Fachbeitrag von Andreas Lercher

Inhaltsübersicht:

• Visualisierung im Wissensmanagement motiviert
• Mindmapping und andere visuelle Strukturen
• Fazit

Nico Stehr definierte bereits vor knapp zehn Jahren zwei Einwände gegen die Vorstellung der Idee einer modernen Wissensgesellschaft: Einerseits spricht er von historischer Redundanz, denn Streben nach und der Einsatz von Wissen war schon immer von Vorteil, und andererseits, meint er, dass der Begriff „Wissen“ unzureichend wäre, um ihn als Grundfeste einer modernen Wissensgesellschaft zu sehen.Eine Abgrenzung des Begriffes und ein sorgsamerer Umgang scheinen somit unabdingbar zu sein.

Gut gesicherte Fähigkeiten und Fertigkeiten unterstützen den modernen Menschen in der Handhabbarkeit seines Wissens. Gesellschaftsstrukturen und die Gesellschaftsordnung selbst basieren auf dem weitreichenden Einsatz von Wissen. Wissensexperten waren immer schon präsent. Es galt und gilt noch immer, Wissen dafür zu nutzen, um etwas in Bewegung zu setzen, um Menschen zum Handeln zu bringen, um Entscheidungen zu treffen.

Wissensarbeiter sehen ihre Aufgabe vor allem darin, gewonnene Erkenntnisse so zu sammeln, um diese in unternehmensinternen Zusammenhängen anzuwenden und diese auch als Basis für menschliches Handeln ganz allgemein einzusetzen. Wissen sichtbar machen ist die Devise! Doch wie kann das funktionieren? Was braucht es, um zu erkennen, welcher tatsächliche Nutzen entstehen kann, wenn das ständig wachsende Wissen derart visualisiert wird, dass dadurch ein Handlungsvorsprung entsteht?

Von Seiten der aktuellen Wissensökonomie kristallisieren sich drei Haupttätigkeiten der Wissensarbeiter heraus, die auf dem Produktionsfaktor „Wissen“ beruhen, um sicherzustellen, dass intelligente Produkte und Dienstleistungen produziert werden. Es sind dies die Datenerzeugung, die Informationsverarbeitung und die Wissensgenerierung. Genau dafür benötigen wir einfache und praktikable Wissens-Cockpits und effektive, visuelle Navigationen zu den relevanten Informationen. Ansonsten gehen wir als Wissensarbeiter in der Fülle von linearen Listen und Tabellen verloren.

Visualisierung im Wissensmanagement motiviert

Es gibt seit vielen Jahren ganz unterschiedliche Visualisierungssoftware und Mindmapping-Tools. Diese ermöglichen es auf sehr einfache und hocheffiziente Weise, Wissen abzubilden, zu speichern und mit vorhandenen Dateien zu verknüpfen. Durch die Kompaktheit in der Visualisierung und der zahlreichen Funktionen, die Softwaretools, wie z.B. Mindjet MindManager bieten, lassen sich firmeninterne Wissenslandkarten rasch und einfach aufbauen. Erfahrungsgemäß finden sich die Beteiligten rasch in einer gemeinsam erstellten Wissenslandkarte zurecht. Handelt es sich doch um ihre eigenen Aufzeichnungen und Dokumente. Entgegen vieler anderer oft sehr komplex aufgebauter Wissenssoftwaretools, die im Wissensmanagement zum Einsatz kommen, bietet die Arbeit mit Mindmapping-Software sehr schnelle Erfolge und Einsichten.

Die an der Wissensdarstellung beteiligten Personen sind durch die einfache Handhabung und den visuellen Ansatz gewillt mitzuarbeiten und sich einzubringen. Ihre eigenen Ideen, ihr eigenes vorhandenes Wissen lässt sich einfach abbilden und somit kann jeder einzelne Mitarbeiter seine Themen auch sofort sehen. Aktive Mitarbeit des Einzelnen wird sichtbar gemacht und motiviert zu mehr Engagement und persönlichem Einsatz.

Visuelle Anker nach dem Motto: „Diese Eingabe stammt von mir, meine Ideen werden berücksichtigt, ich bin in der Wissenslandkarte verewigt“, bringen einen gewissen Stolz, an den Unternehmenszielen mitgewirkt zu haben. Jeder Mitarbeiter findet sich auf den Wissenslandkarten des Unternehmens wieder und ist motiviert zur weiteren Mitarbeit. Wissensaufbau und Wissensdokumentation können damit enorm beschleunigt werden.

