Fachbeitrag von Bernd Fiedler

Inhaltsübersicht:

• Wie geht Prezi?
• Wissenslandkarten
• Kreativität
• Wissensvermittlung
• Fazit
• Weiterführende Links

Prezi – woher dieser seltsame, aber sympathische Name kommt, ist bislang nicht feststellbar. Es ist zu vermuten, dass es etwas mit „Präsentation“ zu tun hat. Doch was ist überhaupt ein Prezi? Die einen sagen eine neue Art von PowerPoint-Präsentation, andere nutzen es als Mindmap. Letztendlich ist es aber keines von beiden. „Prezi hilft den Menschen, sich besser zu verstehen“, so die Erklärung auf der eigenen Website. Doch wie so oft, ist ein Werkzeug nur so gut, wie der Nutzer, der es bedient. Von selber geht dabei gar nichts, denn vor jede Prezi-Präsentation haben die Erfinder – der ungarische Künstler Adam Somlai-Fischer und der Computerwissenschaftler Peter Halacsy – den Entwurf gesetzt. Und der hat es in sich.

Wie geht Prezi?

Die Handhabung ist erfrischend einfach. Es gibt zwei Bedienungselemente, die entgegen aller Gewohnheiten keine Kastenform haben, sondern rund sind. Sowohl das Auswahlmenü als auch die Positionierungshilfe sind kreisförmig und bieten auf engstem Raum alle notwendigen, das heißt auch alle verfügbaren Funktionen. Wer schon mit ähnlichen Tools gearbeitet hat, wird dabei viele Funktionen vermissen. Es gibt pro Prezi nur drei Schrift-Formate, drei Linienformen. Schon bei dem Versuch, einen Doppelpfeil zu zeichnen wird man scheitern.

Die beste Umschreibung ist wohl die eines Whiteboards. Man kann an jeder Stelle Texte, Formen, Linien, aber auch diverse Medien wie Bilder oder Videos positionieren. Anders wie bei Mindmaps entsteht also auch keine automatische Struktur, alles muss ständig selbst erzeugt werden und bleibt auch nicht fest verbunden, sondern muss nachgezogen werden.

Eine wesentliche Eigenschaft ist das Zoomen. Wie bei GoogleEarth kann man immer wieder neue Übersichten gewinnen oder in tiefere Detailierungsgrade hinein zoomen und das in einer beeindruckenden Spannbreite.

Der eigentliche Clou eines Prezis liegt in seiner Präsentation. Ist das Prezi erst einmal fertig, erlebt man einen Flug durch die Begrifflichkeiten und grafischen Elemente. Kurz verweilt man bei einer Grafik, schon geht es wieder weiter zum nächsten Begriff, der sich für den Betrachter in die richtige Position dreht und sanft zur Landung ansetzt. Diese Freiheiten kommen dem Wissensarbeiter bei manchen Aufgaben sehr entgegen. Als Beispiel seien die folgenden Anwendungsfälle skizziert: Wissenslandkarten, Kreativität, Wissensvermittlung.

Wissenslandkarten

Wissenslandkarten dienen der ganzheitlichen Darstellung des Unternehmenswissens und seiner Prozesse. Viele nutzen hierzu, aus Ermangelung alternativer Tools – Mindmaps. Die feste Struktur lässt sich zwar noch durch beliebige Verbindungen ergänzen, die Kernstruktur ist aber fix. Oft ist es auch schwierig, ein zweites Mindmap daneben zu platzieren. Präsentationsmodi gibt es in aller Regel nicht. Gerade im Wissensmanagement ist es aber interessant, auch Wissensinseln aufzuspüren, die wenige oder gar keine Verbindung zum Unternehmen haben. Wissenslandkarten mit Mindmaps helfen, komplexe Zusammenhänge auf eine zweidimensionale Ebene zu ziehen. Mit einem Prezi gehen vielschichtigere Vernetzungen dennoch nicht verloren. Ein großer Punkt für Prezis ist eben die Flexibilität.

Kreativität

Schon Mindmaps sind ein wunderbares Werkzeug, um Brainstormings durchzuführen. Wie bereits erwähnt wird den Gedanken auch gleichzeitig Struktur verliehen. Prezis lassen aber im Vergleich den Gedanken und ihren Zusammenhängen freien Lauf. Der Zugriff erfolgt ausschließlich über das Internet und unterstützt daher die standortunabhängige Arbeit. Jeder kann sich also am Wissensaustausch beteiligen.

