Wissensmanagement funktioniert nicht ohne Digitalisierung. Ein wichtiges Element der virtuellen Welt ist seit der Pandemie die Videokonferenz. Denn gerade im persönlichen Austausch entsteht oft neues Wissen. Da irritiert es, wenn wie vor kurzem in Bayern, ausgerechnet Schulen für einen Datenschlamassel sorgen. 140.000 Schüler und Lehrer sind in München in einem einzigen virtuellen Klassenzimmer vereint. Eine Art Münchner Whatsapp ist so entstanden. Cybermobbing ist somit die Tür aufgestoßen. Homeschooling wird in München über die Software Teams von Microsoft organisiert. Das Problem ist, dass alle Schüler in einer Gruppe angelegt sind.

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Dazu passt der jüngste Rüffel der Berliner Datenschutzbeauftragten Maja Smoltczyk, die Mitte Februar Videosysteme wie eben Microsoft Teams, aber auch Teamviewer oder Zoom bei einer Prüfung durchfliegen lässt. Kurios: Die Videodienste sind bereits im vergangenen Jahr durch einen Datenschutztest gerasselt. Im öffentlichen Prüfbericht hat sich bei der Bewertung kaum etwas geändert. Die Behörde versieht alle mit einer roten Ampel. Bei diesen Systemen „liegen Mängel vor, die eine rechtskonforme Nutzung des Dienstes ausschließen“, heißt es im Berliner Papier.

Vereinbarung gekippt

Erik Boos erstaunt das nicht. Der Geschäftsführer der Münchner Softwareschmiede Snapview gilt als Pionier der Videoberatung. Bereits seit 15 Jahren begleitet er Unternehmen auf dem Weg in die Digitalisierung. Seiner Meinung nach ist die Kritik berechtigt. Im vorigen Sommer kippt der Europäische Gerichtshof die Datenschutzvereinbarung zwischen Europa und den USA. Für das „Privacy Shield“ gibt es bis dato keinen Nachfolger. Boos übersetzt, was dieser Zustand bedeutet: „Das Problem entsteht potenziell bei der Nutzung von US-amerikanischen Anbietern, die dem CLOUD-Act unterliegen. Es erlaubt amerikanischen Behörden den Zugriff auf Daten die US-Unternehmen speichern oder verarbeiten, egal wo sich diese geographisch befinden“. Auch ein Serverstandort in der EU oder speziell in Deutschland ändert an dieser Situation nichts. Deshalb sei der CLOUD Act für alle europäischen Wissensunternehmen ein Problem. Denn laut DSGVO dürfen Daten nur in sehr engen Grenzen herausgegeben werden.

Eine rechtskonforme Zusammenarbeit mit US-Video-Anbietern sei somit aktuell kaum möglich, verdeutlicht Boos. Denn Apple, Microsoft oder Google sind per Gesetz gezwungen, Daten offen zu legen – und zwar egal wo diese gespeichert sind. Datenschützer haben in der Vergangenheit vor allem darauf geschaut, wo die Daten verarbeitet werden. US-Konzerne haben daraufhin Rechenzentren in Europa installiert und mancher wägt sich in Sicherheit. Ein Irrtum, denn es geht nicht nur darum wo, sondern wer die Daten verarbeitet. Ein US-Unternehmen muss Daten auch dann herausgeben, wenn sich diese in einem Rechenzentrum in Deutschland befinden. Problematisch ist zudem, wenn Subunternehmer mit in der Lieferkette hängen. Auch sie unterliegen dem US-Gesetz.

20 Millionen Euro Bußgeld

Beispiel: Ein deutscher Videokonferenz-Anbieter arbeitet mit einem US-Provider zusammen, der die IT-Infrastruktur betreibt. Da diese Unternehmen Zugriff auf die Daten haben, führt die Konstellation zu einer Unvereinbarkeit mit dem EU-Datenschutz. Folglich müssen deutsche Firmen bei einem Vertrag mit anderen Unternehmen prüfen, ob diese Daten bei einem US-Anbieter speichern. Bis eine belastbare neue Vereinbarung zwischen Europa und USA in Kraft tritt, wird wohl noch Zeit vergehen. „Ohne eine solche ist eine Zusammenarbeit mit US-Plattformen gefährlich“, bilanziert Boos. Wie gefährlich, wissen die Berliner Datenschützer: Gegen Firmen, die US-Produkte einsetzen, sind Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro möglich.