Mindmapping und andere visuelle Strukturen

Informationen und Ideen als Mindmap dargestellt, haben immer ein zentrales Thema als Ausgangspunkt. Davon ausgehend können z.B. in MindManager Zweigobjekte mit Ideen, Notizen, Bildern, Aufgaben, Hyperlinks und Anhängen hinzugefügt werden. So gesammeltes Wissen lässt sich strukturiert und in einem visuellen Kontext zum jeweiligen Thema verständlich und einprägsam präsentieren. Darüber hinaus ist es möglich, diese Wissenssammlungen in unterschiedliche Formate, wie z.B. MS-Office, PDF und HTML zu exportieren und so relativ einfach einer großen Anzahl von Personen zur Verfügung zu stellen. Wissensverteilung wird damit zu einer leichten Übung und die Personen in der Aufgabenplanung sowie in der Projektorganisation sind aktiv eingebunden. Das wiederum forciert die nachhaltige Kommunikation im Unternehmen. Aufgaben können personen- und projektbezogen mit relevanter ergänzender Informationen visualisiert werden und bilden so die wichtige Basis für ein strukturiertes Vorgehen.

Diese Struktur bildet die Grundlage für die Erstellung von Informationssammlungen und Wissenslandkarten. In der Strategieplanung helfen dynamische Diagramme und integrierte Schnittstellen bei der Erreichung definierter Zielsetzungen. Dabei wird die Arbeit mehrerer Mitarbeiter an einer zentralen Mindmap durch sofortiges Hinzufügen von Kommentaren, Notizen und Markierungen unterstützt. Automatisch generierte Markierungen (Meta-Informationen) ermöglichen das Filtern großer Mindmaps und helfen, den Fokus zu behalten. Ergebnisse werden ebenfalls mit der Software präsentiert. Medienbrüche gibt es nicht mehr.

Firmeninterne Richtlinien und Prozesse können klar und übersichtlich dokumentiert werden. Dabei erhalten alle relevanten Mitarbeiter die erforderlichen Informationen über eine zentrale Ablage. Doppeltes Erfassen von Informationen und eine damit verbundene Redundanz wichtiger Daten wird vermieden.

Mindmapping-Tools bietet einzelnen Mitarbeitern und Teams die Möglichkeit, auf einfache Art und Weise Struktur in Informationen und Daten zu bringen, indem alle relevanten Details in einer einzigen interaktiven Ansicht angezeigt werden. Mittels intuitiver Drag & Drop-Funktionalität werden vorhandene Dokumente innerhalb einer Map angeordnet und mit notwendigen Informationen versehen. Die so entstandene Mitarbeiter-Wissens-Mindmap gibt den Blick frei auf eine zweite, meist noch unbekannte Sicht der Dinge. Die im Unternehmen vorhandenen digitalen Informationen werden mit Notizen und Kommentaren versehen. Zusätzlich erhalten die so entstandenen Zweigobjekte Farben, Symbole und Markierunge.

Die Möglichkeit, Zweigstrukturen und Anordnungen einfach zu verändern und damit aus einer Mindmap schnell ein Organigramm oder eine Liste zu machen, bietet die Chance, seine Aufzeichnungen neu anzuordnen um dadurch eine weitere Sichtweise auf das Thema zu bekommen. Eine wirklich wertvolle Möglichkeit, die es in herkömmlichen Office-Tools nicht gibt. Damit bekommt man die Gelegenheit, sein Wissen entsprechend dem jeweiligen Einsatzgebiet und für seine Kollegen darzustellen. Das fördert die firmeninterne Kommunikation und unterstützt die Zusammenarbeit mit Kollegen, die noch nicht mit Mindmapping-Software arbeiten.

Ein weiterer großer Vorteil in der Arbeit mit Mindmapping-Software liegt darin, dass es praktisch keine Beschränkungen oder, wie sonst üblich, Seitenbegrenzungen gibt. Besonders die MindManager-Software unterstützt Anwender darin, möglichst viele relevante Informationen in einer Mindmap zu vernetzen. Die verwendeten Markierungen und Meta-Informationen verwaltet das Programm und stellt es dem Anwender in Form von Filtern und Index vollautomatisch zur Verfügung.

