Fachbeitrag von Andrea Trapp

Alle brauchen sie, wenige bekommen sie: die Fachkräfte der Zukunft. Unternehmen mit veralteten Arbeitsweisen und starren Strukturen schrecken gut ausgebildete junge Menschen oft ab. Können es sich Unternehmen noch leisten, auf eine Verjüngungskur zu verzichten?

^{Bildqelle: (C) Dropbox}

In den kommenden Jahren wird sich die Babyboomer-Generation in den Ruhestand verabschieden. Das Statistische Bundesamt spricht davon, dass dem Arbeitsmarkt in Deutschland bis zum Jahr 2036 insgesamt 12,9 Mio. arbeitende Menschen verloren gehen werden. Das entspricht rund 30 Prozent der Erwerbstätigen des Jahres 2021. Personalengpässe und Fachkräftemangel werden eine bislang ungekannte Spitze erreichen. Hinzu kommt, dass sich die Anforderungen der Young Professionals an die Arbeit verändern und mit ihnen ihre Kommunikations- und Arbeitsweisen. Der Generationswandel stellt uns vor weit mehr als nur ein zählbares Problem.

Aktion statt Reaktion

Vier Generationen – mit unterschiedlichen Wertvorstellungen und Erwartungen an das Leben – agieren zurzeit gemeinsam in der Arbeitswelt. Die älteren Generationen haben sich in den letzten Jahrzehnten im Arbeitsleben instituiert. An sich könnten die jüngeren Generationen die jahrzehntealten Erfahrungen um neue Perspektiven erweitern, wenn es die Unternehmenskultur denn zuließe. Denn der Wunsch nach Mitgestaltung ist bei jungen Menschen sehr verbreitet. Die Möglichkeit für die jüngeren Generationen, sich aktiv ins Unternehmen einzubringen, verlangt von den Älteren viel Vertrauen(svorschuss), Geduld und Offenheit. Allerdings ist die aktive Mitgestaltung auch eine Bringschuld, denn niemand kann verlangen, dass es Vorteile nach Wunsch-Katalog hagelt, während die Pflichten den Älteren überantwortet sind und für die Neueinsteiger stetig abnehmen. Der Umgang auf Augenhöhe und Mitgestaltung erfordert ein Gleichgewicht von Geben und Nehmen.

Von neuen Verantwortlichkeiten und agilen Teams

Durch die Pandemie gehört die Arbeit aus dem Homeoffice in vielen Berufen zur neuen Normalität, die ein neues Mindset und ein anderes Verantwortungsbewusstsein fordert. Denn Remote Work lebt von Eigenverantwortung und Vertrauen. Häufig behindern noch veraltete Prozesse und Medienbrüche von analog zu digital und umgekehrt die Remote-Arbeit. Da Schulterblicke und der Kaffeeküchenaustausch fehlen, brauchen neue Arbeitskräfte ohne den persönlichen Kontakt im Büro meist länger, um sich in Arbeitsabläufe einzufinden. Die Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen kann durch verteiltes Arbeiten zeitweise oder schlimmstenfalls langfristig geringer ausfallen. Regelmäßige Teamevents vor Ort können dies teilweise auffangen. Anders ist es bei der Koordination der Aufgaben: Fühlt sich eine Arbeitskraft im Homeoffice nicht gebraucht, kann man dem Schwund der Arbeitsmotivation regelrecht zusehen. Die Zusammenarbeit im Homeoffice erfordert daher einen regelmäßigen und offenen gemeinsamen Austausch, damit das gesamte Team an einem Strang zieht und eine Unternehmenskultur entsteht, mit der sich alle wohlfühlen.