Quelle: https://www.wissensmanagement.net/themen/artikel/artikel/risiko_videodienste_aus_den_
usa_was_datenschuetzer_bemaengeln_und_wie_wissenskonferenzen_per.html?no_cache=1

Fachbeitrag von Michael Sudahl

Vielen Büroarbeitern reicht es: Sie haben das Homeoffice satt. Zuhause am Schreibtisch im Schlafzimmer kauern und die Kinder ermahnen, still zu sein, damit Mama in Ruhe telefonieren oder Papa konzentriert ein Protokoll lesen kann, zermürbt. Doch was ist die Alternative? Zurück ins Büro pendeln und seien es auch nur drei Tage in der Woche, überzeugt auf Dauer nicht. Schließlich schont jeder nicht gefahrene Kilometer die Umwelt. Deshalb können Coworking-Räume eine Alternative sein. Doch Wissensarbeiter sollten ein paar Dinge wissen und vor allem Datenschutzaspekte kennen, ehe sie ihren Arbeitsplatz mit anderen teilen.

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Nach mehr als zwei Jahren Pandemie sind es vor allem Angestellte, die Schreibtische außerhalb der eigenen vier Wände und des Firmenbüros suchen“, beobachtet Felix Pflüger vom Telefonie-Provider Peoplefone. Laut Branchenverband können sie aus mehr als 1200 Coworking-Spaces in Deutschland wählen. Tendenz steigend. Etliche davon finden Wissensarbeitende in Großstädten, doch auch auf dem Land eröffnen immer mehr Gemeinschaftsbüros. Die meisten sind übersichtlich und bieten etwa zwei bis drei Dutzend Arbeitsplätze an.

Service geboten?

Die Offerten reichen von vollautomatisierten Konzepten mit Rund-um-die-Uhr-Zugang, einer Chipkarte für den Kaffeeautomaten und das Zubuchen von Konferenzräumen per App. Am anderen Ende der Anbieterpalette finden sich Dienstleister mit umsichtigen Rezeptionisten, die beim Druckereinrichten genauso helfen wie beim Finden eines Restaurants fürs Geschäftsessen. Selbst Yoga-Kurse, Massagetermine und Kinderbetreuung bieten Deluxe-Coworking-Spaces an. Das Preisgefüge vom Discounter ohne Personal bis zum Fullservice-Anbieter ist entsprechen breit. Es startet bei 25 Euro fürs Tagesticket und endet bei 699 Euro pro Monat für eine „Private Office“ noch nicht.

Wer sich entschließt, mal was Neues auszuprobieren lässt sich laut Klaus-Peter Stiefel vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Stuttgart „auf ein Abenteuer ein“. Nicht etwa, weil Coworking-Plätze chaotisch wären, sondern, weil fremde Menschen in neuer Umgebung warten. Hinzu komme, dass sich Arbeiten im Coworking anders anfühle als im Büro mit vertrauten Kollegen und bekannter Infrastruktur, so Stiefel.

Mangelhafte Datensicherheit

Enden sollte das Abenteuer allerdings beim Datenschutz. Vor allem für Angestellte ist es ratsam, dass der Arbeitgeber, wie im Homeoffice auch, für eine sichere EDV-Infrastruktur sorgt. Dazu zählt ein verschlüsselter VPN-Zugang zum Firmenserver genauso wie der passwortgeschützte Laptop. „Auch das W-Lan im Coworking sollte abgesichert sein“, rät Pflüger. Der Peoplefoner empfiehlt einen nicht öffentlichen Internetzugang, idealerweise mit individueller Passwortvergabe. Eine weitere Datenschutzfalle ist das Telefonieren. Gerade für Coworker, die personenbezogene Daten wie Adresse oder Geburtsdatum abfragen, sollten schallgeschützte Räume suchen. Gleiche Vorsicht gilt beim Nennen von Firmenwissen, wie Umsatz und Gewinn. Oder für Mitarbeitergespräche im Videocall. Stiefel verweist darauf, dass etliche Coworking-Spaces inzwischen „Telefonboxen“ für vertrauliche Gespräche anbieten – ähnlich wie sie in Großraumbüros der Unternehmen zu finden sind.