Diese Vernetzung und Zusammenführung vieler Daten ist auch der Grund, warum Mindmaps manchmal besonders groß werden. Dennoch sollten die Beteiligten immer ermutigt werden, möglichst alle vorliegenden Informationen in ihre Mindmap einzubauen. Das ist ein oft schwieriges Unterfangen. Viele sind es einfach nicht gewohnt, frei und flächig zu denken und schon gar nicht so zu arbeiten. Bis dato wurde uns von den Werkzeugen der Rahmen der Darstellung, der Listen oder der Präsentationen vorgegeben. Mindmapping sprengt diesen Rahmen und bietet einfach und ganz unspektakulär eine große Arbeitsfläche. Endlich können wirklich alle relevanten und auch die peripheren Informationen in einem einzigen Dokument zusammengefasst, bearbeitet und präsentiert werden.

Einsatz von Wissenslandkarten, erstellt in MindManager

Fazit

MindmappingSoftware, im Speziellen MindManager, ist damit auf dem besten Weg, zum Standardwerkzeug für Wissensarbeiter und Projektmanager zu werden.

Quelle: https://www.wissensmanagement.net/themen/artikel/artikel/die_moderne_gesellschaft_
als_wissensgesellschaft-1.html?no_cache=1

Fachbeitrag von Bernd Fiedler

Inhaltsübersicht:

• Wie geht Prezi?
• Wissenslandkarten
• Kreativität
• Wissensvermittlung
• Fazit
• Weiterführende Links

Prezi – woher dieser seltsame, aber sympathische Name kommt, ist bislang nicht feststellbar. Es ist zu vermuten, dass es etwas mit „Präsentation“ zu tun hat. Doch was ist überhaupt ein Prezi? Die einen sagen eine neue Art von PowerPoint-Präsentation, andere nutzen es als Mindmap. Letztendlich ist es aber keines von beiden. „Prezi hilft den Menschen, sich besser zu verstehen“, so die Erklärung auf der eigenen Website. Doch wie so oft, ist ein Werkzeug nur so gut, wie der Nutzer, der es bedient. Von selber geht dabei gar nichts, denn vor jede Prezi-Präsentation haben die Erfinder – der ungarische Künstler Adam Somlai-Fischer und der Computerwissenschaftler Peter Halacsy – den Entwurf gesetzt. Und der hat es in sich.

Wie geht Prezi?

Die Handhabung ist erfrischend einfach. Es gibt zwei Bedienungselemente, die entgegen aller Gewohnheiten keine Kastenform haben, sondern rund sind. Sowohl das Auswahlmenü als auch die Positionierungshilfe sind kreisförmig und bieten auf engstem Raum alle notwendigen, das heißt auch alle verfügbaren Funktionen. Wer schon mit ähnlichen Tools gearbeitet hat, wird dabei viele Funktionen vermissen. Es gibt pro Prezi nur drei Schrift-Formate, drei Linienformen. Schon bei dem Versuch, einen Doppelpfeil zu zeichnen wird man scheitern.

Die beste Umschreibung ist wohl die eines Whiteboards. Man kann an jeder Stelle Texte, Formen, Linien, aber auch diverse Medien wie Bilder oder Videos positionieren. Anders wie bei Mindmaps entsteht also auch keine automatische Struktur, alles muss ständig selbst erzeugt werden und bleibt auch nicht fest verbunden, sondern muss nachgezogen werden.

Eine wesentliche Eigenschaft ist das Zoomen. Wie bei GoogleEarth kann man immer wieder neue Übersichten gewinnen oder in tiefere Detailierungsgrade hinein zoomen und das in einer beeindruckenden Spannbreite.

Der eigentliche Clou eines Prezis liegt in seiner Präsentation. Ist das Prezi erst einmal fertig, erlebt man einen Flug durch die Begrifflichkeiten und grafischen Elemente. Kurz verweilt man bei einer Grafik, schon geht es wieder weiter zum nächsten Begriff, der sich für den Betrachter in die richtige Position dreht und sanft zur Landung ansetzt. Diese Freiheiten kommen dem Wissensarbeiter bei manchen Aufgaben sehr entgegen. Als Beispiel seien die folgenden Anwendungsfälle skizziert: Wissenslandkarten, Kreativität, Wissensvermittlung.