Wissensvermittlung

In der Präsentation werden prinzipiell zwei Schichten übereinander gelegt. Basis ist die Darstellung der Inhalte und ihres Kontexts, so komplex es auch sein mag. Jedoch der „Überflug“, der die eigentliche Präsentation ausmacht, folgt einem linearen Weg, um diese Zusammenhänge zu verstehen. Also: Keine Angst vor Kreativität. Keine Angst vor Komplexität. Der Pfad, der durch das Prezi führt, macht es verständlich.

Technologisch und organisatorisch findet alles im Internet statt, auch die Präsentation. Hierzu gibt es neben dem üblichen „Weiterklicken“ auch einen automatischen Lauf. Da dieser aber nur pro Position eine Verweilzeit von etwa zwei Sekunden hat, sollte man in diesem Fall keine allzu langen Sätze, sondern nur Schlagwörter verwenden. Für den Ersteller gibt es unterschiedlich komfortable Versionen. Die Einfachste ist kostenfrei, bietet aber schon alles, was man benötigt. Wer professionellere Funktionen ergänzen möchte, muss upgraden. Schön ist, dass Lehrende eine Stufe höher kostenfrei bekommen. Sie können ihr Prezi schützen und nur für bestimmte Personen sichtbar machen, es aber ebenso auf Prezi.com veröffentlichen. Eine nützliche Funktion liegt darin, das Prezi auf der eigenen Website einzubinden, indem man ein wenig HTML-Code per Copy & Paste integriert. Für iPad-Nutzer gibt es eine App. Dabei handelt es sich allerdings lediglich um einen Viewer.

Fazit

Der experimentelle Wissensarbeiter wird, mit seiner Neugier, keine Schwierigkeiten haben die Potenziale eines Prezis zu erforschen. PowerPoint-Fans und MindMapper müssen jedoch umdenken, wenn sie die Möglichkeiten eines Prezis erkennen und nutzen wollen. Ein Tipp aus der Praxis: Versuchen Sie erst, mit einem MindMap Stuktur in Ihren Vortrag zu bekommen und wenn Sie an die Grenzen stoßen bzw. wenn es an die Präsentation geht, schwenken Sie zum Prezi über. Ob Folienpräsentation oder Prezi, muss jeder selber entscheiden. Das hängt von den Zielen und der Zielgruppe einer Präsentation ab. In jedem Fall ist ein Prezi mal etwas Neues und belebt daher auf erquickende Art die Präsentationslandschaft.

Quelle: https://www.wissensmanagement.net/themen/artikel/artikel/von_der_mindmap_zum_
prezi_neue_wege_der_visualisierung_im_wissensmanagement.html?no_cache=1

Fachbeitrag von Matthias Hintenaus

Wenn die Beschäftigten eines Unternehmens mit einer Knowledge-Management-Infrastruktur erst nach Informationen und Wissen suchen müssen, hat der Knowledge Manager im Grunde schon versagt. Denn eigentlich, so die Theorie, sollte er nur die Struktur kommunizieren, die er für das Wissen der Organisation aufgebaut hat. Dann müsste jeder sofort wissen, wo das gerade benötigte Wissen zu finden ist. Mit dem Streben nach Struktur und Ordnung ist es indes wie mit der Suche nach dem Gral: Man wird sie nie erreichen. Aus dem einfachen Grund, dass ein extrem volatiles Ziel verfolgt wird, mit stetig wachsenden oder sogar explodierenden Datenmengen und Typen, die es zu bewältigen gilt.

^{Bildquelle: (C) ar130405 / Pixabay}

Immer wieder trifft man auch auf „unfreundliche“ Nutzer, welche die bereitgestellten Taxonomien, Ontologien und andere Ordnungsprinzipien einfach nicht lernen wollen. Sie möchten lieber geradeheraus Fragen stellen, anstatt Suchen so zu formulieren, dass sie den vorhandenen Strukturierungsprinzipien entsprechen.

Hier hilft intelligente Suche. Mit ihr lassen sich Informationen und deren Beziehungen in sehr großen Datenmengen markieren, klassifizieren und verfolgen. Sie strukturiert und kategorisiert so Daten und erzeugt aus ihnen Informationen und Wissen darüber, worum es bei Texten und „Inhalten“ geht. Ebenso analysiert intelligente Suche Fragen in natürlicher Sprache, den Kontext des Fragestellenden (Position, Arbeitsgebiet, Historie früherer Fragen) und kann so relevante Antworten geben.