Falsches Ambiente

Auch Rüdiger Klatt vom Forschungsinstitut für innovative Arbeitsgestaltung und Prävention (fiap), einer Ausgründung der TU Dortmund, empfiehlt Coworkings zu finden, die ähnlichen Komfort bieten wie der Arbeitgeber im firmeneigenen Büro. Dazu gehört ein Büroservice, der einem beim Wissensmanagen hilft, etwa den Drucker erklärt oder die Vorstellungsrunde moderiert. „Neue Coworker fühlen sich manchmal wie der Klassenneuling in der Schule“, veranschaulicht Klatt. Man kennt keinen und wird mitunter schräg angeschaut. Da hilft es, wenn ein Kümmerer vernetzt. Beides, Service und Vernetzung, sind laut fiap die vorrangigen Dienstleistungen, die sich etwa Pendler wünschen, wenn sie sich auf einen Coworking-Platz einlassen.

Wichtig ist laut Pflüger auch darauf zu achten, dass die Community stimmt. Wer als Außendienstler nur einen Tag pro Woche im Gemeinschaftsbüro andockt, dem mag es egal sein, ob die übrigen Büroarbeiter Programmierer, Architekten oder Künstler sind. Mitunter gesellen sich sogar Handwerker dazu, die ihre Monatsrechnungen im Coworking tippen. Doch wer hofft, auf Kollegen zu treffen, um sich fachlich auszutauschen, sollte nach Expertise und Wissen der anderen Mitglieder fragen. „Es gibt Coworking für Juristen, Journalisten und Webdesigner“, sagt Klatt. In Hamburg eröffnet jüngst ein Co-Büro nur für Frauen.

Fehlende Vernetzungschancen

Wer hingegen auf Aufträge hofft, sollte sich einen Coworking-Platz suchen, dessen Publikum vielfältig ist – und dessen Anbieter Räume zum Austausch schafft. Das können Teeküchen genauso sein, wie wiederkehrende Gesprächsrunden, in denen sich die Coworker vorstellen und einander kennenlernen. Mitunter entstehen sinnvolle Kooperationen. Lohnen kann sich die Arbeit am dritten Ort auch steuerlich. Wo Heimarbeitsplätze oft von Finanzämtern nicht oder nur gemindert anerkannt werden, ist die Sache beim Coworking eindeutig. Zumal inzwischen Arbeitgeber dafür aufkommen und die Steuerbehörden Rechnungen als Ausgabe akzeptieren. Wer überdies noch Betreuungsfragen zu klären hat, etwa für die Ferienzeit eigener Kinder, kann darauf achten, welche Kita-Kooperationen Coworking-Plätze anbieten.

Checkliste Datenschutz

• Vor fremden Blicken aufs Notebook schützen Blickschutzfolien. Sie reduzieren den Einsichtswinkel von 180 auf unter 60 Grad.
• Wer noch mit Papier arbeitet sollte darauf achten, zeitweise nicht benötigte Unterlagen abzudecken bzw. einzuschließen.
• Bei Netzwerkdruckern ist es schwierig, Daten zu schützen. Jedoch helfen Pull-Printing-Lösungen. Da rattert der Drucker erst, wenn man authentifiziert ist.
• Coworker sollten Notebooks beim Verlassen des Schreibtisches gegen Zugriff sichern. Idealerweise per Desktop-Passwort.
• Mit Notebook-Ketten können Coworker ihr Arbeitsgerät am Schreibtisch anketten – das schützt die Hardware vor langen Fingern.

Quelle: https://www.wissensmanagement.net/themen/artikel/artikel/wissensmanagement_darauf_
sollten_coworker_achten.html?no_cache=1

 Fachbeitrag von Tobias Stepan

Immer häufiger erkennen Unternehmen, dass Consumer Apps wie WhatsApp, Telegram und Signal weder die erforderlichen DSGVO-Standards abdecken noch spezifische Messenger-Funktionen für die berufliche Kommunikation abbilden können. Auf der Suche nach einer Business Messenger-Lösung, treffen Unternehmen sowohl auf Open-Source- als auch auf Out-of-the-box-Lösungen – wie es eben auf dem Software-as-a-Service-(Saas)-Markt üblich ist. Aber welche Strategie ist die richtige für das eigene Unternehmen? Eignet sich eher ein fertiger Business-Messenger oder doch eine Eigenentwicklung auf Basis von Open-Source? Diese Checkliste gibt Antworten.