Wissenslandkarten

Wissenslandkarten dienen der ganzheitlichen Darstellung des Unternehmenswissens und seiner Prozesse. Viele nutzen hierzu, aus Ermangelung alternativer Tools – Mindmaps. Die feste Struktur lässt sich zwar noch durch beliebige Verbindungen ergänzen, die Kernstruktur ist aber fix. Oft ist es auch schwierig, ein zweites Mindmap daneben zu platzieren. Präsentationsmodi gibt es in aller Regel nicht. Gerade im Wissensmanagement ist es aber interessant, auch Wissensinseln aufzuspüren, die wenige oder gar keine Verbindung zum Unternehmen haben. Wissenslandkarten mit Mindmaps helfen, komplexe Zusammenhänge auf eine zweidimensionale Ebene zu ziehen. Mit einem Prezi gehen vielschichtigere Vernetzungen dennoch nicht verloren. Ein großer Punkt für Prezis ist eben die Flexibilität.

Kreativität

Schon Mindmaps sind ein wunderbares Werkzeug, um Brainstormings durchzuführen. Wie bereits erwähnt wird den Gedanken auch gleichzeitig Struktur verliehen. Prezis lassen aber im Vergleich den Gedanken und ihren Zusammenhängen freien Lauf. Der Zugriff erfolgt ausschließlich über das Internet und unterstützt daher die standortunabhängige Arbeit. Jeder kann sich also am Wissensaustausch beteiligen.

Wissensvermittlung

In der Präsentation werden prinzipiell zwei Schichten übereinander gelegt. Basis ist die Darstellung der Inhalte und ihres Kontexts, so komplex es auch sein mag. Jedoch der „Überflug“, der die eigentliche Präsentation ausmacht, folgt einem linearen Weg, um diese Zusammenhänge zu verstehen. Also: Keine Angst vor Kreativität. Keine Angst vor Komplexität. Der Pfad, der durch das Prezi führt, macht es verständlich.

Technologisch und organisatorisch findet alles im Internet statt, auch die Präsentation. Hierzu gibt es neben dem üblichen „Weiterklicken“ auch einen automatischen Lauf. Da dieser aber nur pro Position eine Verweilzeit von etwa zwei Sekunden hat, sollte man in diesem Fall keine allzu langen Sätze, sondern nur Schlagwörter verwenden. Für den Ersteller gibt es unterschiedlich komfortable Versionen. Die Einfachste ist kostenfrei, bietet aber schon alles, was man benötigt. Wer professionellere Funktionen ergänzen möchte, muss upgraden. Schön ist, dass Lehrende eine Stufe höher kostenfrei bekommen. Sie können ihr Prezi schützen und nur für bestimmte Personen sichtbar machen, es aber ebenso auf Prezi.com veröffentlichen. Eine nützliche Funktion liegt darin, das Prezi auf der eigenen Website einzubinden, indem man ein wenig HTML-Code per Copy & Paste integriert. Für iPad-Nutzer gibt es eine App. Dabei handelt es sich allerdings lediglich um einen Viewer.

Fazit

Der experimentelle Wissensarbeiter wird, mit seiner Neugier, keine Schwierigkeiten haben die Potenziale eines Prezis zu erforschen. PowerPoint-Fans und MindMapper müssen jedoch umdenken, wenn sie die Möglichkeiten eines Prezis erkennen und nutzen wollen. Ein Tipp aus der Praxis: Versuchen Sie erst, mit einem MindMap Stuktur in Ihren Vortrag zu bekommen und wenn Sie an die Grenzen stoßen bzw. wenn es an die Präsentation geht, schwenken Sie zum Prezi über. Ob Folienpräsentation oder Prezi, muss jeder selber entscheiden. Das hängt von den Zielen und der Zielgruppe einer Präsentation ab. In jedem Fall ist ein Prezi mal etwas Neues und belebt daher auf erquickende Art die Präsentationslandschaft.

Quelle: https://www.wissensmanagement.net/themen/artikel/artikel/von_der_mindmap_zum_
prezi_neue_wege_der_visualisierung_im_wissensmanagement.html?no_cache=1

Wissensmanagement funktioniert nicht ohne Digitalisierung. Ein wichtiges Element der virtuellen Welt ist seit der Pandemie die Videokonferenz. Denn gerade im persönlichen Austausch entsteht oft neues Wissen. Da irritiert es, wenn wie vor kurzem in Bayern, ausgerechnet Schulen für einen Datenschlamassel sorgen. 140.000 Schüler und Lehrer sind in München in einem einzigen virtuellen Klassenzimmer vereint. Eine Art Münchner Whatsapp ist so entstanden. Cybermobbing ist somit die Tür aufgestoßen. Homeschooling wird in München über die Software Teams von Microsoft organisiert. Das Problem ist, dass alle Schüler in einer Gruppe angelegt sind.