Neben Remote Work zeichnet sich eine weitere Entwicklung ab: agiles Arbeiten. Auf dem Weg hin zu mehr Eigenverantwortung und Mitgestaltung machen sich immer mehr Unternehmen mit der Einführung agiler Teams vertraut. Die Unternehmensführung steckt hierbei übergeordnete Unternehmensziele, auf deren Grundlage interdisziplinäre Teams eigene Ziele entwickeln. So entsteht eine Arbeitsweise, die sowohl die Unternehmensziele im Blick behält als auch für Arbeitnehmende sinnstiftend ist. In agilen, oft interdisziplinären Teams arbeiten Mitarbeitende eigenverantwortlich an – nach klaren Metriken definierten – gemeinsamen Ergebnissen, was die Motivation hebt, Silos im Unternehmen auflöst und flache Hierarchien fördert. Eine derart moderne Unternehmenskultur zieht junge, motivierte Nachwuchstalente an und bietet Chancen, den Mangel an Nachwuchskräften in den eigenen Reihen zu reduzieren.

Medien im Wandel: Adé Powerpoint und PDF, willkommen YouTube, Gif und Meme

Nicht nur die Generationen und die Arbeitswelt entwickeln sich weiter, auch die Medienlandschaft steht nicht still. Auch wenn es den Anschein haben mag, dass Instagram und TikTok heute die beiden beliebtesten sozialen Netzwerke sind, verändert BeReal bereits die Diskussion über soziale Medien. Zugleich verlieren Suchnetzwerke wie Google an Bedeutung. Wer ein gutes Pasta-Rezept braucht, sucht heute auf YouTube oder TikTok danach. Getreu dem Motto: Warum ellenlange Texte lesen, wenn es anschauliche Kurzvideos gibt?

The Guardian berichtete eben erst darüber, dass die Elite auf dem Wirtschaftsgipfel in Davos die E-Mail für veraltet erachtet und Instant Chat vermutlich bald den Posteingang ersetzt. Obwohl aktuell noch 4,2 Milliarden Menschen, also mehr als die Hälfte der Weltbevölkerung, E-Mails nutzen und im Jahr 2022 mehr als 333 Milliarden E-Mails täglich gesendet und empfangen wurden, sind Messaging-Dienste im Trend. Während die vorherigen Generationen noch auf Kommunikation via Stift, Papier, E-Mail, Text und Telefon gesetzt haben, kennen die Jungen weder Telefonzellen noch Festnetz. Statt den Hörer für simple Telefonate in die Hand zu nehmen, kommunizieren die nachwachsenden Generationen über WhatsApp, Instagram und Snapchat.

Obwohl E-Mails bei der alten „Telefon und Brief“- Generation verpönt waren, fand ein Wandel statt. Selbst in Deutschland, wo wir uns oft mit Veränderungen schwer tun, nutzten laut Statista rund 80 Prozent der deutschen Bevölkerung 2022 das Internet zum Versenden und Empfangen von E-Mails, während das im Jahr 2002 noch nur 38 Prozent taten. Thomas Robinson, Dozent an der Bayes Business School in London sagt: „Wir können uns mit jüngeren Generationen zusammentun und unsere Erfahrungen einbringen, uns mit dieser Gemeinschaft zusammentun, oder wir können uns die Zukunft zum Feind machen. Aber der Gedanke, dass man den technokulturellen Wandel aufhalten kann, ist für die Katz“.

Die Unterschiede zwischen Jung und Alt sind unverkennbar: Während die Babyboomer soziale Medien und Kommunikationstools zu 81 Prozent nutzen, liegt die Nutzung der jüngeren Generationen mit 91 bis 97 Prozent deutlich höher. Auch bei der Kommunikation über Videokonferenzen liegen die Altersgruppen weit auseinander: Die Babyboomer nutzen diese zu acht Prozent, die Generationen danach bis zu 21 Prozent. Beeindruckende Unterschiede finden sich außerdem in der Nutzung von Cloud-Plattformen wie Dropbox oder Google Drive. 29 Prozentpunkte trennen die jungen von den alten Generationen. Nur etwa jeder dritte Babyboomer nutzt Clouds, während bei der Generation X rund 60 Prozent zu den Cloud-Nutzenden gehören.

