel/wertschoepfung_durch_wissen_
digitales_wissensmanagement_mit_confluence_und_microsoft_365.html?no_cache=1