^{Bildquelle: (C) mohamed Hassan / Pixabay}

Dazu passt der jüngste Rüffel der Berliner Datenschutzbeauftragten Maja Smoltczyk, die Mitte Februar Videosysteme wie eben Microsoft Teams, aber auch Teamviewer oder Zoom bei einer Prüfung durchfliegen lässt. Kurios: Die Videodienste sind bereits im vergangenen Jahr durch einen Datenschutztest gerasselt. Im öffentlichen Prüfbericht hat sich bei der Bewertung kaum etwas geändert. Die Behörde versieht alle mit einer roten Ampel. Bei diesen Systemen „liegen Mängel vor, die eine rechtskonforme Nutzung des Dienstes ausschließen“, heißt es im Berliner Papier.

Vereinbarung gekippt

Erik Boos erstaunt das nicht. Der Geschäftsführer der Münchner Softwareschmiede Snapview gilt als Pionier der Videoberatung. Bereits seit 15 Jahren begleitet er Unternehmen auf dem Weg in die Digitalisierung. Seiner Meinung nach ist die Kritik berechtigt. Im vorigen Sommer kippt der Europäische Gerichtshof die Datenschutzvereinbarung zwischen Europa und den USA. Für das „Privacy Shield“ gibt es bis dato keinen Nachfolger. Boos übersetzt, was dieser Zustand bedeutet: „Das Problem entsteht potenziell bei der Nutzung von US-amerikanischen Anbietern, die dem CLOUD-Act unterliegen. Es erlaubt amerikanischen Behörden den Zugriff auf Daten die US-Unternehmen speichern oder verarbeiten, egal wo sich diese geographisch befinden“. Auch ein Serverstandort in der EU oder speziell in Deutschland ändert an dieser Situation nichts. Deshalb sei der CLOUD Act für alle europäischen Wissensunternehmen ein Problem. Denn laut DSGVO dürfen Daten nur in sehr engen Grenzen herausgegeben werden.

Eine rechtskonforme Zusammenarbeit mit US-Video-Anbietern sei somit aktuell kaum möglich, verdeutlicht Boos. Denn Apple, Microsoft oder Google sind per Gesetz gezwungen, Daten offen zu legen – und zwar egal wo diese gespeichert sind. Datenschützer haben in der Vergangenheit vor allem darauf geschaut, wo die Daten verarbeitet werden. US-Konzerne haben daraufhin Rechenzentren in Europa installiert und mancher wägt sich in Sicherheit. Ein Irrtum, denn es geht nicht nur darum wo, sondern wer die Daten verarbeitet. Ein US-Unternehmen muss Daten auch dann herausgeben, wenn sich diese in einem Rechenzentrum in Deutschland befinden. Problematisch ist zudem, wenn Subunternehmer mit in der Lieferkette hängen. Auch sie unterliegen dem US-Gesetz.

20 Millionen Euro Bußgeld

Beispiel: Ein deutscher Videokonferenz-Anbieter arbeitet mit einem US-Provider zusammen, der die IT-Infrastruktur betreibt. Da diese Unternehmen Zugriff auf die Daten haben, führt die Konstellation zu einer Unvereinbarkeit mit dem EU-Datenschutz. Folglich müssen deutsche Firmen bei einem Vertrag mit anderen Unternehmen prüfen, ob diese Daten bei einem US-Anbieter speichern. Bis eine belastbare neue Vereinbarung zwischen Europa und USA in Kraft tritt, wird wohl noch Zeit vergehen. „Ohne eine solche ist eine Zusammenarbeit mit US-Plattformen gefährlich“, bilanziert Boos. Wie gefährlich, wissen die Berliner Datenschützer: Gegen Firmen, die US-Produkte einsetzen, sind Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro möglich.

Quelle: https://www.wissensmanagement.net/themen/artikel/artikel/risiko_videodienste_aus_den_
usa_was_datenschuetzer_bemaengeln_und_wie_wissenskonferenzen_per.html?no_cache=1

Fachbeitrag von Ivo Swaag

In den vergangen zwei Jahren hat sich vieles verändert, allen voran die Art und Weise zu arbeiten. Um den Erwartungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerecht zu werden, müssen Unternehmen ihre Arbeitsmodelle neu definieren. Für die Einführung eines Everywhere-Enterprise-Konzepts sind dabei insbesondere vier Merkmale ausschlaggebend.?