Bildquelle: (C) Teamwire

1. Gewährleistet die Lösung Datenschutz und -sicherheit?

Ob Out-of-the-box-Produkt oder Open-Source Lösung – Sicherheit und Datenschutz sollten bei einem Business Messenger an oberste Stelle stehen. Dazu gehören auch Aspekte der Datenhoheit nach DSGVO, die Erfüllung umfassender Compliance-Standards und eine höchstmögliche Datensouveränität über Cloud- und Self Hosting-Optionen. Bei fertigen Business Messenger-Lösungen wissen Kunden von vornherein, welche Datenschutz- und Datensicherheitsstandards – gemäß der Ansätze Privacy by Design und Privacy by Default – inkludiert sind. Bei Open-Source Anwendungen obliegt die Sicherheit den Entwicklern und Administratoren im Anwender-Unternehmen – das gilt auch für die Abwehr von Cyberattacken. Der offene Quellcode birgt nämlich das Risiko, dass potenzielle Angreifer Sicherheitslücken entdecken und ausnutzen. Etablierte Messenger-Anbieter hingegen können Schwachstellen in ihrem geschlossenen System meist schneller beheben, sodass alle Anwender mit nur einem Sicherheitsupdate wieder sicher sind.

2. Deckt die Lösung alle relevanten Business-Funktionen ab?

Neben Standardfunktionen wie Gruppen-Chats und Voice-over-IP, die aus dem Consumer Messenger-Bereich hinlänglich bekannt sind, bringen etablierte Business Messenger alle erforderlichen Funktionen für den beruflichen Einsatz mit. Zu diesen gehören beispielsweise Umfragen, Status-Nachrichten und das Teilen des Live-Standorts sowie eine Push-to-Talk-Funktion. Neuere Open-Source Protokolle umfassen zwar zumeist schon relevante Standardfunktionen für Messenger-Apps und eine gute Verschlüsslungstechnologie, aber alle relevanten Business-Funktionen müssen Unternehmen individuell programmieren.

3. Wie steht es um die User Experience?

Out-of-the-box-Lösungen durchlaufen regelmäßige UX-Qualitätsprüfungen. Daraufhin werden sie weiterentwickelt und optimiert. Somit ist das Nutzererlebnis meist besser. Zudem können sich die Nutzer auf ausgereifte und stabile Funktionen verlassen und treffen seltener auf Bugs. Ein ebenso zuverlässiges und hochwertiges Produkt lässt sich auch auf Open-Source Basis entwickeln. Die User Experience können Unternehmen dabei komplett selbst programmieren oder mithilfe verfügbarer, aber kostenpflichtiger Open-Source Clients realisieren. Allerdings ist es generell deutlich aufwendiger und langwieriger einen mit fertigen Business Messengern vergleichbaren Qualitätsstatus zu erreichen und langfristig zu halten.

4. Wie lässt sich die Lösung administrativ vom Unternehmen verwalten?

Out-of-the-box Business Messenger bieten in der Regel eine leicht bedienbare Administrationsoberfläche, sodass IT-Administratoren oder Lösungsbeauftragte die Software optimal verwalten und steuern können. Zum Beispiel lassen sich Nutzer verwalten und Einstellungen hinsichtlich Datenschutz, Compliance und Endgerätmanagement vornehmen – ganz bequem über ein übersichtliches Dashboard. Bei Open-Source Protokollen ist die zentrale Verwaltung nicht als Standard verfügbar. Hier gilt es, individuelle Programmierungen für administrative Verwaltungszwecke vorzunehmen.

5. Ist die Lösung interoperabel?

Im Open-Source Umfeld gibt es die Möglichkeit, verschiedene Messenger-Anbieter mittels sogenanntem Bridging miteinander zu verknüpfen. Bei Out-of-the-box-Lösungen ist dies hingegen eine Frage der Interoperabilität, um den wechselseitigen Informationsaustausch reibungslos und sicher zu gewährleisten. Dies ist besonders für KRITIS-Unternehmen, Behörden, Kliniken sowie Forschungs- und Entwicklungsabteilungen unabhängiger Organisationen relevant. Denn diese müssen oftmals über Abteilungs-, Referats- oder Organisationsgrenzen hinweg kommunizieren. Für solche Anwendungsfälle bieten fertige, interoperable Business Messenger eine einheitliche Kommunikation zwischen autarken Unternehmen.