Digital Natives sind sichtlich technikaffiner und wünschen sich von Arbeitgebenden vehement die Nutzung(smöglichkeit) neuer Technologien und Kommunikationsformen. Cloudcollaboration-Plattformen wie beispielsweise Dropbox vereinen die Wünsche und Anforderungen aller Generationen und bringen Teams aller Altersklassen mit ihren Tools und Inhalten 24/7 zusammen.

Wie effektiv ist digital? Die neue Digital Culture

Die Anforderungen der Digital Natives an die Arbeitswelt macht deutlich: Um als Unternehmen auf dem umkämpften Arbeitsmarkt attraktiv zu bleiben, sollte es den Bereich Digital Culture maßgeblich ausbauen. Eine Vielzahl an Unternehmen setzt dies bereits um. So ist die Zahl an Videokonferenzen in den letzten Jahren exponentiell gestiegen. Allein über Google Meet, Microsoft Teams und Zoom finden über 500 Millionen Videocalls pro Tag statt. Doch die synchrone Zusammenarbeit über Live-Interaktion und Online-Meetings ist oft nicht so effektiv wie die asynchrone, konsekutive Kollaboration. Neue All-in-one-Tools wie beispielsweise Dropbox Capture erlauben eine audiovisuelle Kommunikation per Bildschirmaufnahme, sodass Informationen auch asynchron mit dem Team teilbar sind. Auf diese Weise verschmilzt synchrones Handeln im Team mit asynchroner Verständigung – ein Gewinn an Effektivität und Flexibilität im Arbeitsalltag, nicht nur im Sinne der jüngeren Generationen. Insgesamt wollen gut 80 Prozent der Arbeitenden die vollkommene Flexibilisierung der Arbeitszeit und auch künftig ihre Arbeit komplett oder zumindest zum Teil im Homeoffice erledigen. Egal wie man es sieht, ein hohes Maß an selbstständigem und eigenverantwortlichem Arbeiten ist und bleibt im Homeoffice auch in Zukunft das A und O.

Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit!

Neben den Rahmenbedingungen von Raum und Zeit werden sich mittel- und langfristig die Arbeitsweisen ändern: zielführende Strukturen, eine neue Priorisierung, viel mehr an selbst-motivierter Fokusarbeit, neue und vermehrt audiovisuelle Kommunikationsmedien, eine größere Verantwortungsübernahme von Mitarbeitenden, ein Umdenken auf Führungsebene. Dabei ist es unwahrscheinlich, dass sich die Probleme des Fachkräftemangels rein innerhalb der nationalen Grenzen werden lösen lassen. Selbst konservative Parteien haben mittlerweile einsehen müssen, dass eine Migration von Arbeitskräften nach Deutschland notwendig ist, um mit dem demografischen Wandel klarzukommen. Unternehmen müssen ihren Radius erweitern, um die besten und kreativsten jungen Talente zu finden. Geografische Grenzen werden für Arbeitgebende an Bedeutung verlieren, sodass sie aus einem größeren Pool von Talenten schöpfen und in neue Märkte expandieren können. Maßgeblich helfen könnte ein Perspektivenwechsel: Remote Work, Homeoffice und global verteiltes Arbeiten sollte nicht mehr als Bonus oder Luxus für die (jungen) Mitarbeitenden betrachtet werden, sondern als große (vielleicht einzige?) Überlebens- und Wachstumschance für zukunftsbewusste Unternehmen. Außerdem braucht es eine neue Bemessung der Leistung, ein Management by Objectives: Statt physischer Präsenz und Stechuhr müssen Ergebnisse und gemeinsam erreichte Ziele zum Maß aller Dinge werden. Den Forderungen nach mehr zeitlicher und örtlicher Flexibilität sollten endlich alle Arbeitgebenden und Führungskräfte nachkommen – auch ohne, dass eine auf- und abklingende Pandemie den Takt vorgibt. Besser, wir sehen genau hin und nehmen die Herausforderung des fortwährenden Change-Prozesses an – für eine zukunftsgerichtete Unternehmenskultur, die dem Arbeitskräftemangel standhält. Denn der Wandel hat gerade erst begonnen.