^{Bildquelle: (C) Gerd Altmann / Pixabay}

Die Corona-Pandemie hat eins gelehrt: Außergewöhnliche Zeiten erfordern außergewöhnliche Lösungen. Unternehmen, die angesichts fallender Inzidenzen ein obligatorisches Zurück an die Schreibtische fordern, werden sich künftig allerdings schwertun – immer mehr Mitarbeiter fordern einen Everywhere-Enterprise-Ansatz ein. Auf dem Weg dahin müssen Unternehmen aus Sicht des Digitaldieinstleisters Macaw folgende Punkte auf dem Schirm haben:

1. Neue Denkweisen und Ansätze etablieren

Laut der von Gartner herausgegebenen Studie „Redesigning Work for a Hybrid Future“ wollen 75 Prozent der Befragten künftig flexibel arbeiten. Besteht ein Unternehmen darauf, dass die Belegschaft wieder Vollzeit ins Büro zurückkehrt, sind vier von zehn Mitarbeitenden bereit, den Arbeitgeber zu wechseln. Angesichts dieser Zahlen müssen sich Unternehmen neu ausrichten. Am Anfang steht dabei die Beantwortung einiger Fragen: Was brauchen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter? Wer kann aus der Ferne arbeiten und wer muss eventuell regelmäßig vor Ort sein? „Employee Experience“ (EX) lautet das Schlagwort und wie bei der „Customer Experience“ soll eine emotionale Bindung zu den Kunden, in diesem Fall den Beschäftigten, entstehen. Eine zentrale Rolle nehmen dabei digitale Tools und Plattformen ein. Beschäftigte sollen dort alles finden, was sie brauchen, um ihren Job zu erledigen, zu lernen und sich mit Kollegen auszutauschen. Unternehmen, die in EX investieren, werden schnell die Vorteile sehen: Mitarbeiter sind motivierter und damit innovativer. Gleichzeitig wächst der Kreis potentieller neuer Talente, wenn von jedem Ort der Welt aus gearbeitet werden kann.

2. Die Verbindung untereinander stärken

Starke Netzwerke am Arbeitsplatz sind mehr als nur „nice to have“, sie beeinflussen zwei maßgebliche Faktoren – Produktivität und Innovation. Der Microsoft Work Trend Index zeigt allerdings eine alarmierende Entwicklung: Durch die Umstellung auf Remote-Arbeit sind die Beziehungen innerhalb eines Teams zwar stärker geworden, doch die unterschiedlichen Teams schotten sich immer mehr voneinander ab. So sagt fast jeder zweite Beschäftigte in Deutschland, dass sein Netzwerk kleiner geworden ist. Das Knüpfen von Beziehungen ist zudem für jemanden, der am Anfang ihrer oder seiner Karriere steht, ohne Gespräche auf dem Flur, zufällige Begegnungen und Smalltalk besonders schwierig. Eine wichtige Rolle kommt deshalb den Führungskräften zu: Sie müssen nach Möglichkeiten suchen, die teamübergreifende Zusammenarbeit und den spontanen Ideenaustausch zu fördern. Darüber hinaus wird künftig in vielen Unternehmen der Chief Purpose Officer die nächste wichtige Funktion auf C-Level-Ebene sein: Seine Aufgabe ist es, Werte und Aufgaben wie Nachhaltigkeit, Diversity, Inklusion und People Empowerment vorzuleben.

3. Der digitalen Überlastung entgegenwirken

Der Anteil der Zeit, die für E-Mail, Instant Messaging, Telefon- und Videoanrufe aufgewendet wird, ist angesichts von Remote-Arbeit deutlich gestiegen – und damit die digitale Belastung. Auch hier gibt der Microsoft Work Trend Index interessante Einblicke: In Deutschland fühlen sich 55 Prozent der Beschäftigten überarbeitet, 42 Prozent sind erschöpft. Führungskräfte müssen sich überlegen, wie sie die Arbeitsbelastung reduzieren, ein Gleichgewicht zwischen synchroner und asynchroner Zusammenarbeit herstellen und eine Kultur schaffen, in der Pausen gefördert und respektiert werden. Ein absolutes No-Go ist die Überwachung der Mitarbeiter: Zwar erlaubt die beliebte Office-Software Microsoft 365 eine Auswertung der Nutzung einzelner Produkte. Zum Beispiel wie häufig der Kundenservice den Chat nutzt, wie viele E-Mails an welchen Tagen verschickt werden und wie lange die Kamera bei Kundenmeetings aktiviert ist. Diese Informationen dürfen aber keinesfalls für die Mitarbeiterbewertung herangezogen werden.