Wird intelligente Unternehmenssuche also das Wissensmanagement und sogar die Knowledge Manager ersetzen? Nein, sie wird vielmehr die Arbeit erleichtern bzw. angesichts der Datenflut überhaupt erst durchführbar machen. Sie macht die Arbeit des Knowledge Managers interessanter, indem sie es ihm ermöglicht, sich auf seine Kernkompetenzen als Datenkurator und Bewahrer des Unternehmenswissens zu konzentrieren.

Suche nach Wissen

Liefert Unternehmenssuche nicht bloß Inhaltslisten mit bestimmten Schlüsselwörtern? Ursprünglich vielleicht einmal, doch haben intelligente Suchtechnologien dieses Stadium schon lange hinter sich gelassen. Heute geht es darum, Fragen so prägnant wie möglich zu beantworten.

Wer eine spezifische Frage zu einem Produkt hat, wird nicht mehr unter einer Lawine von Produktbroschüren, technischen Spezifikationen und Handbüchern, MDM-Daten usw. begraben. Sondern er enthält relevante Auszüge aus den Inhaltsquellen. Anders kann Wissensübermittlung es auch gar nicht funktionieren, wenn Dokumente Hunderte von Seiten umfassen. Niemand hat die Zeit, auf der Suche nach der einen gewünschten Information alles durchzublättern.

Nützlichkeit hängt also von der „intelligenten“ Extraktion des Wesentlichen aus einem großen Wust an Daten ab. Eine solche Extraktion liefert Informationen, die sich nicht nur auf den Inhalt der Frage beziehen, sondern auch auf die Identität der fragenden Person. Zum Beispiel muss deren Arbeitskontext bei der Auswahl der relevanten Antworten eine Rolle spielen. Eine Forscherin im pharmazeutischen Labor könnte die gleiche Frage zu einem Produkt stellen wie ihr Kollege im Vertrieb, und doch werden beide sehr unterschiedliche Antworten erwarten: die eine möchte Inhaltsstoffe, aktive Moleküle oder Ergebnisse klinischer Studien angezeigt bekommen, der andere die vierteljährlichen Umsätze pro Region.

Dies bezeichnet man als die „Query Intent“. Sie erfordert ein ganzes Arsenal ausgefeilter technischer Funktionen, um wirklich zielgruppenspezifische Antworten geben zu können. Die Funktionen müssen intelligent kombiniert und tief miteinander integriert sein, um effektiv zu sein. Sie müssen in der Lage sein, mit riesigen Mengen sehr unterschiedlicher Daten umzugehen und dennoch in Sekundenschnelle Antworten zu liefern.

Wissen aus allen Datenquellen

Man denke nur an Kraftwerke, Züge, Flugzeuge, Satelliten und andere Produkte, die jahrzehntelang gewartet werden müssen. Deren Komplexität ist so groß, dass Dokumentation und Daten in die Millionen von Dokumenten und Milliarden von Datensätzen gehen. Deren Formate ändern sich im Laufe des Lebenszyklus der Produkte, weshalb die Vielfalt der Datenquellen, aus denen Wissen gewonnen werden kann und muss, noch einmal zunimmt. Eine intelligente Enterprise Search-Plattform, die Knowledge Worker unterstützt, muss mit all diesen Datenquellen zurechtkommen, so dass kein Wissen jemals verloren geht.

Kategorisierung von Inhalten

Enterprise Search hilft dabei, Daten und Inhalte automatisch zu kennzeichnen und zu kategorisieren. Sie verwendet natürliche Sprachverarbeitung und KI, um relevante Begriffe (Entitäten) und Beziehungen zwischen ihnen zu extrahieren. Anschließend kann man die Ergebnisse verifizieren bzw. korrigieren. Das intelligente System lernt aus diesen Korrekturen von Anwendern, so dass sie nicht im Laufe der Zeit alles immer wieder überprüfen müssen. Intelligente Unternehmenssuche spürt auch sensible Daten auf, die geschützt und vielleicht sogar gelöscht werden müssen. Etwa persönlich identifizierbare Informationen (PII), die nur so lange aufbewahrt werden dürfen, bis sie ihren Zweck erfüllt haben. Und sie findet solche Daten, die internen oder externen Compliance-Regeln unterliegen. Damit sinkt das Risiko kostspieliger Verstöße gegen DSGVO oder CCPA.