Quelle: https://www.wissensmanagement.net/themen/artikel/artikel/warum_es_sich_im_kampf_um_
fachkraefte_lohnt_auf_die_eigene_unternehmenskultur_zu_setzen.html?no_cache=1

Fachbeitrag von Michael Sudahl

Vielen Büroarbeitern reicht es: Sie haben das Homeoffice satt. Zuhause am Schreibtisch im Schlafzimmer kauern und die Kinder ermahnen, still zu sein, damit Mama in Ruhe telefonieren oder Papa konzentriert ein Protokoll lesen kann, zermürbt. Doch was ist die Alternative? Zurück ins Büro pendeln und seien es auch nur drei Tage in der Woche, überzeugt auf Dauer nicht. Schließlich schont jeder nicht gefahrene Kilometer die Umwelt. Deshalb können Coworking-Räume eine Alternative sein. Doch Wissensarbeiter sollten ein paar Dinge wissen und vor allem Datenschutzaspekte kennen, ehe sie ihren Arbeitsplatz mit anderen teilen.

^{Bildquelle: (C) Mudassar Iqbal / Pixabay}

Nach mehr als zwei Jahren Pandemie sind es vor allem Angestellte, die Schreibtische außerhalb der eigenen vier Wände und des Firmenbüros suchen“, beobachtet Felix Pflüger vom Telefonie-Provider Peoplefone. Laut Branchenverband können sie aus mehr als 1200 Coworking-Spaces in Deutschland wählen. Tendenz steigend. Etliche davon finden Wissensarbeitende in Großstädten, doch auch auf dem Land eröffnen immer mehr Gemeinschaftsbüros. Die meisten sind übersichtlich und bieten etwa zwei bis drei Dutzend Arbeitsplätze an.

Service geboten?

Die Offerten reichen von vollautomatisierten Konzepten mit Rund-um-die-Uhr-Zugang, einer Chipkarte für den Kaffeeautomaten und das Zubuchen von Konferenzräumen per App. Am anderen Ende der Anbieterpalette finden sich Dienstleister mit umsichtigen Rezeptionisten, die beim Druckereinrichten genauso helfen wie beim Finden eines Restaurants fürs Geschäftsessen. Selbst Yoga-Kurse, Massagetermine und Kinderbetreuung bieten Deluxe-Coworking-Spaces an. Das Preisgefüge vom Discounter ohne Personal bis zum Fullservice-Anbieter ist entsprechen breit. Es startet bei 25 Euro fürs Tagesticket und endet bei 699 Euro pro Monat für eine „Private Office“ noch nicht.

Wer sich entschließt, mal was Neues auszuprobieren lässt sich laut Klaus-Peter Stiefel vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Stuttgart „auf ein Abenteuer ein“. Nicht etwa, weil Coworking-Plätze chaotisch wären, sondern, weil fremde Menschen in neuer Umgebung warten. Hinzu komme, dass sich Arbeiten im Coworking anders anfühle als im Büro mit vertrauten Kollegen und bekannter Infrastruktur, so Stiefel.

Mangelhafte Datensicherheit

Enden sollte das Abenteuer allerdings beim Datenschutz. Vor allem für Angestellte ist es ratsam, dass der Arbeitgeber, wie im Homeoffice auch, für eine sichere EDV-Infrastruktur sorgt. Dazu zählt ein verschlüsselter VPN-Zugang zum Firmenserver genauso wie der passwortgeschützte Laptop. „Auch das W-Lan im Coworking sollte abgesichert sein“, rät Pflüger. Der Peoplefoner empfiehlt einen nicht öffentlichen Internetzugang, idealerweise mit individueller Passwortvergabe. Eine weitere Datenschutzfalle ist das Telefonieren. Gerade für Coworker, die personenbezogene Daten wie Adresse oder Geburtsdatum abfragen, sollten schallgeschützte Räume suchen. Gleiche Vorsicht gilt beim Nennen von Firmenwissen, wie Umsatz und Gewinn. Oder für Mitarbeitergespräche im Videocall. Stiefel verweist darauf, dass etliche Coworking-Spaces inzwischen „Telefonboxen“ für vertrauliche Gespräche anbieten – ähnlich wie sie in Großraumbüros der Unternehmen zu finden sind.