4. Wissen demokratisieren

Eine gemeinsame Nutzung von Informationen und Know-how ist für die Innovationskraft einer Firma unabdingbar. In der Regel verteilt sich Wissen aber über das gesamte Unternehmen – in Microsoft-Teams-Kanälen, Posteingängen, gemeinsam genutzten Laufwerken, Apps für die Zusammenarbeit und natürlich in den Köpfen der einzelnen Mitarbeiter. Damit jeder in der Lage ist, die Informationen zu finden, die er braucht, um seine Arbeit bestmöglich zu leisten, sollten Unternehmen eine zentrale, durchsuchbare Plattform einrichten, in die alle verfügbaren Informationen einfließen. Gleichzeitig gilt es, eine Kultur des Wissensaustauschs zu fördern. Beispielsweise, indem Mitarbeiter, deren geteilte Inhalte auf großes Interesse stoßen, belohnt werden. Grundsätzlich gilt: Geteiltes Wissen hilft, fundierte Entscheidungen zu treffen und damit die Arbeit zu verbessern. Darüber hinaus stellt es sicher, dass ein Unternehmen nicht wertvolle Expertise verliert, wenn jemand kündigt oder in eine neue Abteilung wechselt.

„Momentan haben wir die Chance, unsere Arbeitsmodelle und Arbeitsabläufe von Grund auf zu überdenken. Diese Chance sollten Unternehmen nicht verpassen. Auf dem Weg zu einem Everywhere-Enterprise ist es allerdings entscheidend, gute Lösungen zu entwickeln, um Netzwerke, soziale Interaktion und kulturelle Aspekte wieder zu stärken und die neue Flexibilität der Arbeitswelt so zu gestalten, dass sie allen zugutekommt“, erklärt Ivo Swaag.

Quelle: https://www.wissensmanagement.net/themen/artikel/artikel/everywhere_enterprise_ansatz_
bereit_fuer_die_neue_arbeitswelt.html?no_cache=1

Fachbeitrag von Rouven Morato

Der stete Wandel der Geschäftswelt setzt Unternehmen zunehmend unter Druck, ihre Prozesse zu optimieren. Die Optimierung im Hinblick auf Faktoren wie Kosten, Effizienz und Agilität ist heute allerdings nur noch eine solide Basis für eine vollständige Ende-zu-Ende-Prozessoptimierung: Um in der modernen und digitalisierten Geschäftswelt wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen als nächsten Schritt das Experience Management einbeziehen, um die Experience von Kunden, Mitarbeitern und Zulieferern zu verbessern. SAP Signavio, führender Anbieter von Business-Process-Transformation-Lösungen, hat eine Fünf-Schritte-Strategie für die holistische Transformation von Geschäftsprozessen erarbeitet.

^{Bildquelle: (C) Gerd Altmann / Pixabay}

1. Eine Soll-Ist-Analyse erstellen: Bevor Unternehmen ihre Prozessoptimierung um die Informationen aus dem Experience Management erweitern können, ist eine Inventur nötig. Nur so finden sie heraus, wie es um die aktuellen Prozesse überhaupt bestellt ist, also welche Abläufe funktionieren und welche nicht. Ist das erledigt, sollte die Definition eines Sollzustandes erfolgen: Wie soll die Prozesslandschaft am Ende aussehen? Die Soll-Ist-Analyse verschafft auf eine datengetriebene Art und Weise Klarheit darüber, wo das Unternehmen Hand anlegen muss, um die nötigen Voraussetzungen für die Business Process Transformation zu schaffen.
   