Geschwindigkeit

Geschwindigkeit bei der Wissensentdeckung bedeutet zunächst einmal Einsparung von Zeit und Geld. Wenn jeder Beschäftigte ein paar Stunden Zeit pro Woche spart, summiert sich das bei entsprechender Unternehmensgröße zu einer ansehnlichen Summe. Sogar das Generieren zusätzlicher Umsätze ist dadurch möglich. So gelang es einem Pharmaunternehmen mit der Lösung von Sinequa, den Zulassungsprozess bei der FDA / EMA zu beschleunigen und damit ein Produkt schneller auf den Markt zu bringen. Von Corona-Impfstoffen einmal abgesehen, die auf eine derart große Nachfrage treffen, dass auch für „Nachzügler“ genug Marktanteile übrig bleiben, ist es im umkämpften Pharmamarkt ein enormer Wettbewerbsvorteil, wenn man hier vor Konkurrenten auf dem Markt ist. Denn normalerweise dauert eine Zulassung zwischen einem und 1,5 Jahren. Selbst wenige Tage schneller zu sein, kann sofort über Millionen entscheiden, da die Tagesumsätze bei einzelnen Medikamenten enorm sind.

Es kann aber um viel mehr als um Gewinn und Umsatz gehen, nämlich um Menschenleben. Man denke an einen Störfall in einem Kernreaktor. Auch wenn die erste Generation von Ingenieuren, welche die Reaktoren einst errichtet hat und genauestens kannte, inzwischen im Ruhestand ist, so hoffen wir doch alle stark, dass auch ihre Nachfolger innerhalb von Sekunden die Informationen finden, um kompetent zu reagieren – auch wenn sie in ihrem Berufsleben zuvor noch nie mit einem solchen Fall zu tun hatten.

Sicherheit

Wissen muss innerhalb des Unternehmens zirkulieren, es will erfasst, geteilt und weitergegeben werden. Gleichzeitig muss man dabei aber Zugriffsrechte respektieren, um vertrauliches Wissen und das Recht auf Privatsphäre zu schützen. Sicherheit ist keine Funktionalität, die nachträglich an eine Suchmaschine angehängt werden kann. Sie muss von Anfang ihr inhärenter Bestandteil sein.

Anwendungsfälle

Die beiden klassischen KM-Anwendungsfälle für intelligente Suche lauten „Was wissen wir über dieses Thema?“ und „Wer weiß es?“ Beide sind komplexer, als die Fragen es vermuten lassen. Bei der ersten Frage hängt das „Was“ vom „Wir“ ab. Der Arbeitskontext der fragenden Person bestimmt, welches Wissen vermittelt werden muss. Bei der zweiten Frage umfasst das „Wer“ nicht nur eine Liste einzelner Experten, sondern möglicherweise ein Netzwerk von Experten aus verschiedenen Bereichen. In einem Pharmaunternehmen können dies Personen aus der Pharmakologie, Medizin, Biologie, Genetik sein und sogar Patentanwälte.

Heutzutage sind viele Anwendungsfälle spezifisch für bestimmte Kategorien von Anwendern, während andere generisch sein können und jeden im Unternehmen betreffen. Sie werden meist als Apps auf einer Enterprise Search-Plattform implementiert, die als Search Based Applications (SBAs) bezeichnet werden. Die Beispiele reichen von den trivialsten Fragen – „Wann fährt der nächste Bus zum Flughafen?“ – bis zu komplexen wie „Wer hat in unserer Kanzlei in den letzten 5 Jahren an Fällen von Geldwäsche gearbeitet?“

Fazit

Intelligente Unternehmenssuche macht die Arbeit des Knowledge Managers sowie aller Personen im Unternehmen einfacher. Sie hilft Zeit und Geld zu sparen, Risiken zu reduzieren und Katastrophen zu vermeiden. Über spezifische ROI-Berechnungen hinaus liegt es daher auf der Hand: Auch Organisationen mit einer bereits installierten Knowledge-Management-Infrastruktur kommen ohne zusätzliche intelligente Unternehmenssuche heute nicht mehr aus, wenn sie die Datenflut beherrschbar machen wollen.

Quelle: https://www.wissensmanagement.net/themen/artikel/artikel/intelligente_unternehmenssuche_
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