Falsches Ambiente

Auch Rüdiger Klatt vom Forschungsinstitut für innovative Arbeitsgestaltung und Prävention (fiap), einer Ausgründung der TU Dortmund, empfiehlt Coworkings zu finden, die ähnlichen Komfort bieten wie der Arbeitgeber im firmeneigenen Büro. Dazu gehört ein Büroservice, der einem beim Wissensmanagen hilft, etwa den Drucker erklärt oder die Vorstellungsrunde moderiert. „Neue Coworker fühlen sich manchmal wie der Klassenneuling in der Schule“, veranschaulicht Klatt. Man kennt keinen und wird mitunter schräg angeschaut. Da hilft es, wenn ein Kümmerer vernetzt. Beides, Service und Vernetzung, sind laut fiap die vorrangigen Dienstleistungen, die sich etwa Pendler wünschen, wenn sie sich auf einen Coworking-Platz einlassen.

Wichtig ist laut Pflüger auch darauf zu achten, dass die Community stimmt. Wer als Außendienstler nur einen Tag pro Woche im Gemeinschaftsbüro andockt, dem mag es egal sein, ob die übrigen Büroarbeiter Programmierer, Architekten oder Künstler sind. Mitunter gesellen sich sogar Handwerker dazu, die ihre Monatsrechnungen im Coworking tippen. Doch wer hofft, auf Kollegen zu treffen, um sich fachlich auszutauschen, sollte nach Expertise und Wissen der anderen Mitglieder fragen. „Es gibt Coworking für Juristen, Journalisten und Webdesigner“, sagt Klatt. In Hamburg eröffnet jüngst ein Co-Büro nur für Frauen.

Fehlende Vernetzungschancen

Wer hingegen auf Aufträge hofft, sollte sich einen Coworking-Platz suchen, dessen Publikum vielfältig ist – und dessen Anbieter Räume zum Austausch schafft. Das können Teeküchen genauso sein, wie wiederkehrende Gesprächsrunden, in denen sich die Coworker vorstellen und einander kennenlernen. Mitunter entstehen sinnvolle Kooperationen. Lohnen kann sich die Arbeit am dritten Ort auch steuerlich. Wo Heimarbeitsplätze oft von Finanzämtern nicht oder nur gemindert anerkannt werden, ist die Sache beim Coworking eindeutig. Zumal inzwischen Arbeitgeber dafür aufkommen und die Steuerbehörden Rechnungen als Ausgabe akzeptieren. Wer überdies noch Betreuungsfragen zu klären hat, etwa für die Ferienzeit eigener Kinder, kann darauf achten, welche Kita-Kooperationen Coworking-Plätze anbieten.

Checkliste Datenschutz

• Vor fremden Blicken aufs Notebook schützen Blickschutzfolien. Sie reduzieren den Einsichtswinkel von 180 auf unter 60 Grad.
• Wer noch mit Papier arbeitet sollte darauf achten, zeitweise nicht benötigte Unterlagen abzudecken bzw. einzuschließen.
• Bei Netzwerkdruckern ist es schwierig, Daten zu schützen. Jedoch helfen Pull-Printing-Lösungen. Da rattert der Drucker erst, wenn man authentifiziert ist.
• Coworker sollten Notebooks beim Verlassen des Schreibtisches gegen Zugriff sichern. Idealerweise per Desktop-Passwort.
• Mit Notebook-Ketten können Coworker ihr Arbeitsgerät am Schreibtisch anketten – das schützt die Hardware vor langen Fingern.

Quelle: https://www.wissensmanagement.net/themen/artikel/artikel/wissensmanagement_darauf_
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