6. Sind Betreuung und Support gewährleistet?

Bei Open-Source Lösungen erfolgen Betreuung und Support wechselseitig über eine aktive Community. Dort finden Unternehmen Hilfe in Online-Dokumentationen, Foren und Wikis. Die Qualität der Informationen unterliegt aber deutlichen Schwankungen. Gleiches gilt für die Regelmäßigkeit und Qualität von Routine & Fixes Updates, welche die Community oder die eigenen Entwickler bereitstellen. Bei einer professionellen Out-of-the-box-Lösung ist der Support meist schon Teil der Lösung. Inklusive sind regelmäßige Updates, Fehlerbehebungen und Weiterentwicklungen.

7. Mit welchen Kosten und Aufwänden ist zu rechnen?

Zwar mag der Standard-Programmiercode eines Open-Source Messengers gratis verfügbar sein, die Anpassung und Weiterentwicklung der Software für einen individuellen Business Messenger sowie Betrieb und Wartung sind allerdings mit nicht zu unterschätzenden Kosten verbunden. Zudem dauert es – je nach Entwicklungsaufwand – zwischen sechs und 24 Monaten, bis eine Open-Source Lösung einsatzbereit ist. Im Gegenzug dazu ist eine Out-of-the-box-Lösung direkt mit Erwerb der Lizenz einsatzfähig und kann innerhalb von 30 Tagen über die gesamte Organisation ausgerollt werden. Selbst die Anbindung an Drittsysteme ist von vielen etablierten Anbietern bereits via API-Schnittstellen vorbereitet und mit überschaubarem Aufwand realisierbar. Hinsichtlich der Kosten profitieren Anwender vom regen Wettbewerb am Business Messenger-Markt. Hier gibt es zahlreiche hochwertige und auch branchenspezifische Lösungen zum fairen Preis. Betreuung und Weiterentwicklung sind zumeist inklusive. Ein – auch auf lange Sicht ausgelegter – Vergleich der Kosten und Aufwände bei Open-Source vs. Out-of-the-box lohnt sich also.

Fazit: Den passenden Business Messenger finden

Bei der strategischen Wahl des eigenen Business Messengers sollten Unternehmen unter anderem auf Sicherheit, Nutzerfreundlichkeit, eine administrative Verwaltung, die Möglichkeit von Drittsystem-Integrationen und das Hosting achten. Hierbei eignen sich grundsätzlich sowohl Out-of-the-box- als auch Open-Source-Lösungen. Für Unternehmen vieler Branchen, zum Beispiel Behörden, öffentliche Stellen, medizinische Einrichtungen und Blaulichtorganisationen, gibt es am wachsenden Business Messenger-Markt bereits dedizierte Lösungen mit spezialisierten Funktionen. Diese Business Messenger von zum größten Teil etablierten Anbietern decken viele der Aspekte ab, warum Open-Source Lösungen so beliebt sind, etwa die Datensouveränität und digitale Unabhängigkeit von großen amerikanischen Software- und Cloud-Anbietern. Doch für die meisten klein- bis mittelständischen Unternehmen sind Open-Source Lösungen aufgrund des intensiven zeitlichen und finanziellen Aufwands kaum zu stemmen. Daher ist es im ersten Schritt stets ratsam, sich die Business Messenger am Markt anzusehen und zu vergleichen. Und nur bei hochspezifischen Anforderungen oder Fällen, in denen es die Organisationsgröße erfordert, eine Open-Source Alternative in Betracht zu ziehen.

Hintergrundwissen: Open-Source vs. Out-of-the-box – was ist der Unterschied?

Der Unterschied liegt in der Offenheit der Quellcodes, der bei Open-Source Lösungen verfügbar und veränderlich ist. Bei einem Out-of-the-box-Standardprodukt hingegen ist der Quellcode nicht zugänglich und kann somit nur vom Softwarehersteller angepasst oder weiterentwickelt werden. Die Nutzung und Weiterentwicklung einer Open-Source Software kann durch jeden erfolgen, aber es bedarf dafür Programmierkenntnisse. Hingegen ist für eine fertige Software-Lösung – abgesehen von individuellen Konfigurationen – keinerlei Programmier-Know-how oder -Aufwand nötig.

Quelle: https://www.wissensmanagement.net/themen/artikel/artikel/open_source_vs_out_of_the_
box_loesungen_checkliste_fuer_die_business_messenger_wahl.html