2. Die Stakeholder verstehen: Die Prozessoptimierung nach dem herkömmlichen Modell lässt die Wünsche und Experience der Kunden und Mitarbeiter komplett außer Acht. Bei der Business Process Transformation sind sie hingegen ein wichtiger Punkt. Um sie in ihre Prozesstransformation einzubinden, brauchen Unternehmen Informationen, die sie etwa aus Umfragen extrahieren können. Auch den Net Promoter Score (NPS) sollten sie in Betracht ziehen. Er ist eine wichtige Kennzahl dafür, ob Kunden ein Unternehmen weiterempfehlen würden oder nicht. Wichtig ist an dieser Stelle, dass alle internen Abteilungen offen miteinander kommunizieren und ihre Daten für die Planung der weiteren Schritte bereitstellen.
   
3. Die wichtigsten Touchpoints identifizieren: Das richtige Verständnis, wo genau zum Beispiel die Kunden mit dem internen Prozess in Berührung kommen, ist essentiell: Nur so lassen sich die wichtigsten Touchpoints ausmachen. Beim Kauf eines neuen Smartphones mit Vertrag geht der Kunde auf eine Webseite und führt seine Bestellung aus. Im Backend laufen allerdings sehr viel komplexere Prozesse ab: Der Anbieter muss das Gerät etwa beim Hersteller anfordern, die Daten des Kunden in das System einpflegen, seine Rufnummer aktivieren und schließlich dafür sorgen, dass die Hardware beim Kunden ankommt. Die vielen Prozesse, von denen der Kunde nichts mitbekommt, greifen oft ineinander. Bei der Identifizierung der verschiedenen Abhängigkeiten zwischen internem Prozess und externer Experience helfen sogenannte Customer Journey Maps. Sie lassen sich auf unterschiedliche Stakeholder ausrichten – neben Kunden auch auf Partner, Zulieferer und Mitarbeiter. Anhand der so erhobenen Daten ist es Unternehmen möglich, gezielt Maßnahmen zu ergreifen, die ganzheitlich Mehrwert bringen und nicht etwa auf Kosten der Experience die Effizienz erhöhen oder umgekehrt.
   
4. Maßnahmen definieren und implementieren: Auf die Identifizierung der Prozesspunkte, an denen Maßnahmen erforderlich sind, folgt deren Definition und Implementierung. Unternehmen dürfen bei diesem möglicherweise disruptiven Schritt nicht vergessen, alle Mitarbeiter, die von Veränderungen betroffen sind, mit ins Boot zu holen. Die Prozessoptimierung ohne Blick auf die Experience der Mitarbeiter durchzuführen, wäre grob fahrlässig, da sich Widerstand gegen die Veränderungen formieren könnte. Die Maßnahmenplanung muss also transparent sein und die Stakeholder sollten die Möglichkeit haben, sich aktiv in deren Gestaltung einzubringen – denn immerhin müssen sie am Ende der Prozesstransformation nach den neuen Regeln arbeiten.
   
5. Die Prozesstransformation evaluieren: Business Process Transformation ist nie eine einmalige Sache, denn Veränderungen am Prozess können – trotz aller Planung – auch erfolglos bleiben oder neue Probleme aufwerfen. Daher ist es von essentieller Bedeutung, auch nach der Prozesstransformation weitere Evaluierungen für die Optimierung der Business-Prozesse vorzunehmen. Der Net Promoter Score ist ein guter Anhaltspunkt dafür, genau wie die volle Bandbreite des Experience-Managements. Läuft etwas noch nicht optimal, sollten Unternehmen die nötigen Schritte erneut anstoßen.

„Die Zeiten, in denen es reichte, Prozesse nur auf Kosten, Effizienz und Agilität hin zu optimieren, sind eindeutig vorbei“, betont Rouven Morato […]. „Um ihre Mitarbeiter, Kunden und Zulieferer wirklich zu verstehen und die Prozesse ihren individuellen Anforderungen anzupassen, müssen Unternehmen auch das Experience Management in die Prozessoptimierung einfließen lassen. Ansonsten besteht die Gefahr einer Prozessoptimierung zu Lasten der Experience, was sich in Summe sogar negativ auf den Geschäftserfolg auswirken kann. Wer sich schon einmal in einer Hotline oder über einen Chatbot geärgert hat, weiß, was ich meine. Die Business Process Transformation ist zudem selbst ein kontinuierlicher Prozess: Unternehmen können ihre Prozesse nur nachhaltig verbessern, wenn sie deren Qualität dauerhaft überwachen und per Prozessoptimierung an den nötigen Stellen nachjustieren.“

Quelle: https://www.wissensmanagement.net/themen/artikel/artikel/experience_management_
bestimmt_den_erfolg_von_prozesstransformationen.html?no_cache=1